Zaaksysteem gemeente Waalwijk
In 2010 heeft de gemeente Waalwijk de stap gezet om als organisatie volledig digitaal en zaakgericht te gaan werken. Sinds 2013 werkt de gehele organisatie volledig digitaal en zaakgericht. Sinds oktober 2019 werken we met het zaaksysteem Rx.Enterprise/InProces van Visma Roxit. De overeenkomst met hen loopt medio 2024 af, bovendien is het systeem end of life en gaat de leverancier het huidige systeem niet door ontwikkelen. Dit is de reden dat gemeente Waalwijk een nieuw
zaaksysteem, een document managementsysteem inclusief volwaardige archieffunctie, wil aanschaffen. Bovendien verwachten de gebruikers een betere gebruiksvriendelijkheid en logische workflows. Daarnaast wenst de gemeente Waalwijk de acceptatie en het (correct) gebruik van het zaaksysteem te bevorderen.
Doelen zijn:
• efficiënte en transparante bedrijfsvoering;
• volledige dossiervorming;
• optimale dienstverlening;
• gebruikersvriendelijkheid voor beheerders en eindgebruikers.
De eisen en wensen met betrekking tot de opdracht zijn opgenomen in het Programma van eisen en wensen. Alle eisen zijn minimale eisen waaraan inschrijver moet voldoen. De opdracht betreft het implementeren, technisch en functioneel beschikbaar stellen, verzorgen van trainingen voor medewerkers en het onderhouden en ondersteunen van een zaaksysteem, een documentmanagementsysteem inclusief volwaardige archieffunctie. We verwachten van de leverancier dat die een actieve rol speelt bij de inrichting en gemeente Waalwijk gevraagd en ongevraagd adviseert op het gebied van inrichtingsvraagstukken en het maken van keuzes daarbij.
De gemeente Waalwijk wil een overeenkomst afsluiten voor de verwerving en implementatie van een SAAS-oplossing van een zaaksysteem inclusief bijhorend onderhoud en licenties. De overeenkomst kent een looptijd van 6 jaar, en gaat in op 19 augustus 2024. Dit is exclusief de optie tot verlenging van vier keer met één jaar. Onderhoud (incl. betaling van onderhoud) start nadat het zaaksysteem bij de gemeente is geïmplementeerd. Er is gekozen voor het volgen van een openbare procedure. Opdrachtgever gunt op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned donderdag 26 oktober 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/314729
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 27 oktober 2023