Weekendspecial: Een kristallen bol is geen oplossing voor aanbesteden

Autarkisch onderhandelen kan niet. Het is een contradictio in terminis. In je eentje kun je niet zó veel rekening houden met een ander, dat het probleem dat ontstaat door niet te onderhandelen, volledig wordt opgelost. De liefde moet van twee kanten komen. Dat is van belang bij aanbestedingen. Op het moment dat een inkoper met een of meer partijen gaat onderhandelen, wordt het allemaal oneerlijk. Dus worden onderhandelingen in aanbestedingsprocedures zo veel mogelijk beperkt of met zijn allen tegelijk gevoerd. Dat is dus zo autarkisch, dat het geen onderhandelen meer is. In plaats van hopen op de goede leverancier, ga je hopen op de verkeerde, en je vaardigheid om beter informatie te verstrekken en jezelf beter uit te leggen .

Meer informatie is niet genoeg

Zolang we allemaal blijven denken dat aanbestedingen objectief en schriftelijk van te voren kunnen worden opgelost, zonder te onderhandelen, als je maar genoeg informatie hebt, zolang je dat blijft denken, blijf je zoeken naar genoeg informatie in plaats van de goede leverancier. Dan kun je ook steeds blijven aankomen met het tijdmachine-excuus. Ook als meer informatie de situatie niet verandert. Dat mag. Dat is niet verboden. Je kan daar nog lang mee doorgaan. Dat is een flinke verspilling van geld en tijd maar juridisch is er niets op aan te merken.

Als we de toekomst zouden weten… Als we wisten dat de thuiszorg van Oldambt nog uitging van de oude CAO. Als we wisten dat grafische media hun kantoorkosten verwerken in de uurprijs… Als mijn tante mijn oom was… Als ik klein en wit en vierkant was.  Als je van te voren wist hoe slecht de Fyra was… Zogezegd kwam je dan voor een kwartje de wereld rond. Is dat wel zo? Heeft iemand dat empirisch bevestigd? Als ik bij de balie van de KLM kom, willen ze een pinpas of een credit card.

Karakter

Je kan oneindig doorgaan met staren in een kristallen bol en hopen dat het goed gaat, tegen beter weten in.  En zo niet oneindig dan toch tenminste zo lang je de tijd hebt. Je stopt pas met het zoeken naar nieuwe informatie zodra je accepteert: dat nieuwe informatie de situatie niet anders maakt. Het gaat niet om het informatie vergaren op zich! Het gaat erom dat je uitvindt, wat het precieze karakter is van wat je inkoopt/verkoopt, ten opzichte van de rest van de markt, waar je ja of nee tegen moet zeggen, waar je mee moet dealen, of van weglopen.

Dat is ook oneerlijk; maar dat is eerlijker oneerlijk, dan iemand om de meest banale reden uitsluiten en in de waan laten dat geen of een oneigenlijke reden de reden is waarom hij wordt uitgesloten, tegen beter weten in en hem aan het lijntje houden; voor het geval dat ze maandagmiddag bij die leverancier ineens wel een receptionist hebben met geëpileerde wenkbrauwen. Het verschil is dat je in het eerste geval ondernemers in hun waarde laat en in het tweede geval niet. Toch zal je dat tweede, soms ook moeten doen. Het hangt er maar van af.

Keep the faith

Kiezen op karakter, op waar je in gelooft. Dat is dus kiezen, voor of tegen het Italiaanse karakter van de Fyra. Dat ís oneerlijk. Wreed oneerlijk dat wij geen treinen willen die in de fik vliegen omdat ze daar in Italië niet kunnen bedenken dat het hier weleens sneeuwt, ook als zij dat op ons aangeven dat het hier weleens sneeuwt, dat wel zelf kunnen bedenken; maar dan nog gegeven hun aard, niet met alle hier relevante omstandigheden rekening kunnen houden. Je beoordeelt een verkoper niet op de verstrekte informatie; maar op zijn subjectieve “aard” die je destilleert aan de hand van die informatie. Inkopen wordt nooit eerlijker dan dat.

Dat is wat aanbestedingsheld Marc Descheemaecker durft, om op te staan waar hij wel en waar hij niet meer in gelooft. Ergens voor stáán! In een gevoerd inkoopbeleid -ongeacht wat dat beleid is- geloven!

Kom daar nog eens om in dat pragmatische en door god en liefde en sprookjes verlaten Holland; waar alle inkopers ook verkopers zijn en iedereen met elke situatie genoegen neemt en altijd volgzaam accepteert wat de baas zegt, en de baas ook, en die zijn baas ook, en die zijn baas die beschouwt al zijn ondergeschikten als de baas, voldongen feiten en rijdende treinen en die luistert daarom ook maar naar wat de baas onder hem zegt. Dus ja, in de fik vliegende treinen, hoe wil je het anders dan? Ze waren heus geen Aldi-treinen. En met de Aldi is ook niets mis, op zich. Nou ja. Hoe wij Nederlanders het anders hadden gewild? Tenminste sommigen onder ons, hadden graag treinen gewild, die niet in de fik vliegen. Maar das natuurlijk wel veel gevraagd. Dat weet je toch niet van tevoren?

Subjectieve grenzen objectief trekken

Dat iets subjectief is, wil niet zeggen dat alles zo maar is toegelaten en er geen objectieve grens is aan iets subjectiefs. Dat het niet objectief vaststelbaar is, waar je de grens moet trekken, wil niet zeggen dat je geen grens kan of mag of zelfs moet trekken. Vergelijk het met de situatie dat partijen door niet te onderhandelen maar alleen via een aanbesteding communiceren over De Zutphense Koerier. De winnende en de verliezende uitgever leveren allebei een drukproef. De inkoper kiest en kiest zonder nadere onderhandeling, alleen op basis van de (schriftelijke) inschrijvingen die op een bepaald moment worden overlegd. Hij kiest voor die met een schreefloze letter want die vindt hij mooier.

Dan moet de verliezende uitgever aan zijn 5 fte personeel uitleggen dat zij hun baantje kwijt zijn, omwille van de gekozen letter in de drukproef. Een gebruikte techniek die in 3 seconden anders is gezet, op basis van exact wat de klant wil, bij iedere uitgever. Dat wil je dan op zijn minst kunnen toelichten, maar dat mag je als verkoper niet want dat zou oneerlijk zijn naar de andere verkopers. Juridisch gezien zal het allemaal wel prima zijn, daar hebben we het niet over. Maar dan trek je toch de haren uit je hoofd? Dat mag toch niet kunnen worden geschaard onder “Nou ja inkopen is nu eenmaal subjectief?”

Tijd is niet het enige non-excuus. Waarom moeten Sjaak en Lies hun huis verkopen? Ja, omdat de inkoper van de gemeente niet houdt van Arial +12. Dat heeft toch niets met goed inkoopbeleid te maken! Goed inkopen is dat jij weet: de uitgeefmarkt is ongeveer zo: die ene uitgever kiest meer in algemene zin voor kwaliteit en de andere uitgever kiest voor het brede publiek. Die uitgever voert mij te flexibel beleid, die andere uitgever is duurzamer etc…

Aan die eigen “aard” valt dan ook niet veel te doen, maar dat maakt het in elk geval draaglijker voor de onderneming die verliest, omdat je anders dan het precieze lettertype, de aard niet kan en wil veranderen. Goed inkopen is dat je weet welke belangen er spelen binnen jouw organisatie en waarom je kiest voor welk belang, met welke eigen “aard” je nog kan leven en welke niet. Dat is politiek en daarmee wreed oneerlijk. Je kan hoogstens eerlijker oneerlijk zijn.

Voer voor aanbestedingsfilosofen: 

Het probleem van inkopers is het zelfde probleem als dat van inkoop-wetgevers, als dat van de verzamelingenleer. Je kan niet van te voren sluitend beleid maken (c.q. een bestek schrijven, cq een kunstmatige taal maken) dat niet ofwel onvolledig ofwel contradictoir is. En bovendien loop je er weleens tegenaan dat politici en kiezers en werkgevers en zo, dat niet snappen als je ze dat uitlegt. Je bent dan ook beter gebaat bij de discretionaire bevoegdheid van de inkoper, die kan ingrijpen als het op zichzelf goede inkoopbeleid echt heel onwenselijk uitpakt. Als jij dan ook maar zelf de discretionaire bevoegdheid hebt om te beslissen over het lot van die inkoper.

Jullie moeten het dus maar van me aannemen? Deal er maar mee. Waarom? Omdat ik dat zeg. En als je me niet gelooft, als ik met Gödel aankom, Dio zingt het ook. Als ik terug kon in de tijd, was de Fyra precies hetzelfde. Ja, dat is echt heel vervelend. Ik ben ook een heel naar mens. Das de aard van het beestje. C’est la vie. Ik ben warrig, vaag en ogenschijnlijk ongestructureerd en ik heb ondraaglijk gelijk en een grote mond. Ik zou mijn eigen begrafenis nog vergeten. Geef me eens ongelijk.

mr. drs. S.M. Ploeg
jurist/filosoof
géén rechtsfilosoof

 

redactie Auteur

Geef een reactie