Weekendspecial: raadsinformatiesystemen

Algemeen, Innovatief

En Amsterdam was in 2007 zo trots op RIA, zijn (of haar) eigen raadsinformatiesysteem. Het was geheel op maat gemaakt en ontwikkeld door Notubiz en het Hilversumse bedrijf Mybit. Het paste als een handschoen. Tien jaar later hebben ze om onopgehelderde redenen een nieuw raadsinformatiesysteem nodig daar, en is er een aanbesteding uitgeschreven.

Er is niet heel veel concurrentie in de markt voor raadsinformatiesystemen. Volgens een onderzoek van het Ministerie van Binnenlandse Zaken is 75% van de markt in handen van NotuBiz in 2007. In 2008 was dat al uitgelopen naar 82% marktaandeel en in 2010 volgens onderzoek van TNO 90%. Door dit grote marktaandeel kon volgens TNO het live streamen van raadsvergaderingen snel worden uitgerold. 

Een monopolist in informatiesystemen heeft het risico in zich van vendor lock-in door de technische onmogelijkheid alles van de grond af opnieuw te ontwikkelen, maar ook doordat investeringen voor een belangrijk gedeelte in kennis zijn gelegen en niet in de opgeleverde dienst op zich. Je zit dan vast (lock in) aan de leverancier (vendor). Dat vendor lock-in is het verschijnsel dat iedereen wel kent die een computer heeft gekocht, eenmaal met Microsoft in zee, betekent altijd met Microsoft in zee. Het volgt bijna noodzakelijk uit een monopoliepositie maar is niet noodzakelijk aan een monopoliepositie verknoopt. Ook een nieuwe Apple laptop wil je op hetzelfde type Apple printer laten werken.

Zo is het ook met NotuBiz. Er is veel research en development in gestoken, in 2007. Het programma zit nauw gekoppeld aan het Amsterdamse documenten-archief Andreas. Er is opgebouwde kennis bij de leverancier en misschien patenten waar je niet zonder kan. Als je al van de leverancier af kan, dan is het sterk de vraag of je dat moet willen.

De werking van zulke systemen hangt ook cruciaal af van de metadatering. Metadatering is altijd een sisyfus-sarbeid waar je een team Nubische slaven voor nodig hebt, of dat nu geldt voor je vakantiefotos of voor miljoenen raadsstukken per jaar. Als je het systeem gaat veranderen, moet dat zomaar weer opnieuw. Bovendien wil je met zoiets gewichtigs als alle-lokale-informatie niet speculeren met nieuwkomers op de markt, die met een druk op de knop per ongeluk alle bestuursstukken verwijderen of doorsturen naar een buitenlands staatshoofd. Dergelijke marktverhoudingen met veel vraag en weinig aanbod, maakt het interessant hoe je dan een aanbesteding opzet.

Het Rotterdamse NotuBiz heeft een traditie in de schriftelijke verslaglegging – het aanbieden van online audio verslaglegging is een add-on voor het bedrijf. Video speelde in 2007 (nog) een ondergeschikte rol. Concurrent Noterik, een klein Amsterdams bedrijf, heeft juist video webcasting als vertrekpunt en is weer minder sterk in (de koppeling met) schriftelijke verslaglegging. Het figuur maakt ook duidelijk dat het aanbieden van online audiovisuele verslaglegging hoge eisen stelt aan de multidisciplinariteit van aanbieders. Het had samen met Omroep Eindhoven een systeem ontwikkeld voor het online bekijken van raadsvergaderingen, genaamd BestuurOnline. De met Noterik werkende BestuurOnline systemen Flevoland en Eindhoven hebben inmiddels zelf ook allemaal een Notubiz raadsinformatiesysteem, dat in 2017, net als vrijwel elke gemeente ook live-verslaggeving kent.

De opdracht gaat lopen, een dag na de publicatie van de aankondiging op TenderNed. Hoe kan dat nou? De planning blijkt meer vragen op te roepen. Zo is de deadline op TenderNed gepland tussen vragenronde 1 en vragenronde 2 blijkens de planning van de marktconsultatie. 

We moeten het maar eerlijk bekennen. Deze redactie is belanghebbende bij Notubiz. Zonder Notubiz hadden we nooit zulke mooie verslaglegging kunnen doen van de camping in Bovenkarspel, of de bevlogen schaapherdersbetogen in Leeuwarden of de jeugdzorg in Goirle. Naar al die bestemmingen ’s avonds laat is in strijd met de Arbowet, kost een fortuin aan treinkaartjes en dan moet je nog een dongel om vanuit bus en trein ongestoord door te kunnen werken aan alle andere artikelen. Bovendien moet je dat Fries heel vaak terugspoelen om er iets van te snappen en dat kan niet live! De democratie, journalisten, gladde verkopers en staatsvijanden hebben opensource en openbare vastlegging van zulke stukken dus keihard nodig.

Daar zit ‘m ook het probleem van de overheidsinkoper. Alle voormalige stadsdelen en daar-weer-voor-voormalige stadsdelen hebben zo hun eigen Notubiz. Als gemeentelijke inkoper wil je dat voor de hele stad centraal inkopen. 7x overleggen per stadsdeel met dezelfde monopolistische leverancier is betekenisloos. Maar dat betekent dan wel dat je alle raadsstukken van de dankzij lokale en nationale interventie buitensporig oplopende aantal ex-stadsdelen vanwege de archiefwet ook moet opkopen. Of je nu dus ook even Stadsdeel Zeeburg (1990-2010) Stadsdeel Bos en Lommer (1990-2010) Stadsdeel ZuiderAmstel (1998-2010)  en Stadsdeel Benossel Je Ouwe Moer tot in lengte van jaren in de lucht moet houden of archiveren. Dat is dan ook opgenomen in de eisen die worden gesteld aan de nieuwe leverancier. Geen data vernietigen zonder toestemming.

Op resultaat sturen kan niet zo maar. Maar je wilt ook niet je beperken tot de inkoopmethodiek “hopen” dat een leverancier zich daar aan houdt. Als oplettende burger of belanghebbende journalist wil je die data absoluut niet kwijt. Je moet immers nog tot in lengte van jaren het publiek eraan herinneren dat de plastic zwerfkei door de raad van Stadsdeel Oost-Watergraafsmeer functioneel gespecificeerd is ingekocht als een “avontuurlijke waterglijbaan” en verkocht als een “nieuw speelelement met een brede keuze aan speelaanleidingen”.

We hopen er dus maar het beste van, conform alle beginselen van het aanbestedingsrecht.

Zie ook over vendor lock in specifiek bij ICT Inkopen:

https://www.pianoo.nl/markten/marktdossier-ict/inkopen-ict/inkopen-van-ict-toegelicht

 

Geef een reactie