Marktconsultatie ICT Hardware BIJ12

In maart 2023 is een gezamenlijke aanbesteding op de markt gezet voor werkplek hardware en de
bijbehorende dienstverlening ten behoeve van  acht organisaties. BIJ12 fungeert als aanbestedende Dienst mede namens de andere zeven deelnemende organisaties. Tijdens de inlichtingenfase hebben wij een klacht ontvangen van een belanghebbende over het ontwerp en de systematiek van de beoogde raamovereenkomst. De klacht van de belanghebbende is door het klachtenmeldpunt van de Provincie Utrecht op twee van de drie onderdelen gegrond verklaard. Als gevolg hiervan is de aanbesteding ingetrokken. De aanbestedende dienst wil nu via een marktconsultatie informatie ophalen vanuit de markt om tot een nieuw ontwerp te komen die voldoet aan alle wetgeving en de behoefte van de deelnemers en alle betrokken marktpartijen.

De aanbestedende dienst is van plan om de opdracht Europees aan te besteden. Op welke manier of in welke vorm dit zal plaatsvinden is nog niet bekend. Hiervoor wenst de aanbestedende dienst informatie op te halen uit de markt. Het kan zijn dat mede op basis van de onderhavige marktconsultatie wordt geconcludeerd dat er geen passend ontwerp gemaakt kan worden voor een gezamenlijke aanbesteding voor de inkoop van werkplek hardware en bijbehorende dienstverlening. Dit zal aan de hand van de reacties en antwoorden op deze marktconsultatie worden besloten.
Verder beoogt de aanbestedende dienst met deze marktconsultatie een goed beeld te krijgen van de mate van interesse en de mogelijkheden en onmogelijkheden in de markt. De door u gegeven antwoorden zullen als één van de informatiebronnen dienen voor de totstandkoming van aanbestedingsstukken in het kader van de voorgenomen (nieuwe) Europese
aanbesteding.

De marktconsultatie levert voordelen voor alle betrokken partijen op. De aanbestedende dienst constateert wat er mogelijk is en wat er leeft in de markt. Voor de betrokken marktpartijen is er het voordeel dat men een beeld heeft van de
aanbestedende dienst als organisatie en de voor het project gestelde doelen. De markt kan bijvoorbeeld invloed hebben op eisen die terug zullen komen in de aanbestedingsstukken. Hierdoor dragen de deelnemers bij aan het vergroten van de succeskans van de beoogde nieuwe aanbestedingsprocedure.

De scope van de opdracht kan verdeeld worden in twee onderdelen: levering van werkplek hardware en de bijbehorende dienstverlening. Enkele deelnemers hebben voor een aantal hierboven genoemde productcategorieën reeds
leveringscontracten:
• Provincie Zuid-Holland heeft reeds een contract voor levering van netwerkcomponenten.
• Provincie Gelderland heeft reeds een contract voor audiovisuele apparatuur.
Dit betekent dat voor hen de genoemde productcategorieën buiten de scope vallen, zo lang de genoemde leveringscontracten actief zijn. Let op, dit wil niet zeggen dat de overige deelnemers een afnameverplichting hebben voor alle productcategorieën.

De marktconsultatie bestaat in ieder geval uit een schriftelijk gedeelte. Het stellen van vragen vindt plaats via de vraag- en antwoordfunctie van Tenderned. Ook alle verdere correspondentie vindt in beginsel plaats via de berichtenmodule van
Tenderned. De aanbestedende dienst maakt op basis van de gegeven antwoorden een afweging of zij toegevoegde waarde ziet in het voeren van individuele gesprekken. Wanneer de aanbestedende dienst daar de toegevoegde waarde van inziet, dan selecteert zij een aantal ondernemers om hieraan deel te nemen. De ondernemer kan het individuele gesprek zien als een toelichtend gesprek. Indien de aanbestedende dienst aanvullende vragen heeft naar aanleiding van de ontvangen reacties, dan komen deze aan de orde in het gesprek.

De individuele gesprekken zullen plaatsvinden in de periode 2 tot en met 6 oktober 2023 en vinden plaats op een nader te bepalen locatie in Utrecht. Een gesprek duurt naar verwachting 45 minuten. We geven in de uitnodiging aan wat wij van u verwachten tijdens het gesprek.
Het gesprek bevat in ieder geval de volgende onderdelen:
• Presentatie van de Ondernemer;
• Toelichting op gegeven antwoorden.

Bron: Tenderned dinsdag 5 september 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/309058

Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 6 september 2023