Zaaksysteem Amersfoort
De gemeente Amersfoort wil een nieuw zaaksysteem dat bijdraagt aan de doelen op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering. Het zaaksysteem heeft een vitale informatiefunctie in de enterprise architectuur. Momenteel worden in het zaaksysteem zo’n 160 zaaktypen ondersteund, waarvan 27 met een specifieke inrichting. Het systeem stelt de organisatie in staat om processen op een efficiënte wijze digitaal af te handelen. Informatie kan met andere systemen en registraties worden uitgewisseld om met inwoners te interacteren, om intern en in ketens samen te werken en om informatie duurzaam toegankelijk te houden. Informatieverwerking in het zaaksysteem gaat op een bewuste, verantwoorde en transparante wijze, zodat aan wet- en regelgeving wordt voldaan.
De opdracht in deze aanbesteding van de gemeente Amersfoort betreft het implementeren, werkend opleveren, onderhouden en ondersteunen van een zaaksysteem (de ICT-prestatie). Daarbij beoogt de gemeente de huidige (interne én externe) ondersteuning en dienstverlening op ten minste het huidige niveau te behouden en waar mogelijk te verbeteren. De opdracht
bestaat in ieder geval uit de volgende componenten:
• Zaakbehandel, zakenregister, zaaktypebeheer;
• Mijn gemeente (PIP en BIP);
• Webformulieren;
• Identificatie en authenticatie (DigiD, eHerkenning, eIDAS);
• Betaling (Ogone);
• Documentbeheer-, documentenregister;
• Archiefbeheer, archiefregistratie (inclusief aansluitmogelijkheid e-depot);
• Relatiebeheer (Klantcontactsysteem).
Integraties met kernregistraties die in ieder geval onderdeel zijn van de opdracht:
• Active Directory;
• BRP;
• GBA-V;
• BAG;
• NHR/KvK.
Integraties met toegangskanalen die in ieder geval onderdeel zijn van de opdracht:
• Scanvoorziening (Kofax);
• Formulierenvoorziening (Kodision TriplEforms).
Specifieke integraties die onderdeel zijn van de opdracht:
• Bestuurlijke vergaderoplossing (Notubiz);
• Import zaaktypecatalogus (i-Navigator);
• Anonimiseringssoftware (Datamask).
De verwachte ingangsdatum van de implementatieovereenkomst is 1 juni 2024. Aansluitend aan de implementatieovereenkomst en uiterlijk 1 juli 2025 wordt een dienstverleningsovereenkomst aangegaan voor een periode van vier jaar met een eenzijdige optie tot verlenging van opdrachtgever van viermaal één jaar. De aanbesteding geschiedt volgens een Europese mededingingsprocedure met onderhandeling. Het gunningscriterium is de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).
Bron: Tenderned zondag 29 oktober 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/314943
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 31 oktober 2023