Strategische en tactische communicatiediensten – Waterschap Limburg

Op dit moment werkt Waterschap Limburg (WL)  met één raamovereenkomst voor communicatiediensten bedoeld voor het
Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP). Het niet organisatie-breed benutten van een raamovereenkomst leidt tot
versnippering van opdrachten en het ontbreken van een corporate lijn in de uitvoering van diensten. Daarnaast loopt deze raamovereenkomst voor het HWBP af, waardoor de opdracht opnieuw in de markt gezet moet worden.

Op dit moment is het huidige communicatieteam van Waterschap Limburg overbelast door openstaande vacatures en de zoektocht naar de juiste balans in de totale communicatiefunctie. Met ondersteuning van inhuur loopt het team de gaten dicht en hierdoor pakken de communicatiemedewerkers vaak taken op die niet bij hun oorspronkelijke functie horen. Daarnaast
heeft de watersnoodcrisis van zomer 2021 nog steeds grote impact, wat de werkdruk verhoogt. De communicatie-afdelingen van WL en Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) werken op basis van het op 29 september 2021 door het algemeen bestuur vastgestelde Corporate Communicatie Kader (CCK). Het CCK biedt een kader dat ertoe zal bijdragen dat de gehele organisatie, inclusief de programma’s en projecten, één heldere, omgevingsgerichte communicatiestijl hanteren. Het uitwerken van dit kader tot een creatief concept is reeds uitbesteed en behoort niet tot de scope van deze aanbesteding. Andere communicatiediensten (zoals communicatieadvies op strategisch en tactisch niveau, projectcommunicatie, ondersteuning van evenementen, drukwerk, fotografie, videografie en vormgeving) worden door de corporate communicatie-afdeling van WL via losse opdrachten of aparte inkoopvoorzieningen of -systemen uitgezet. Dit wordt gehandhaafd tot het moment dat de
nieuwe raamovereenkomsten operationeel zijn.

Waterschap Limburg (WL) wil de komende jaren haar bekendheid vergroten. Het gaat hierbij om het vergroten van de bekendheid van de “propositie” ofwel de waarde die WL belooft te leveren aan de klant. Dit wil ze bereiken door twee  aanbestedingsprocedures te doorlopen en daaruit voortkomend raamovereenkomsten te sluiten. Doel van deze aanbesteding is het contracteren van opdrachtnemers voor strategische en tactische communicatiediensten.  Door middel van een separate aanbesteding zullen opdrachtnemers voor operationele communicatiediensten gecontracteerd worden. De overige inkoopcategorieën gerelateerd aan communicatie worden separaat onderhands ingekocht. Het cluster Strategie en Communicatie van WL wil een schaalbare, flexibele groep partners samenstellen die zich voor een langere periode aan WL gaat verbinden.

Onder de scope van de opdracht vallen de volgende werkzaamheden, vertaald naar de verschillende
niveaus en dimensies:
Strategisch
• advies ten aanzien van de planmatige en integrale doorvertaling van de basispropositie (Corporate Communicatie Kader) en kernwaarden van WL naar communicatieplannen op het niveau van de gehele organisatie. Hierbij wordt rekening gehouden met het ontwikkelde creatief concept (najaar 2022 in ontwikkeling);
• advies bij het ‘up to date’ houden van propositie en positionering van WL, als gevolg van trends en ontwikkelingen, zowel in de eigen organisatie als in de maatschappij;
• advies/strategisch sparringpartner t.b.v. programma’s als Hoogwater Beschermingsprogramma (HWBP), Water in Balans (WIB) – zowel op het niveau van strategische communicatie als het programmaplan;
• advies/strategische sparringpartner die vroeg in het beleidsproces het communicatief perspectief inbrengt bij visievorming op de grote maatschappelijke opgaven en thematieken van WL, zoals klimaatadaptatie, waterveiligheid, natuurlijk water, schoon
water, omgevingsplannen;
• advies/strategische sparringpartner op het vlak van permanente innovatie/modernisering van communicatie, van processen (participatie) tot visie op inzet van middelen.

Tactisch
WL zoekt ondersteuning bij de doorvertaling van strategieën naar effectieve, planmatige en eenduidige uitvoering van communicatie en participatie. Die ondersteuning bestaat uit:
• maken en uitvoeren van communicatieplannen voor het brede palet aan opgaven,  van programma’s en projecten tot interne communicatieve opgaven;
• doorvertaling en uitvoering participatie(thema’s) naar communicatie door middel van het maken van een plan en advies over een doelgroepgerichte inzet van middelen;
• doorontwikkeling online strategie waarbij geanticipeerd wordt op de inzet van nieuwe ontwikkelingen en technieken;
• maken formats voor veelgebruikte middelen, waaronder communicatiemiddelen maar ook specifieke WL-zaken zoals een herkenbare look en feel voor bewonersavonden, bouwborden, etc.;
• ontwikkelen van educatieve concepten en eventuele educatiemiddelen;
• organiseren en uitvoeren evenementen zoals, symposia, bestuur conferenties;
• regie voeren op bouwcommunicatie (van uitvraag tot monitoring uitvoering);
• maken en uitvoeren van publieks- en/of omgevingscommunicatie;
• maken en uitvoeren van interne communicatiecampagnes, vanuit de kerntaken van de interne organisatie tot en met specifieke thematieken. Denk aan integriteitscafés, maar ook attenties voor medewerkers;
• maken en uitvoeren van omgevingsanalyses, met name t.b.v. crisissituaties en omgevingsmanagement.

Teamontwikkeling
Het communicatieteam van WL zoekt advies en ondersteuning om het team op gebied van organisatie en werkprocessen zo in te richten dat het in staat is om continuïteit te borgen voor communicatievraagstukken op corporate niveau (WLL), op niveau van de ambtelijke organisatie én wat betreft de aanpak voor de programma’s en projecten . De ondersteuning heeft betrekking op het inrichten van het communicatieteam, helpt bij de borging van de organisatieontwikkeling en dient als sparringpartner voor de manager en de senior adviseurs.

Coördinerende rol
Naast de werkzaamheden als hierboven genoemd, zullen de opdrachtnemers voorkomend uit deze
aanbestedingsprocedure een belangrijke sleutelrol hebben bij integrale opdrachten. Onder “integrale
opdrachten” wordt verstaan: opdrachten waarin ook communicatieproducten- en middelen zijn
opgenomen die niet onder de scope van de onderhavige aanbesteding vallen. Het betreft de
communicatieproducten en middelen uit aanbesteding 2 en de overige inkoopcategorieën.

Aanbestedende dienst wenst met deze aanbesteding één raamovereenkomst te sluiten met drie opdrachtnemers voor ondersteuning in strategische en tactische communicatiediensten. aanbesteder volgt met deze aanbesteding de niet-openbare procedure. De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned zaterdag 17 september 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/272498