Ontwerp en uitvoering van standbouw Ministerie van EZ…

Met subsidies, het vinden van zakenpartners, kennis en het voldoen aan wet- en regelgeving stimuleert RVO ( Rijksdienst voor Ondernemend NL) ondernemers bij duurzaam, agrarisch, innovatief en internationaal ondernemen. Het doel is om kansen van ondernemers te vergroten en hun positie te versterken. RVO werkt in opdracht van ministeries en de Europese Unie. Voor het realiseren van een deel van deze taken organiseert RVO in opdracht van het ministerie van Buitenlandse Zaken en andere ministeries en overheidsinstanties evenementen op (inter)nationale vakbeurzen.  Voor de realisering van deze genoemde taken organiseert de opdrachtgever onder meer evenementen op nationale en internationale vakbeurzen, tentoonstellingen en andere
manifestaties. Hierbij wordt gebruik gemaakt van stands en paviljoens, ingericht met audiovisuele presentaties en allerlei andere (digitale) middelen. Een evenement kan zowel in Nederland als daarbuiten zijn en is in de regel een voorlichtingsmanifestatie, (vak)beurs of internationale tentoonstelling. Een evenement kan alleen in fysieke vorm plaatsvinden maar ook deels digitaal. Als gevolg van de Covid-19 epidemie wordt verwacht dat evenementen en beurzen vaker hybride (zowel offline als online) zullen worden georganiseerd. Opdrachtgever zoekt inschrijvers die een combinatie bieden van specialismen op de gebieden van het ontwerpen en realiseren van stands incl. audiovisuele concepten en (digitale) middelen
afgestemd op doelstellingen en huisstijl(en) van de opdrachtgever, zoals in deze aanbesteding bedoeld. In geval van hybride beurzen en evenementen moet bovenstaande worden aangevuld met onder andere digitale faciliteiten en middelen, zoals tv-schermen, (sterk en altijd goed functionerende) wifi-verbinding met voldoende capaciteit, studio, opname- en
streamingapparatuur, technici, etc, ten behoeve van online te volgen programma elementen. Opdrachtgever wenst bij perceel 1 met één inschrijver en bij perceel 2 met twee inschrijvers, die de economisch meest voordelige inschrijving hebben gedaan, een raamovereenkomst te sluiten. De toekomstige opdrachtnemers, alsmede de door de opdrachtnemers te leveren diensten, moeten hierbij voldoen aan de door opdrachtgever te stellen voorwaarden. 

De te gunnen raamovereenkomsten worden ondergebracht in de volgende twee percelen:
Perceel 1: Modulaire stands. Ontwerp, bouw en inrichting van stands en paviljoens met behulp van modulaire standbouwelementen afgestemd op doelstellingen en huisstijl(en) van de opdrachtgever, incl. audiovisuele concepten, eventueel aangevuld met faciliteiten voor digitale aspecten van de beursdeelname; ;
Perceel 2: Maatwerkstands. Ontwerp, bouw en inrichting van stands en paviljoens afgestemd op doelstellingen en huisstijl(en) van de opdrachtgever, incl. audiovisuele concepten, eventueel aangevuld met faciliteiten voor digitale aspecten van de beursdeelname.
Een inschrijver kan zich slechts inschrijven voor één van beide percelen en dus maar één perceel gegund krijgen.
De Aanbestedende dienst wenst met één inschrijver een overeenkomst voor perceel 1 te sluiten.
De Aanbestedende dienst wenst met twee inschrijvers een overeenkomst voor perceel 2 te sluiten.

Voor alle percelen geldt dat opdrachten die onder de raamovereenkomsten worden verstrekt, onder meer de volgende onderdelen kunnen bevatten:
– conceptontwikkeling voor presentatie op locatie: ideevorming betreffende de boodschap die opdrachtgever in een beursomgeving wil uitdragen. Veelal gaat het om internationalisering van het Nederlandse bedrijfsleven en andere thema’s van overheidsbeleid;
– ontwerpen en/of bijeenbrengen van de (offline en eventueel online) communicatiemiddelen in een beursomgeving, zoals stand, paviljoen en presentatiemiddelen, eventueel in afstemming met derden zoals een marketing-/communicatiebureau;
– realiseren van standontwerp en/of standbouw van een NL paviljoen of andersoortige stand op een beurs of tentoonstelling;
– inrichten van een stand of paviljoen;
– overleg voeren met de opdrachtgever, (mede-)organisatoren, beursorganisator en de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging ter plaatse;
– verzorgen van het transport van het standbouwmateriaal naar en van de beurs of tentoonstelling;
– opbouwen en afbreken van het paviljoen/de stand;
– onderhoud en schoonmaak van het paviljoen/de stand;
– leveren van ondersteunende technische werkzaamheden aan de exposanten in het paviljoen/de stand;
– inhuur gespecialiseerd personeel voor het desbetreffende project op gebied van standbouw, techniek en marketing-/communicatie.

Er zijn twee standaard stijlen die toegepast worden:
1. NL branding huisstijl: voor de collectieve Nederlandse (meestal handelsbevorderende) inzendingen op internationale vakbeurzen;
2. Rijkshuisstijl: voor de promotie van programma’s van RVO aan de Nederlandse doelgroep en het CBI.

De aanbestedende dienst heeft het voornemen over te gaan tot het sluiten van overeenkomsten met een maximale looptijd van drie jaar. De Aanbestedende dienst gaat uit van een geraamde totale opdrachtwaarde van €4.520.000,-  exclusief btw.
Per perceel wordt de waarde geraamd op:
– Perceel 1 modulair: 2.720.000 Euro (exclusief btw).
– Perceel 2 maatwerk: 1.800.000 Euro (exclusief btw).

Bron: Tenderned 16 juni 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/230386