Leerling informatiesysteem (LIS) Aeres

Met deze aanbesteding Aeres op rechtmatige en doelmatige wijze één opdrachtnemer voor alle locaties Aeres VMBO en Aeres Praktijkonderwijs te contracteren (Aeres VMBO en Aeres PrO). Aeres is van plan een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer. Aeres wil voorzien worden van een Leerling Informatie Systeem (LIS) door opdrachtnemer dat aansluit bij de te verrichten activiteiten en daarmee voldoet aan het Programma van Eisen (PvE) van Aeres. In de huidige situatie heeft Aeres  voor het LIS een overeenkomst met Eduarte. De wens van Aeres is om voor Aeres VMBO en Aeres Praktijkonderwijs met één LIS te werken. Daarom dienen de processen voor deze onderdelen op elkaar te worden afgestemd. Aeres heeft als uitgangspunten gesteld:
• Een omgeving die beter aansluit bij het VMBO- en Praktijkonderwijs.
• Leerlingen en ouders beter inzage geven in de voortgang van de leerling.
• Borgen bekostiging (uitwisseling DUO).
• Borgen examinering en diplomering.
• De leerling- en ouder-communicatie te verbeteren.
• Verbeteren gebruiksvriendelijkheid.

De omvang van dienstverlening bedraagt circa 5.500 licenties met een verwachte waarde van totaal circa €195.000,- per jaar, gebaseerd op de uitgaven over 2022. Daarnaast ramen wij de implementatiekosten op circa€200.000,-. Deze bedragen zijn inclusief 21% BTW. Aan deze omschreven omvang in de aanbesteding kan de inschrijver geen rechten ontlenen. Onder de scope (afbakening) van de opdracht wordt verstaan:
• Het leveren van projectmanagement betreffende onderstaande bullets ligt bij de opdrachtnemer;
• Het leveren, implementeren en bedrijfsklaar opleveren van een LIS;
• Het bieden van volledige begeleiding en ondersteuning bij de implementatie van het LIS;
• Het bieden van volledige begeleiding en ondersteuning bij het realiseren van de gevraagde koppelingen met alle omringende systemen/applicaties (bron- en doelsystemen) en toekomstige systemen/ applicaties door de leverancier van het LIS;
• Het converteren en migreren van de opgeschoonde data uit Eduarte naar het LIS;
• Het testen van geconverteerde data (testen door de Aanbestedende dienst onder begeleiding van inschrijver);
• Het opleiden van eindgebruikers, key-users en beheerders;
• Het onderhouden en up-to-date houden van een LIS (SAAS).

Aeres wil een overeenkomst afsluiten met één opdrachtnemer die voor deze aanbesteding de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijskwaliteitsverhouding (BPKV) heeft gedaan vanuit het oogpunt van aanbestedende dienst. De overeenkomst kent een maximale looptijd van 240 maanden, welke door de opdrachtgever na een contractperiode van 48 maanden te beëindigen is, met een opzegtermijn van 12 maanden. Na de eerste contractperiode van 48 maanden kan de overeenkomst telkens met een periode van 24 maanden worden verlengd. Nadat gebruik is gemaakt van de laatste
verlengingsoptie zal de overeenkomst van rechtswege eindigen. De overeenkomst is na een periode van 48 maanden door opdrachtnemer te beëindigen met een opzegtermijn van 12 maanden.

Bron: Tenderned woensdag 11 oktober 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/312986

Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 12 oktober 2023