HRM systeem voor Veiligheidsregio Zuid-Limburg

Deze aanbesteding betreft de aanschaf door Veiligheidsregio Zuid-Limburg (VRZL), of het verwerven van een gebruiksrecht daarop, van een HRM systeem. Het doel van de aanbesteding is met één deelnemer een overeenkomst te sluiten voor het
realiseren, implementeren, beheren en onderhouden van een softwarematige cloud-based oplossing die binnen de organisatie van opdrachtgever de processen op het gebied van P&O, waaronder salarisverwerking. Deze softwarematige oplossing wordt bij
opdrachtgever ook wel aangeduid als ‘HRM-systeem’. Opdrachtgever vereist dat het volledige HRM pakket waarvoor zij opdracht wil verlenen, bij minimaal twee andere veiligheidsregio’s en/of bij een andere decentrale overheid, met succes is
geïmplementeerd. Opdrachtgever beschikt dan over een betrouwbaar en vergelijkbaar referentiekader.

Binnen de opdracht valt expliciet ook de verantwoordelijkheid voor het organiseren en uitvoeren van de volgende taken:
1. een correcte salarisberekening
2. correcte aanlevering aan de belastingdienst
3. correcte aanlevering aan het ABP
De in gebruik name van de HRM functionaliteit, dit zal na gunning ook in de diverse gedeelten in 2024 worden opgeleverd, doch uiterlijk in gebruik worden genomen op 1 januari 2025.

VRZL biedt de inschrijver de ruimte om de fasering van implementatie inclusief opleiding op een zo efficiënte manier zelf in te richten, echter is de einddatum een contractueel fatale termijn. Een belangrijk uitgangspunt dat is vertaald in het Programma van Eisen (PvE), is dat de gevraagde cloud-based oplossing gekenmerkt wordt door een “standaard inrichting van het systeem, met enige flexibiliteit”. Dit is een oplossing met een standaard inrichting op basis van templates vanuit best practices ontwikkeld, die het best past bij een organisatie zoals de VRZL. De standaard inrichting is dus het basis principe, maar om de organisatie van opdrachtgever goed te faciliteren en in het kader van de gewenste gebruikersvriendelijkheid, is flexibiliteit (b.v. in workflows, rollen en gegevens registratie) noodzakelijk. Daar staat tegenover dat de organisatie van opdrachtgever haar processen en inrichting indien noodzakelijk en mogelijk aanpast, om zo dicht mogelijk bij de standaard oplossing te blijven.

Opdrachtgever volgt, gelet op de aard en de geraamde omvang van de opdracht, een Europese openbare procedure. De looptijd van de overeenkomst is een looptijd voor onbepaalde tijd. Er is voor deze (open) termijn gekozen vanwege de relatief grote inspanning die in deze aanbesteding wordt gedaan door opdrachtgever en opdrachtnemer, de impact die vernieuwing
van deze systemen heeft in de organisatie van opdrachtgever en omdat opdrachtgever een lange termijn relatie aan wil gaan met de uiteindelijke opdrachtnemer. Jaarlijks vind er een evaluatie plaats. De keuze tot het al dan niet verlengen c.q. beëindigen van de overeenkomst(en) berust uitsluitend bij Veiligheidsregio Zuid-Limburg als opdrachtgever.
Naast de Overeenkomst wordt een Service Level Agreement (SLA) afgesloten.

Bron: Tenderned dinsdag 10 oktober 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/312822

Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 11 oktober 2023