Aanbesteding intelligente beheerkasten Politie

De Opdracht omvat de levering van Intelligente Beheerkasten (IBK’s) of police lockers inclusief de diensten. Een IBK is een kast die bestaat uit een aantal elektronisch te openen en te sluiten kluisjes en een controle-unit. Gebruikers die hiervoor zijn geautoriseerd kunnen kluisjes openen en daar objecten uithalen of in plaatsen. Op deze manier kan een gebruiker bijvoorbeeld een extra C2000-portofoon lenen of een defecte C2000-portofoon omruilen. Het gebruik van (verouderde) IBK’s in een standalone opstelling binnen de eenheid Rotterdam wordt door zowel de gebruikers als de beheerders als zeer positief ervaren. Naar aanleiding van deze positieve ervaring is opdracht gegeven om te onderzoeken wat de implicaties zijn wanneer de IBK’s ook binnen de andere eenheden van de Nationale Politie worden ingezet. Resultaat van dit onderzoek is dat de Politie in ieder geval 120 Intelligente beheerkasten wil aanschaffen middels deze aanbesteding.  Tot de scope van de Opdracht behoren specifiek de volgende onderdelen:

• Levering van intelligente beheerkasten inclusief garantie;
  
• Opleidingsdiensten (personeelsopleidingsdiensten);
  
• Accessoires;
  
• Beheertooling (beheerapplicatie);
  
• Reparatiediensten (correctief onderhoud) waarbij intelligente beheerkasten worden aangeboden ter reparatie met een afgesproken doorlooptijd ten aanzien van de reparatie conform de nadere overeenkomst.
  
• Correctief, preventief en innovatief onderhoud van firmware, systeemsoftware en/of programmatuur conform de nadere overeenkomst.

Er worden initieel 120 Intelligente beheerkasten besteld (met een bandbreedte van 30% naar boven) binnen de raamovereenkomst, exclusief uitval gedurende de looptijd. De Politie behoudt zich het recht voor om, indien hiervoor intern budget aanwezig is, gedurende
de looptijd van de raamovereenkomst aanvullend:

• Ca. 47 Intelligente beheerkasten inclusief bijbehorende accessoires, opdrachten en eventuele gebruiksrechten aan te schaffen voor de basisteams en/of eenheden;
• Ca. 200 Intelligente beheerkasten inclusief bijbehorende accessoires, opdrachten en eventuele gebruiksrechten aan te schaffen voor bijvoorbeeld de Dienst ICT;
  
• Ca. 150 Intelligente beheerkasten inclusief bijbehorende accessoires, opdrachten en eventuele gebruiksrechten aan te schaffen voor bijvoorbeeld de Dienst FM;

Er is gekeken naar de optie om de opdracht te verdelen over bijvoorbeeld drie percelen; er zijn immers drie facilitaire regio’s. Dit zou dan de mogelijkheid bieden om drie verschillende typen/merken te implementeren. Echter, drie separate implementaties voor drie
verschillende beheersystemen voor één oplossing (IBK) is niet efficiënt en niet wenselijk. Bovendien zijn er landelijke eenheden die dan dus te maken zouden krijgen met 3 verschillende kasten en bijbehorende systemen. Dit is niet erg efficiënt.

De Politie is voornemens over te gaan tot het sluiten van één nadere overeenkomst binnen de raamovereenkomst met een looptijd van vijf jaren, met optie(s) tot verlenging van vijf  maal twaalf maanden. De verwachte ingangsdatum is in het eerste kwartaal 2021. Binnen de looptijd van de raamovereenkomst van vier jaren kan het leveringsgedeelte van de producten worden afgenomen. Ten aanzien van de opdrachten en gebruiksrechten heeft de Politie het recht om deze gedurende de volledige looptijd van de nadere overeenkomst af te nemen.
De duur van de Raamovereenkomst wordt voor de maximale periode geadviseerd, te weten vier jaar. De nadere overeenkomst zal een termijn kennen van maximaal tien jaren zodat de reparatiediensten en vervanging van defecte (onderdelen van) beheerkasten en bijbehorende accessoires ook na afloop van de raamovereenkomst geborgd zullen zijn. De keus voor de raamovereenkomst is ingegeven door het feit dat de raamovereenkomst relatieve flexibiliteit geeft in de omvang en het moment van de bestellingen.

De Politie heeft zich ten doel gesteld om een sluitende administratie en sluitend beheerproces in te richten voor de uitgifte, inname en het vervangen/ omwisselen door middel van de beheerapplicatie, die wordt gekoppeld aan interne politiesystemen, alsmede het oplossen van
defecten en storingen van portofoons dat voldoet aan de eisen van asset compliance. Er wordt een generiek administratief proces ingericht en geïmplementeerd. Het proces van vervangen, omwisselen en het oplossen van incidenten met portofoons vindt plaats door gebruik te maken van intelligente beheerkasten zoals die reeds bij de eenheid Rotterdam in gebruik zijn. Naast de functie voor portofoons wil het programma de intelligente beheerkasten gaan gebruiken voor meerdere mobiele ICT-middelen. Deze intelligente beheerkasten kunnen een volledig geautomatiseerde ondersteuning geven (24/7) ten aanzien van de administratie van het vervangings-/ reparatieproces. Het is voor de duidelijkheid niet de bedoeling dat de leverancier van de beheerkasten zelf fysiek een rol gaat vervullen in het reparatieproces van de mobiele ICT-Middelen. Hij faciliteert door middel van zijn beheersysteem slechts het interne proces rondom mobiele ICT-Middelen.

De Politie gunt de opdracht volgens het Gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding.

Bron: Tenderned 6 november 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/210816