Zaaksysteem gemeente Berg en Dal
Deze aanbesteding heeft tot doel het sluiten van één overeenkomst met één opdrachtnemer. De opdracht omvat het beschikbaar stellen, implementeren en onderhouden van een zaaksysteem. De visie op het zaakgericht werken en de inzet van een zaaksysteem is weergegeven in het bij de aanbestedingsdocumenten opgenomen document ‘Visie op zaakgericht werken 2024’. De overeenkomst voor deze opdracht wordt aangegaan voor de duur van vier jaar. Optioneel kan opdrachtgever eenzijdig besluiten de overeenkomst vijf keer met twee jaar te verlengen. Voor een uitvoerige beschrijving van de opdracht wordt verwezen naar het programma van eisen en wensen. Dit PvE bevat zo’n dertien wensen en ruim honderd eisen. Berg en Dal volgt met deze aanbesteding de openbare procedure.
Zaakgericht werken is geen nieuw concept voor de opdrachtgever. Beide organisaties (gemeente Berg en Dal en Werkorganisatie Druten) zijn al jaren bezig om zaakgericht werken breed in de organisatie in te voeren. Onder andere door:
1. Dienstverlening te verbeteren met bijvoorbeeld webformulieren;
2. Informatievoorziening te verbeteren door toegankelijke dossiers;
3. Bedrijfsvoering te optimaliseren door uniforme processen.
Gemeente Berg en Dal bedient 35.420 inwoners en Werkorganisatie Druten (19.505) Wijchen (41.537) een totaal aan 61.042 inwoners. Beide organisaties hebben de automatisering ondergebracht bij ICT Rijk van Nijmegen (iRvN), onderdeel van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling. Voor beide organisaties geldt dat medewerkers voor de meeste uitvoerende processen vanuit domeinen (sociaal, ruimtelijk, publiek) zaakgericht werken in specifieke taakapplicaties. Denk bijvoorbeeld aan iBurgerzaken van PinkRoccade. Voor de ‘overige’ processen werken medewerkers door de hele organisatie in het generiek zaaksysteem JOIN van Decos. Bijvoorbeeld voor de routering van inkomende post, het behandelen van subsidieaanvragen, bezwaarschriften of het bestuurlijk besluitvormingsproces. Voor beide organisaties geldt dat ze het zaaksysteem gebruiken als centraal digitaal archief. Er liggen daarom verschillende koppelingen met specifieke taakapplicaties, zodat documenten in het zaaksysteem gearchiveerd kunnen worden. Eeuwig te bewaren documenten moeten uiteindelijk worden overgebracht naar de Regionale Archiefdienst Nijmegen. Voor beide organisaties geldt dat de frontoffice op dit moment lang niet altijd inzicht heeft in de (eventueel meerdere) lopende aanvragen van een inwoner of ondernemer. Bij inhoudelijke vragen wordt er doorverbonden naar de betreffende afdeling. Werkorganisatie Druten Wijchen gebruikt op dit moment het klantcontactsysteem JKC van Decos. Berg en Dal heeft een klantcontactsysteem van
SIM (websiteleverancier).
Bron: Tenderned donderdag 14 maart 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/329088
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 15 januari 2024