Verzuimmanagementsysteem Den Haag
Den haag heeft een aanbesteding geplaatst voor een volledig ingericht systeem, met welk Den Haag zo optimaal mogelijk wordt ondersteund in haar management van verzuim en/of het inzichtelijk hebben van de inzetbaarheid. Het Arbo Centrum is het expertisecentrum van de gemeente Den Haag op het gebied van ziekteverzuim, re-integratie, duurzame inzetbaarheid, aanpak agressie en geweld en arbeidsomstandigheden. Het Arbo Centrum biedt management, leidinggevenden en medewerkers alle
deskundigheid om zelf te kunnen sturen op verzuim en preventie van verzuim. Het Arbo Centrum ondersteunt de leidinggevenden en medewerkers om er voor te zorgen dat medewerkers van de gemeente Den Haag gezond en veilig aan het werk kunnen en blijven. De kernactiviteiten van het Arbo Centrum omvatten:
• Advies, coaching en begeleiding (gevraagd en ongevraagd) over de aanpak van verzuim en reintegratie, bij (langdurige) verzuimtrajecten
• Ondersteuning bij het terugdringen van verzuim en bevorderen van vitaliteit op afdelings- / teamniveau.
• Begeleiding bij psychosociale problematiek, bijvoorbeeld relatie, werk-privébalans of financiën
• Behandelen van meldingen van agressie en/of geweld tegen ambtenaren
• Workshops, trainingen en Fit & Gezond-evenementen vanuit het Arbo Centrum, toegespitst op factoren die van invloed zijn op de gezondheid, veiligheid en welzijn van de medewerker
• Werkplekonderzoeken
• Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E).
Het Arbo Centrum biedt diensten en producten aan als gezondheidsdeskundig onderzoek, fysiotherapie en trauma opvang.
Het primaire systeem om bovengenoemd processen te ondersteunen is het verzuimmanagementsysteem, het onderwerp van deze aanbesteding. Momenteel is dit VerzuimXpert van leverancier Otherside at Work. Dit systeem ondersteunt alle processen rondom verzuim: het faciliteert het aanleggen en volgen van trajecten in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter.
Andere systemen bij die worden gebruikt binnen de Arboprocessen zijn:
• Personeelsdossiers – Voor alle gegevens rond medewerkers (personeelsdossiers) wordt gebruik gemaakt van Oracle EBS.
• Kantoorautomatisering
De kantoorautomatisering bestaat uit Microsoft Office en Microsoft 365. Naast Word, Excel en PowerPoint worden ook MS Teams en SharePoint gebruikt. Met name MS Outlook (gemeentelijke standaard e-mail client) is van belang voor het maken van afspraken (spreekuren). Standaard wordt de browser Microsoft Edge aangeboden.
• Medisch dossier – Voor het medisch dossier gebruiken de bedrijfsartsen MedCare (van Human Total Care). In deze aanbesteding wordt de afname van functionaliteit om het medisch dossier op te nemen in het verzuimmanagementsysteem als optie meegenomen.
Een pakket eisen en wensen is in de aanbestedingsdocumenten opgenomen.
Den Haag wenst een overeenkomst te sluiten met één opdrachtnemer en ziet de duur van de overeenkomst als volgt voor zich:
– Jaren 1 tot en met 4: gebruik van het systeem (contractjaar 1 zal deels uit de implementatie van het systeem bestaan).
– Jaren 5 tot en met 8: optiejaren.
Deze overeenkomst treedt naar verwachting in werking op 10 januari 2022 en verloopt van rechtswege op 10 januari 2026. De Overeenkomst kan na 10 januari 2026 eenzijdig door Den Haag worden verlengd met een periode van viermaal één jaar, onder gelijkblijvende voorwaarden. Indien Den Haag overgaat tot gunning van de opdracht, vindt de gunning plaats op grond van de naar het oordeel van Den Haag Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Het gunningscriterium dat daarvoor wordt gebruikt is de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).
Bron: Tenderned donderdag 30 september 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/239561