Raadsinformatiesysteem Barendrecht
Alweer een RIS, nu van de gemeente Barendrecht. De uitvraag in de aanbesteding heeft betrekking op de levering van alle benodigde hard- en software en de ondersteunende diensten voor het mogelijk maken van onderstaande genoemde
uitgangspunten:
– Het leveren en gebruiksklaar opleveren van een compleet raadsinformatiesysteem (RIS) voor (openbare) publicatie, interne communicatie, verslaglegging, webcasting, digitale stemmogelijkheid en papierloos vergaderen voor de gemeente Barendrecht, inclusief benodigde (implementatie) trainingen. Het systeem maakt onderscheid tussen openbare en geheime stukken en dient 24/7 beschikbaar te zijn.
– Archivering van de documenten, waardoor voldaan wordt aan de eisen van het volledige juridische kader van digitale archivering.
– Het volledige onderhoud van het gehele systeem inclusief gebruikersondersteuning, updates, upgrades, gedurende de looptijd van de overeenkomst.
– Toegankelijke (live-)uitzending en archivering van de raads- en commissievergaderingen en andere bijeenkomsten van de gemeenteraad van Barendrecht, inclusief het toevoegen van woordelijke verslagen met inzicht in de stemverhoudingen. Zowel fysiek als digitaal kunnen twee commissies parallel vergaderen en uitgezonden worden.
– Een lange termijnagenda, gebruikersvriendelijk, met inzicht in wat wanneer speelt en de
toezeggingen en het nakomen hiervan, met zoekmachine en de mogelijkheid om te
exporteren naar Excel.
Op dit moment is de situatie zoals beschreven bij de bovenstaande uitganspunten actueel, met uitzondering van een lange termijn agenda en een externe archieffunctie. Dit betekent enerzijds dat aanbieder de huidige faciliteiten zonder nadelige gevolgen voor de gebruikers dient over te nemen en anderzijds dat een implementatie benodigd is voor twee nieuwe diensten, de lange termijnagenda en de externe archieffunctie. Op dit moment wordt door circa 50 personen gebruik gemaakt van het informatiesysteem. Bezoekers van de gemeentelijke website kunnen rechtstreeks openbare informatie die op het informatiesysteem staat raadplegen. Vanuit het informatiesysteem is een koppeling met eBesluit. Vanuit de organisatie is er een koppeling tussen het zaaksysteem (Roxit) naar het eBesluit, zodat het ambtelijke proces over gaat in het bestuurlijke besluitvormingsproces.
Het betreft een Europese openbare procedure op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De af te sluiten overeenkomst wordt aangegaan van 31 mei 2022 t/m 31 mei 2026 met een optie tot eenzijdige verlenging vanuit opdrachtgever met twee maal één jaar tot en met 31 mei 2028. De reden voor deze termijn, is dat behoefte is aan continuïteit van de overeenkomst,
gestreefd wordt naar zo min mogelijk wijzigingen voor de raadsleden. Daarnaast geeft de periode van vier jaar met twee maal een jaar verlenging de mogelijkheid om in te spelen op behoeften van een nieuwe raad, met nieuwe inzichten. Dat is nu niet mogelijk aangezien de aanbieder start aan het begin van een nieuwe raadsperiode.
Bron: Tenderned donderdag 30 september 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/239490