SaaS oplossing financiële administratie gemeente Heemskerk

De gemeente wenst een overeenkomst aan te gaan met één partij voor het ter beschikking stellen van een SaaS oplossing ten behoeve van de financiële administratie inclusief de implementatie en het technisch beheer. De opdracht is tot in detail
vastgelegd in het programma van eisen (PvE). De gemeente Heemskerk heeft het doel om de interne financiële- en begrotingsprocessen en procedures van de organisatie aan te passen en in te richten conform de wensen van deze tijd en deze te ondersteunen met een modern, efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem dat flexibel en toekomstbestendig is. Het financiële softwaresysteem moet een geïntegreerd geheel zijn van een financiële administratie, budgettering en begroting, vaste activa administratie, verkoop, bestel en inkoop en managementinformatie en optimaal deze processen ondersteunen. Een dergelijk systeem wordt aangeduid als een Purchase-to-Pay (P2P) systeem waarbij het inkoopproces verbonden is met het factuurverwerkingsproces. Met de P2P oplossing worden alle handelingen die betrekking hebben op het inkopen van producten of diensten geoptimaliseerd. Iedere factuur wordt automatisch gekoppeld met de geleverde bestelling. Dit leidt tot een efficiënt totaalproces, grip op de uitgaven, inzicht in de verplichtingen en een goede controle of de gefactureerde dienst ook daadwerkelijk geleverd is. Daarnaast heeft het P2P systeem de mogelijkheid de papierstroom te reduceren door geautomatiseerde oplossingen.

Met de implementatie van een nieuw financieel softwaresysteem wil de gemeente Heemskerk een professionaliseringsslag maken door:
1. Verbeteren van de kwaliteit van de vastgelegde administratieve gegevens door de gegevens vast te leggen op een lager aggregatieniveau dan nu het geval is.
2. Adequaat, beter en sneller dan in de huidige situatie, kunnen voorzien in de (sturings-) informatiebehoefte;
3. Efficiënter functioneren van de administratie (uniform, effectief en minder fouten).

De inschrijvers worden uitgedaagd om hun kennis, ervaring en kunde in te zetten om de implementatiefase op een zo efficiënt en effectief mogelijke wijze vorm te geven en om de professionaliseringsslag te maken. Hoewel het een greenfield implementatie betreft verschilt de gemeente Heemskerk niet in bijzondere mate van andere Nederlandse gemeenten en is het de verwachting dat de opdrachtnemer zijn ervaring met implementaties bij andere gemeenten kan inzetten. In de gunningscriteria is hiervoor
ruimte gecreëerd waardoor de inschrijvers hierop kunnen worden beoordeeld. Het systeem moet ingericht en operationeel zijn (livegang) per 1 december 2022. Er wordt rekening gehouden met een testperiode van twee maanden vanaf 1 november
2022. De jaarlijkse gebruikerskosten (SaaS) worden voor het eerst in rekening gebracht met ingang van boekjaar 2023. Licentie kosten die nodig zijn voor het implementatie proces kunnen in de implementatie kosten worden verwerkt.

Het systeem moet minstens de volgende modules/ functionaliteiten kunnen bieden:
• Grootboek
• Crediteuren
• Debiteuren
• (Meerjaren-) Begroting
• Balans
• Activa
• Verplichtingenadministratie
• Factuurherkenning (via Kofax-koppeling of via SaaS-applicatie van inschrijver)
• E-facturatie
• Verkoopfacturen genereren
• Betalingsverkeer
• Budgetbewaking
• Investeringsbudgetten/ -kredieten
• Koppelingen met overige pakketten

Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van maximaal tien jaar aangevuld met de tijd nodig is voor de implementatie en de voorbereiding daarop. De beoogde looptijd van de overeenkomst is van 1 februari 2022 tot en met 31 december 2030 met een optie tot eenzijdige verlenging door de gemeente van twee keer één jaar. Gunning vindt plaats aan de inschrijver die niet is uitgesloten wegens het niet voldoen aan uitsluitingsgronden en minimumeisen en de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding  (BPKV) heeft ingediend.

Bron: Tenderned woensdag 13 oktober 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/240792