Politie wil capaciteitsmanagementssysteem vervangen
Minister van Justitie Grapperhaus heeft een brief naar de Tweede Kamer gestuurd over een beoogde inkoop van de politie voor een
capaciteitsmanagementssysteem. Dat dient voor onder meer urenregistratie en werkroosters. Over de inkoop is een BIT-advies verschenen. Ook dat is gepubliceerd als bijlage bij de kamerbrief. Dat is bijzonder kritisch over de manier waarop de aanbesteding is vormgegeven en verwacht door diverse aanbestedingskeuzes naast vendor lock in ook grote risico’s op een niet-succesvolle aanbesteding.
Met het systeem moeten 70.000 politiemedewerkers hun gewerkte uren registreren ten behoeve van salarisbetalingen. Verder wordt het systeem primair gebruikt voor het verspreiden van werkroosters en capaciteitsplanning.
Het BIT heeft geadviseerd dat de scope van het project te groot is en waarschuwt dat dat kan leiden tot tijds- en budgetoverschrijdingen. Een strategisch adviseur van de politie neemt in de politiereactie die conclusie ook over.
Maar pas als je het BIT-advies zelf leest krijg je echt een indruk van de ernst van de kritiek.
Dat Bit-advies meldt namelijk:
“Toch hebben wij ernstige zorgen of de vervanging wel binnen afzienbare tijd resultaat kan leveren en binnen budget kan worden gerealiseerd.” en dat is met redenen goed onderbouwd:
“Ten eerste zetten wij vraagtekens bij de aanbestedingskeuzen. Ten tweede denken wij dat het project al snel moeilijk beheersbaar is. Ten slotte zien wij dat de projectorganisatie de organisatorische implementatie onderschat. ”
Daarvan licht Aanbestedingsnieuws er even het eerste uit, want wat dat voor aanbestedingskeuzen zijn, is deze redactie uiteraard erg benieuwd naar.
De politie maakt op twee terreinen keuzes in de voorbereiding van de aanbesteding die een succesvolle verwerving in de weg kunnen staan.
Ten eerste is dit de keuze voor één perceel en één leverancier. Het betreft de keuze voor één perceel dat de aanschaf van het softwareproduct als SaaS-dienst en de activiteiten voor technisch en functioneel inrichten, realisatie, systeemintegratie en training combineert. Het is een begrijpelijk streven één leverancier te wensen die aanspreekbaar is op alle prestaties en die de verantwoordelijkheid neemt voor afstemming met leveranciers van deeldiensten. In dit geval heeft deze keuze echter ongewenste effecten op de uitkomst van de aanbesteding:
Hierdoor verwacht het BIT een grote kans op dat niet het best passende product wordt uitgekozen en dat de keuze voor één leverancier de kosten onnodig opdrijft en er onvoldoende sturing is op de implementatie. Ook verwacht het BIT een grote leveranciersafhankelijkheid voor langere tijd.
Het tweede terrein waarop de keuzes in de voorbereiding van de aanbesteding een succesvolle verwerving in de weg kunnen staan betreft de eisen die de politie stelt aan de levering van het softwareproduct als SaaS-dienst. Omwille van de gewenste architectuur moet dat namelijk in de public cloud zijn. Dit past nu niet goed bij wat in de markt van capaciteitsmanagementsystemen als SaaS-dienst gangbaar is. Dit kan aanleiding zijn voor marktpartijen om niet aan te bieden.
De meest verstrekkende conclusie van het BIT advies staat wat verderop en is ook gerelateerd aan de scope:
Voor een succesvolle aanbesteding en beheersbare uitvoering adviseren wij u om het project VCM te beperken tot het verwerven en inrichten van een softwareoplossing voor CM als SaaS-dienst, de ontvlechting van HRM-functionaliteit in de HRM-lijn te beleggen en de portefeuillehouder CM
verantwoordelijk te maken voor de acceptatie en organisatorische invoering.
In de samenvatting van de Minister verandert dat kritische BIT-advies in het volgende lauwe soepje:
Het Adviescollege adviseert de volgende aanscherpingen in de aanpak:
- Beperk deze aanbesteding tot het softwareproduct;
- Beperk de scope van het project;
- Beleg de verantwoordelijkheid voor invoering in de lijn/operatie.
De politie geeft aan “met de aanbevelingen goed uit de voeten te kunnen.” En de Minister heeft de afgelopen tijd met de politie overlegd om zich ervan te vergewissen dat aan de aanbevelingen van het Adviescollege recht wordt gedaan. Kortom de aanbesteding gaat gewoon door, en met maar 1 perceel.
De conclusies en aanbevelingen worden zowel door de Minister als de politie herkend en onderschreven. De politie zal op de drie door het Adviescollege genoemde risicogebieden maatregelen treffen om daarmee de slaagkans van het project te vergroten. Voor toelichting over de wijze waarop de politie de aanbevelingen zal implementeren verwijst de Minister naar de bijgevoegde reactie van de Korpsleiding.
Aanbestedingsnieuws verwacht er maar niet veel van. Oh. Behalve van de kosten natuurlijk. Daar hebben we wel hoge verwachtingen van.
Bron: Kamerstukken II, 2021/22, 29628, 1044 28 september 2021
