Marktconsultatie elektronische handtekening Zoetermeer

De gemeente Zoetermeer maakt al een aantal jaren gebruik van software om digitaal veilig en persoonlijk stukken te
ondertekenen. Deze software is inmiddels voor de laatste keer verlengd volgens de aanbestedingsregels. Ten behoeve van de continuïteit (prio 1) en rechtmatigheid (prio 2) moet er uiterlijk 1 juni 2024 een nieuwe overeenkomst voor deze oplossing zijn.

De gemeente wil de huidige mogelijkheden voor elektronische ondertekening zoals die de afgelopen  jaren is gebruikt handhaven.  Huidige functionaliteiten zijn o.a.
1. Het inrichten van eenvoudige, vaste werkprocessen per afdeling plus team is mogelijk.
2. De vaste werkprocessen hebben:
a. Een vaste ondertekenaar / vaste ondertekenaars in een vaste volgorde van ondertekening,
b. Indien nodig een vaste “Kopie naar” waar een of meer personen in geregistreerd wordt en
c. Indien nodig een sjabloon met een vaste lay-out, bijv. bij meerdere ondertekenaars.
3. Het gebruik is zowel voor functioneel beheer als voor gebruikers simpel en zo intuïtief mogelijk en plaats onafhankelijk.
4. De aanbieders kunnen alleen de ondertekenverzoeken volgen van hun eigen afdeling plus team.
5. De mogelijkheid om koppelingen te maken.

Daaraan toegevoegd vraagt de gemeente  de markt oplossingen aan te dragen voor:
1) het paraferen van bijlagen
2) de mogelijkheid om de burger digitaal een handtekening aan de balie te laten plaatsen (of een vergelijkbare oplossing)
3) Het voorzien van een eWaarmerk in officiële documenten (= onderteken namens de organisatie i.p.v. als persoon).
4) Het traceren en kunnen inzien van de logging rondom een digitaal verzonden bericht (betrokkenen, data en dergelijke) (vergelijkbaar met aangetekend analoog verzenden van berichten).

Alle communicatie naar aanleiding van deze marktconsultatie verloopt via Tenderned. Aanmelding dient plaats te vinden via de berichtenmodule van Tenderned. Heeft u naar aanleiding van dit document vragen, dan kunt u deze ook stellen via de berichtenmodule van Tenderned. Er zal kort per e-mail een terugkoppeling gegeven worden per partij hoe de  kennisuitwisseling is ervaren en wat in algemene zin de bevindingen zijn. Na de marktconsultatie zullen wij overgaan tot aanschaf van een dergelijke applicatie, via een aanbesteding of een productgerichte uitvraag.

Bron: Tenderned woensdag 26 juli 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/305323

Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 27 juli 2023