COVID-19 zelftesten in het hoger onderwijs

Het kabinet heeft aangekondigd dat zelftesten in het gehele onderwijs op korte termijn beschikbaar zullen komen. In het middelbaar beroepsonderwijs en hoger onderwijs zullen studenten en medewerkers van publiek bekostigde instellingen de mogelijkheid krijgen aangeboden zichzelf te testen op het coronavirus. Zij ( studenten en medewerkers) kunnen gebruik maken van een landelijk bestel- en leveringsportal, waarin zij bestellingen kunnen plaatsen en een set testen thuis krijgen afgeleverd. Deze bestellingen kunnen worden doorgegeven via een aanvraagportaal, dat beheerd wordt door SURF. SURF en OCW zijn op zoek naar een partij die de fulfilment, shipping en klantondersteuning ten behoeve van COVID-zelftesten naar afnemers op zich kan nemen.
Op dit moment wordt de distributie via een contract met tijdelijke aard al verzorgd, genoemd Tranche 1. Doel van deze aanbesteding is om een contract voor langere periode te sluiten.

De doelgroep bestaat uit de afnemers. In totaal zijn er aan de instellingen ca 1,5 miljoen studenten en personeelsleden verbonden. Naar verwachting zullen circa 1,1 miljoen van hen gebruik maken van het bestelportaal. Naar aanleiding van de eerste ervaringen met het portaal begin mei 2021, kan dit aantal omhoog of omlaag worden bijgesteld. Vanaf halverwege mei 2021 kan dan naar verwachting een scherper beeld worden geschetst van het verwachte aantal aanvragen.

De Opdracht bestaat uit:
a. Fulfilment
1. Aannemen en op voorraad houden van testen uit centraal magazijn;
2. Om- en verpakken van de voorraad in losse pakketten;
3. Verzendklaar maken van de bestellingen inclusief de labelling van de pakketten met aflevergegevens ten behoeve van transport;
4. Het dagelijks aanmelden van de pakketten voor pick-up bij de transporteur en het verzorgen van het fysiek ophalen van de pakketten voor de distributie.
b. Shipping
1. Ontvangen en verwerken van aanvragen middels een API koppeling met het Portaal van SURF.
2. Verzenden (vervoer en aflevering) van de bestellingen naar huisadres afnemer, of retour naar de retourlocatie van opdrachtnemer.
c. Klantondersteuning
1. App of digitale omgeving met Track & Trace functionaliteit;
2. Beantwoorden van vragen over onderdeel b. Shipping, van de opdracht;

Van de opdrachtnemer verwacht opdrachtgever dat hij de door OCW opgeslagen zelftesten welke zijn overgebleven na afronding van Tranche 1, ontvangt en opslaat in zijn eigen magazijn, vanwaar uitlevering richting afnemer plaats dient te vinden. Daarnaast dient de opdrachtnemer de pakketten zelftesten in ontvangst te nemen en op te slaan, alvorens deze gereed gemaakt worden voor uitlevering. Deze zullen aangeleverd worden door Operatie FastLane, die de opdracht tot vervoer van de zelftesten richting opdrachtnemer heeft gekregen.

Daarnaast dient opdrachtnemer de zelftesten verzendklaar te maken. Dit betekent in concreto dat inschrijver vanuit het Portaal, zoals door SURF ingericht, bestellingen ontvangt, en de zelftesten verzendklaar maakt voor verzending richting de afnemer. Op dit moment geschiedt uitlevering door Operatie FastLane aan opdrachtnemer in cycli van twee weken. Dit betekent niet dat er maar eens in de twee weken gereden wordt, maar dat er op moment A wordt bepaald hoeveel tests worden uitgeleverd aan de diverse afnemers voor de uitlevering vanaf A+2 weken. De geleverde zelftesten zijn namelijk niet allemaal gereserveerd voor de onderhavige opdracht, maar bijvoorbeeld ook voor uitlevering in het voortgezet onderwijs.

Buiten scope
Expliciet buiten scope zijn:
– De inkoop van zelftesten zelf;
– Het afhandelen van ‘medische’ vragen ten aanzien van bijvoorbeeld het gebruik van de zelftesten of vragen ten aanzien van het resultaat van de zelftesten;
– Afhandelen van vragen ten aanzien van het portaal. Afnemer dient hiervoor rechtstreeks contact op te nemen met SURF.

Voor deze opdracht dient opdrachtnemer in ieder geval 4 zelftests per zending af te leveren (4 per pakket/poststuk). Hiermee heeft de afnemer voldoende voor twee weken gebruik (2 tests per week). Het streven is om meerdere weken vooruit te kunnen leveren, in de vorm van 8 zelftests per zending. Dit is voldoende voor 4 weken gebruik. De verwachting is dat dit vanaf begin juni mogelijk gaat worden, maar dit is nog afhankelijk van het precieze aantal testen dat geproduceerd en geleverd kan worden door de fabrikanten van zelftesten en de ontheffingen die hiervoor nodig zijn vanuit het ministerie van VWS. Hierbij is het
van belang om aan te geven dat de specificaties en afmetingen van de testen per fabrikant kan verschillen.

De af te sluiten raamovereenkomst heeft een initiële looptijd tot en met 31 augustus 2021. De raamovereenkomst eindigt van rechtswege na het verstrijken van de looptijd zonder dat opzegging vereist is. De opdrachtgever kan de raamovereenkomst éénmaal met één collegejaar verlengen (2021/22). Hierbij blijft onverkort van kracht dat deze na het verstrijken van elke verlengde looptijd van rechtswege afloopt zonder dat opzegging vereist is. De aanbesteder volgt de aanbestedingsprocedure voor sociale en andere specifieke diensten.

Bron: Tenderned 4 mei 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/226947