IBM Maximo – licenties, subscription en support – Waterschap Vechtstromen

Vechtstromen maakt nu gebruik van IBM Maximo On-Premise software-oplossingen waarbij de leveringsvorm o.a. licenties (Support & Subscription) is. Op dit moment heeft Vechtstromen de volgende IBM Maximo licenties in eigendom. Alle aanwezige licenties vallen onder een actief onderhoudscontract.
5x IBM Maximo Asset Management Authorized User License + SW Subscription & Support 12 Month                                                 15x  IBM Maximo Asset Management Limited Use Authorized User License + SW Subscription & Support 12 Month                     42x  IBM Maximo Asset Management Express Use Authorized User License
9x IBM Maximo Asset Management Express Use Concurrent User License + SW Subscription & Support 12 Months
NB. Bovenstaand overzicht is de situatie in april 2022. Bij opdrachtverstrekking worden de op dat moment benodigde aantal licenties meegenomen (kleine mutaties gedurende de looptijd van de overeenkomst, maximaal 20%, ten opzichte van bovengenoemde aantallen zijn mogelijk). Alle bovengenoemde licenties verlopen per 1 januari 2023.

Vechtstromen heeft op dit moment een Software Subscription & Support contract (onderhoudscontract) voor de IBM Maximo. Dit onderhoudscontract bevat de volgende elementen:

• Telefonische ondersteuning van maandag t/m vrijdag tijdens kantoortijden van 08:30 tot 17:00 uur, exclusief nationale feestdagen.
• Foutherstel; indien fouten ontdekt worden in de software, worden oplossingen (fixes) geleverd in de vorm van een patch of bugfix.
• Alle upgrades en updates die door IBM worden vrijgegeven ten behoeve van de door Vechtstromen aangeschafte software, zullen op verzoek verstuurd worden naar Vechtstromen.
• Voor severity 1 meldingen (volledige verstoring van de dienst) wordt daarnaast 24/7 support geleverd aan Vechtstromen.

Op dit moment maakt Vechtstromen gebruik van de dienstverlening van MACS ten aanzien van IBM Maximo oplossingen in de vorm van een overeenkomst waarin een vooraf vastgesteld aantal uren/dagen is afgestemd. Dit valt buiten de scope van de aanbesteding. Daarnaast bestaan de huidige dienstverlening uit telefonische ondersteuning (ma t/m vr), patches en bugfixes, upgrades en updates.

Op dit moment heeft Vechtstromen niet het voornemen om de huidige licenties, het bijbehorende onderhoud  en de dienstverlening te wijzigen (kleine mutaties uitgezonderd). Het gevraagde per 1 januari 2023 blijft daardoor gelijk aan de huidige situatie. Als gevolg van een veranderende behoefte en technische ontwikkelingen op het gebied van de huidige en nog aan te schaffen oplossingen binnen de IBM-Maximo productfamilie behoud Vechtstromen zich het recht voor om gedurende de looptijd van de overeenkomst het aantal en type licenties / abonnementsvorm en bijbehorend onderhoud aan te passen. Daarnaast wordt verwezen naar het Programma van Eisen.

De afgelopen jaren zijn de uitgaven, die gerekend worden tot de scope van de opdracht, circa €60.000,- ex BTW per jaar.
Het geraamde volume is aan fluctuatie onderhevig. De gegevens zijn gebaseerd op een schatting. Hier kunnen geen rechten aan worden ontleend. Het waterschap is een dynamische organisatie die voortdurend inspeelt op de veranderingen in haar omgeving. Dat heeft tot gevolg dat zij van haar partner een flexibele opstelling verwacht. De maximaal af te nemen hoeveelheid binnen deze overeenkomst bedraagt €500.000,- exclusief BTW.

De overeenkomst heeft een looptijd van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2024. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze raamovereenkomst eenzijdig en onder gelijkblijvende voorwaarden te verlengen met twee maal twaalf maanden met het voorbehoud dat de aangegeven duur van een hierboven aangegeven verlengperiode korter kan zijn als deze verlengperiode fungeert om de overgang naar een nieuwe oplossing te overbruggen, zoals bijvoorbeeld wanneer het waterschap wenst deel te nemen aan een gelijkwaardige gemeenschappelijke aanbesteding. De aanbestedende dienst volgt voor deze aanbesteding de Europese openbare procedure.  Gunning vindt plaats aan de inschrijver met de inschrijving met de vanuit het oogpunt van opdrachtgever economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Bron: Tenderned dinsdag 31 augustus 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/270636