Intranet Stichting ROC Drenthe
Uit het Medewerkers Tevredenheid Onderzoek (MTO) in 2020, waaraan bijna 80% van de medewerkers van Drenthe College heeft meegedaan, bleek dat interne communicatie werd gezien als het belangrijkste verbeterpunt binnen DC. Deze constatering was aanleiding voor een onderzoek naar tevredenheid over communicatiemiddelen en –processen die worden gebruikt voor het verstrekken van taakinformatie, beleidsinformatie en beheerinformatie en door middelen die gebruikt worden om samen te werken. Het onderzoek is uitgevoerd in de periode van 9 december 2021 t/m 26 januari 2022. Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers matig tevreden zijn over de informatievoorziening binnen Drenthe College. Een ruime meerderheid van de respondenten vindt benodigde informatie niet via de daarvoor bedoelde kanalen, maar door navraag te doen bij collega’s.
Volgens de theorie een natuurlijke reactie: Als mensen behoefte hebben aan informatie, maar ze kunnen deze niet voldoende vinden via de formele media, dan gaan ze op zoek via informele communicatie. De mogelijkheden van intranet worden onvoldoende benut. Naast intranet voor medewerkers heeft Drenthe College ook een intranet voor studenten. Hoewel er geen analyses beschikbaar zijn over het gebruik van dit middel, bestaat de indruk dat studenten hier weinig gebruik van maken. Een aantal interviews met studenten in juni 2022 bevestigt dit. Studenten geven aan de startpagina van intranet te gebruiken om naar andere programma’s te gaan (Magister, On Stage). Alle informatie die zij nodig hebben, zeggen zij te krijgen van hun docenten en loopbaanbegeleiders. Met name via mail en ook via WhatsApp. De informatievoorziening voor nieuwe studenten gaat via brieven, is arbeidsintensief en roept bovendien veel vragen van studenten op.
Na consultatie van een aantal collega ROC’s die met soortgelijke problemen kampten heeft Drenthe College de ambitie om met een sociaal intranet een platform te faciliteren waar zowel de medewerkers als studenten gebruik van kunnen maken. Dat betekent dat er een verandering moet plaatsvinden in het aanbieden van en de opslag van informatie. De informatie moet op een eenvoudige en intuïtieve manier kunnen worden gevonden zonder er lang naar te hoeven zoeken. Daarnaast moet de informatie op maat worden aangeboden. Niet alleen moet de informatie vindbaar zijn, het moet ook eenvoudig zijn om informatie vanaf elk device toe te voegen of aan te passen indien men daartoe gerechtigd is. Het sociaal intranet moet ervoor
zorgen dat de gebruiker gemakkelijk bij de relevante informatie kan komen en moet de gebruiker ondersteunen in het werk of de studie. Het sociaal intranet moet daarmee bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen van Drenthe College, een toegangspoort naar waardevolle informatie en programma’s zijn en bijdragen aan de sociale interactie tussen de
diverse gebruikers.
Het doel van deze aanbesteding is het contracteren van een dienstverlener die het intranet opnieuw kan inrichten om de informatiestroom voor medewerkers en studenten te verbeteren. Daarnaast is Drenthe College op zoek naar een partner die meedenkt en adviseert over optimalisatiemogelijkheden en verbeteringen gedurende dit proces.
De duur van de af te sluiten raamovereenkomst is gesteld op twee jaar met de eenzijdige optie van opdrachtgever om deze drie keer met twaalf maanden te verlengen. De raamovereenkomst treedt per 14 november 2022 in werking. Onder de raamovereenkomst vallen de jaarlijkse licentiekosten. Aanbestedende dienst hanteert voor deze overeenkomst een langere periode, omdat het hier een implementatie betreft waar veel tijd en geld mee gemoeid is.
Bron: Tenderned dinsdag 30 augustus 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/270892
NDR: Niks mis mee toch als collega’s elkaar een beetje op weg helpen? Als je zo’n informeel circuit formaliseert ben je een stuk goedkoper uit. Bovendien bestaan er drie manieren van leren (na-apen, a.d.h.v. instructies en zelf uitvogelen). Mensen gebruiken dat kriskras door elkaar. Wil je het maximale effect bereiken dan moet je alles op alle drie manieren aanbieden.