Enterprise content management – Openbaar Ministerie

Het nieuwe Wetboek van Strafvordering wordt 1 januari 2026 van kracht. Het OM moet haar werkwijze en ICT-systemen vanaf nu daar op voorbereiden. De oude OM-systemen zijn toe aan vervanging en ook de papieren werkwijze is nog niet aangepast aan de digitale wereld en het nieuwe wetboek. Het OM heeft hiertoe in 2020 een strategie en meerjarenplan laten opstellen voor de vernieuwing richting 2027. Voor de periode 2020-2027 zijn hierin zeven thema’s geïdentificeerd die relevant zijn:
• Verbeteren van de informatiepositie van OM medewerkers;
• Meer eenheid van beleid en leiding met behoud van professionele ruimte;
• Doelmatige en betrouwbare uitvoering van OM kerntaken;
• Versterken van de ketensamenwerking;
• Verdergaande digitalisering van alle werkprocessen;
• Verbeteren van de informatievoorziening richting slachtoffers, verdachten en veroordeelden;
• Vergroten van de digitale weerbaarheid van het OM (cyber security).

Het OM gaat de komende jaren aan de slag met vernieuwing van haar primair proces systemen. De vernieuwing vindt plaats onder architectuur waarbij herbruikbare bouwstenen in verschillende IV-ketens ingezet kunnen worden. In het systeemlandschap van het OM ontbreekt op dit moment een toekomst vaste oplossing voor Enterprise Content Management (ECM). Met name content uit de categorie multimedia levert voor het OM aanvullende eisen en wensen op.

Het OM definieert ECM als: “Het beheren van de volledige levenscyclus van ongestructureerde informatie die binnen een organisatie wordt gebruikt”.
Ongestructureerde informatie behelst alle informatie die niet direct als veld of velden in een database benaderbaar is maar als ‘bestand’ te typeren is. Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten (afbeeldingen, video’s en geluidsfragmenten, en bijvoorbeeld Office-documenten van het type Word (.docx), Excel (.xlsx) etc., maar ook PDF, XML, emailberichten). Omdat het OM verschillende soorten zaken afhandelt, verschilt ook de omvang en levensduur van de informatie die in een zaak gebruikt wordt behoorlijk. In het ene dossier gaat het om een handjevol gegevens en een enkele foto en in meervoudige strafzaken gaat het om duizenden documenten, geluid en video opnamen die voor lange tijd bewaard en beschikbaar dienen te blijven. Bovendien zijn dataclassificatie en de daarbij horende maatregelen verschillend (bijvoorbeeld winkeldiefstal versus
ondermijning), terwijl het proces in hoge mate gelijk is. Dat vraagt om veiligheidsmaatregelen met een hoge mate van granulariteit voor de gebruikers en de bijbehorende maatregelen.

Opdrachtgever zoekt een oplossing die in staat is om verschillende vormen van informatie duurzaam op te slaan, en beschikbaar te stellen, zowel direct aan gebruikers, als aan andere applicaties (zoals Case Management) of aan koppelvlakken in de strafrechtketen.  De gehele set eisen en wensen van de opdrachtgever staan beschreven in “Eisen en Wensen ECM”.

De volgende aan ECM gerelateerde activiteiten en diensten vallen binnen de scope van deze aanbesteding en de eventueel daaropvolgende dienstverlening:
• Gebruiksrecht op Standaardprogrammatuur voor Enterprise Content Management (ECM) in de vorm van tijdelijke licenties (huur) en/of de aanschaf van eeuwigdurende licenties (afhankelijk van hetgeen inschrijver aanbiedt), inclusief eventuele third party software;
• Onderhoud en support (waaronder updates, upgrades, patches, etc. en mogelijkheid voor (helpdesk)ondersteuning);
• Installatie en configuratie ondersteuning (optionele Opdracht);
• Training en opleiding (optionele Opdracht);
• Adviesdiensten (optionele Opdracht).

Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst voor de omschreven en gespecificeerde dienstverlening met één inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) voor de opdracht heeft uitgebracht. De economische meest voordelige inschrijving wordt vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
De overeenkomst is een raamovereenkomst. Ingangsdatum van de overeenkomst is voorzien op 6 januari 2023. De beoogde overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van drie jaar gerekend vanaf het moment van start Pilot.  Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om na de initiële periode de overeenkomst met telkens één jaar te verlengen. Deze optie van een jaarlijkse verlenging, die kan leiden tot een langere duur dan het maximum van vier jaar voor raamovereenkomsten zoals de Aanbestedingswet bepaalt, wordt gehanteerd omdat wel is te voorzien dat het IT-landschap voor strafzaken zich de komende drie jaar verder ontwikkelt, maar nog niet is te voorzien of de ontwikkeling van een met ECM gelijkwaardige oplossing gelijk oploopt met die ontwikkeling.

Bron: Tenderned zondag 28 augustus 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/270595

Zie ook: https://www.computable.nl/artikel/opinie/datamanagement/7183000/1509029/ecm-is-dood-leve-informatiemanagement.html Hoewel we titels met vraagtekens haten.