Schoonmaakonderhoud en gevelmanagement KNAW (Hubrecht Instituut)

De locatie waar deze aanbesteding betrekking op heeft is de Uppsalalaan 8 te Utrecht. Hier zijn twee onderzoeksinstituten van de De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) gevestigd:
– Het Hubrecht Instituut voor Ontwikkelingsbiologie en Stamcelonderzoek (– bouwdeel A, B en E);
– Het Westerdijk instituut bouwdeel C en D.
– Een aantal onderzoeksafdelingen van het Universitair Medisch Centrum Utrecht (RMCU) huren etage 4 en 5 van bouwdeel E.
Contractpartner voor de gehele locatie zal het Hubrecht Instituut zijn. Het complex maakt deel uit van het Utrecht Science Park (USP). In de afgelopen jaren zijn beide instituten gegroeid en is de organisatie geprofessionaliseerd. Circa 800 medewerkers, studenten en bezoekers maken dagelijks en beperkter in de weekeinden gebruik van de gebouwen. Naast kantoorruimten zijn er laboratoria, microscoopruimten, mediakeuken, onderzoeksfaciliteiten, centrale en technische ruimten, bedrijfsrestaurant en vergaderfaciliteiten. Het in de kelder gevestigde auditorium is geschikt voor het ontvangen van grote groepen. De diverse vergaderzalen worden dagelijks gebruikt. Er vinden regelmatig bijeenkomsten en congressen plaats. De vergaderzalen worden vaak geboekt door zowel interne als externe gebruikers. Dit gebied is rookvrij.
Het doel van de huidige aanbesteding is het sluiten van een Overeenkomst tussen aanbestedende dienst en één of twee ondernemers voor de uitvoering van het schoonmaakonderhoud en gevelmanagement die voldoen aan alle specificaties, eisen en toezeggingen behorende bij deze uitvraag, volgens de procedure zoals beschreven in de aanbestedingsdocumenten, inclusief de (eventuele) Nota(‘s) van Inlichtingen.

De belangrijkste aandachtspunten liggen bij de kwaliteit van de schoonmaak en gevelmanagement, flexibiliteit en de juiste kennis van het complex aan de Uppsalalaan. De inzet van dienstverlenende opgeleide medewerkers die gebruik maken van passende middelen en materialen vragen om een goede aanpak van de dienstverlener. Een goede communicatie en afstemming met de contactpersoon van de opdrachtgever over planning, adequate opvolging bij klachten is noodzakelijk. Aanbestedende dienst zal een wachtkamerovereenkomst van twaalf maanden sluiten met de ondernemer wiens inschrijving als nummer twee uit de beoordeling komt. De aanbesteding is opgedeeld in twee percelen.

• Perceel 1: Schoonmaakonderhoud 
• perceel 2: Gevelmanagement.

Omdat gevelmanagement en schoonmaken van kantoren inclusief laboratoria verschillende specialistische dienstverlening is, er (mogelijk) andere ondernemers geïnteresseerd zijn in schoonmaakonderhoud en gevelmanagement, en er andere CPV-codes voor zijn, worden zij als aparte percelen uitgevraagd. Er is geen limiet aan het aantal percelen waarop u mag inschrijven. Er is geen limiet aan het aantal percelen dat gewonnen kan worden door dezelfde inschrijver. Het is echter niet toegestaan om onder
voorwaarde van winst in te schrijven: u mag dus niet op beide percelen inschrijven onder de voorwaarde dat u alleen bereid bent opdrachtnemer te worden als u beide percelen wint. Door op beide percelen in te schrijven, accepteert u het risico dat u slechts één van de twee percelen wint.

De af te sluiten overeenkomst heeft een initiële looptijd van drie jaar, waarbij geldt dat er voor aanbestedende dienst de mogelijkheid is om de overeenkomst eenzijdig driemaal met één jaar te verlengen. De aanbestedende dienst beoogt de overeenkomst in te laten gaan op 1 september 2022. De overeenkomsten worden conform de specificaties en voorwaarden van aanbestedende dienst afgesloten met de ndernemer(s) wiens inschrijvingen als beste wordt beoordeeld op basis van de
beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). De gevolgde procedure hierbij is de Openbare procedure. De geraamde kosten voor perceel 1: schoonmaakonderhoud zijn ca. €300.000,- (excl. btw) per jaar en binnen perceel 2 : Gevelmanagement is dit €30.000,- (excl. btw) per jaar. Nadere specificatie van de gewenste dienstverlening is opgenomen in de Programma’s van Eisen (PvE).

Het doel van de te houden schouw is geïnteresseerden de mogelijkheid te bieden de situatie omtrent de gevraagde dienstverlening op locatie te kunnen bepalen. Aanmelden voor de Schouw dient uiterlijk 25 februari 2022 te gebeuren via de berichtenbox van Tenderned. Er mogen maximaal twee personen per geïnteresseerde bij de schouw aanwezig zijn. Bij uw schriftelijke aanmelding via Tenderned dient u de namen te geven van de personen die namens uw organisatie komen. Personen die voor de schouw komen melden zich bij binnenkomst onder vermelding van hun naam, organisatie uit wiens naam zij komen, en dienen zich desgevraagd te kunnen legitimeren met een geldig paspoort/identiteitsbewijs.
De schouw is opgesplitst in twee dagen, wat betekent dat op 1 maart 2022 de schouw plaats vindt voor perceel 1: schoonmaakonderhoud en voor perceel 2: Gevelmanagement is de schouw op 2 maart 2022 gepland. Wanneer een inschrijver geïnteresseerd is in beide percelen, mag er aangemeld worden voor beide schouw momenten. Tijdens de schouw zullen er geen inhoudelijke vragen beantwoord worden; alle vragen, ook met betrekking tot de schouw, dienen schriftelijk te worden gesteld Tijdens de schouw mogen enkel foto’s/filmopnames en ander beeldmateriaal worden gemaakt voor eigen gebruik. Beeldmateriaal mag op geen enkele wijze verspreid worden of voor doeleinden buiten deze aanbesteding gebruikt worden. Het opnemen van beeldmateriaal in de inschrijving voor deze opdracht, enkel gericht aan aanbestedende dienst, is wel toegestaan.
In het geval in strijd met bovenstaande spelregels wordt gehandeld kan een geïnteresseerde de toegang tot de locatie worden ontzegd en/of kan de geïnteresseerde worden gediskwalificeerd voor verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor deze spelregels eenzijdig te wijzigen.

Bron: Tenderned zaterdag 19 februari 2020 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/252876