Vaste telefoniedienst Instituut Fysieke Veiligheid
De vaste telefonievoorziening van het IFV kenmerkt zich door zwaar verouderde infrastructuur en een toenemend aantal verstoringen. Deze vaste telefonie bestaat uit meerdere contracten met verschillende looptijden. De opdracht in deze niet- openbare aanbesteding behelst uitvoering van de volgende diensten:
a) De twee bestaande vaste telefooncentrales van het IFV vervangen door één telefonie voorziening vanuit de cloud (telefonie als dienst). Bij de nieuwe voorziening is het onderhoud en beheer aan de telefonievoorziening inbegrepen. De nieuwe vaste telefoniedienst dient de huidige oplossing te vervangen.
b) Zorgen voor soepele transitie van de bestaande vaste telefoonvoorziening naar de nieuwe vaste telefoniedienst in de cloud.
Hierbij zijn een aantal randvoorwaarden en/of uitgangspunten van toepassing:
• Borging van de bereikbaarheid van het IFV, met daarin een aantal vaste functionaliteiten, zoals rechtstreekse klantingangen, een helpdesk, centrale receptie, manager-secretariaat schakeling en vaste voorzieningen (zoals deuropeners).
• De geboden vaste telefoniedienst moet schaalbaar zijn. Het IFV moet als instituut voor crisisbeheersing op elk gewenst moment kunnen opschalen als de situatie daar om vraagt. Op het gebied van (vaste) telefonie (voorziening(en) kan dit betekenen dat een tijdelijke crisisorganisatie moet worden voorzien van telefoniediensten. Het betreft uitbreiding van de functionaliteit in de nieuwe situatie.
• Het IFV wil graag overstappen op een nieuw 088 nummerplan. Dit moet binnen de nieuwe overeenkomst worden uitgevoerd met behoud van een aantal bestaande regio gebonden nummer(reeksen).
• Het IFV streeft naar een optimale vast-mobiel integratie binnen de mogelijkheden. Het IFV realiseert zich dat er beperkingen zijn zolang het IFV aparte contracten voor mobiele telefonie afneemt. Desondanks is het IFV op zoek naar optimale integratie
door de inzet van een app op de mobiele telefoons waarmee de integratie tot stand gebracht wordt. Het IFV wenst dat medewerkers vanuit één IFV-identiteit kunnen communiceren (oproepen vanuit een hoofdnummer) en mogelijkheden biedt zoals groep schakeling, doorverbinden, uniforme contactenlijst.
• De receptie van het IFV heeft waar mogelijk inzicht in de bereikbaarheid van medewerkers.
• Steeds meer organisaties zijn via meerdere klantcontactkanalen centraal te bereiken (spraak, (web)chat, e-mail, Whatsapp, social media etc.). Ook het IFV verwacht in de toekomst meerdere contactkanalen integraal te gaan afhandelen. Dit zal bij
aanvang van het nieuwe contract niet in gebruik worden genomen, maar het is wenselijk dat dergelijke diensten in de toekomst afgenomen kunnen worden. De nieuwe vaste telefoniedienst (als dienst vanuit de cloud) kan volledig naast de bestaande
omgeving worden opgebouwd, wat in de optiek van het IFV voordelen met betrekking tot de migratie met zich meebrengt. Dit is de startsituatie waarbij het IFV zoveel mogelijk overgaat ‘as is’. In diverse nog te benoemen vervolgfasen zal het IFV op basis van het bereikbaarheidsbeleid en waar nodig op basis van de nieuwe koers van het IFV de telefonische dienstverlening verder inrichten. De dienst die wordt afgenomen is toekomst-vast en waarborgt de bereikbaarheid van het IFV. De dienst is flexibel en schaalbaar. Op deze manier is het IFV in staat in te spelen op toekomstige organisatieveranderingen. De geschatte waarde van de opdracht, over de looptijd van vijf jaar bezien, wordt geschat op €275.000,-. Het IFV is van plan om een overeenkomst te sluiten met één opdrachtnemer. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van vijf jaar. De overeenkomst gaat in op 15
mei 2022 en eindigt van rechtswege op 15 mei 2027. Het IFV heeft de mogelijkheid om de overeenkomst vier keer onder dezelfde voorwaarden te verlengen met een periode van maximaal twaalf maanden.
Het IFV beoordeelt de ingediende aanmeldingen allereerst aan de hand van de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Indien het aantal gegadigden waarop geen van de uitsluitingsgronden van toepassing is en dat aan de geschiktheidseisen voldoet groter is dan vijf, dan worden de aanmeldingen van deze gegadigden beoordeeld aan de hand van de selectiecriteria. De vijf gegadigden die de hoogste score hebben behaald op de selectiecriteria worden door het IFV gelijktijdig en schriftelijk uitgenodigd om een inschrijving in te dienen. De inschrijvingen in de gunningsfase worden beoordeeld aan de hand van het gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).
Bron: Tenderned zondag 19 december 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/247413