Verkoopsysteem ( SAAS) voor zwembaden en boswinkel Amsterdam

In het kader van deze openbare aanbesteding heeft de gemeente Amsterdam het voornemen een verkoopsysteem voor zwembaden en de boswinkel in te kopen. De Opdracht bestaat uit het verzorgen van een dienst. Binnen het cluster Sociaal is de directie Sport en Bos onder andere verantwoordelijk voor het beheren en verhuren van de zwembaden en de boswinkel. Binnen de gemeente Amsterdam zijn een aantal zwembaden die onder het beheer van de gemeente vallen en een aantal niet-gemeentelijke zwembaden. De volgende zwembaden zijn in beheer bij de gemeente: Flevoparkbad, het  Mirandabad,
Noorderparkbad, Brediusbad en Zuiderparkbad. De afgelopen jaren heeft de applicatie Recreatex de front – en backoffice faciliteit verzorgd voor het Kassasysteem van de zwembaden van Amsterdam en sinds kort ook voor de boswinkel. Inmiddels zijn de wensen van zowel de bezoekers van de zwembaden als de medewerkers dusdanig veranderd dat er gekeken moet worden welke functionaliteiten er momenteel geboden worden in de markt. De wens vanuit het cluster Sociaal is om met een aanbesteding tot een nieuwe overeenkomst te komen. 

De nieuwe informatievoorziening dient te voorzien in de volgende kernfunctionaliteiten:
1) Kassasysteem (zwembad en boswinkel);
2) Reserveringsysteem (zwembad en boswinkel);
3) Website (webshop) zelfserviceklant;
4) Webshop boswinkel;
5) Leerlingvolgsysteem zwemles (ook voor schoolzwemmen);
6) Voorraadsysteem;
7) Rapportage management (incl. dashboards);
8) Integratie met de toegangssystemen.

De gemeente heeft het voornemen met de aanbestedingsprocedure één overeenkomst te sluiten met één opdrachtnemer welke dient zorg te dragen voor stabiliteit en continuïteit van de gevraagde dienstverlening. Opdrachtnemer dient flexibel en proactief om te gaan met wijzigende marktomstandigheden en wijziging in wet- en regelgeving gedurende de gehele looptijd van de
overeenkomst. Gelet op het feit dat de huidige situatie zich geruime tijd voordoet, is de wens om eind 2021 een nieuwe overeenkomsten af te sluiten. Na gunning zal een nadere datum worden gecommuniceerd. In het kader van deze aanbesteding is de gemeente van plan een applicatie voor een verkoopsysteem voor Zwembaden en de Boswinkel in te kopen, met inbegrip van ondersteunende en aanverwante dienstverlening. De nieuwe informatievoorziening is initieel voor de Boswinkel en de
volgende zwembaden: Flevoparkbad, De Mirandabad, Noorderparkbad, Brediusbad en Zuiderparkbad.
De gemeente kent ook een aantal zwembaden welke (nog) niet in (eigen-) beheer zijn. Er moet een mogelijkheid zijn om deze zwembaden op een later moment door de gemeente onderdeel te laten worden van de door uw aangeboden oplossing. Indien dit het geval is dan zullen deze zwembaden aan de overeenkomst worden toegevoegd.

De ICT Prestatie valt op hoofdlijnen als volgt samen te vatten:
1. Een operationele applicatie (Verkoopsysteem) voor Sport & Bos is binnen tijd en budget gerealiseerd;
2. De migratie van de gegevens en relaties/verbanden van huidige applicatie naar de nieuwe applicatie is uitgevoerd en succesvol afgerond;
3. Het gebruik (leveren van de gebruiksrechten) van de benodigde software/applicatie, hosting en onderhoudsdienstverlening voor de duur van de overeenkomst.
4. Alle rechten van (eind)gebruikers en beheerders correct zijn ingesteld;
5. Alle in het Programma van Eisen (Bijlage 1) omschreven koppelingen zijn gerealiseerd,
6. De (service) afspraken en KPI’s zodanig zijn ingericht dat erover gerapporteerd en bijgestuurd kan worden met een Service Level Agreement (SLA)
7. Na oplevering maar voor “livegang ”er een pen & hacktest (PH test) is uitgevoerd door de leverancier. Deze PH test dient door de opdrachtgever als akkoord te worden aangemerkt, eventueel voorzien van opmerkingen;
8. Dat er één test rapportage is opgemaakt conform de uitgangspunten van de SLA. Vanuit deze rapportage moet het duidelijk zijn of de KPI’s wel/niet zijn gehaald;
9. De werkafspraken en procedures tussen beide partijen zijn in de Dossier Afspraken en Procedures (DAP) beschreven.
10. Twee functioneel beheerders en twee Key-users van de gemeente zijn opgeleid in het gebruik en beheer van de applicatie. Dit is van toepassing voor de projectfase als ook de beheerfase;
11. Het kunnen zorg dragen dat in de toekomst functionaliteiten of de inrichting aangepast kan worden om te voldoen aan de (herziene) doelstellingen van de gemeente;
12. Het kunnen zorg dragen dat dat in de toekomst extra zwembaden, binnen de gemeente Amsterdam, op de applicatie kunnen worden aangesloten en daarvan gebruik kunnen maken;
13. Het opleveren van documentatie voor beheerders en gebruikers specifiek voor de gemeente;
14. Overleg tijdens en nazorg acceptatie van de nieuwe applicatie;
15. Opleveren (kwartaal) rapportages na Acceptatie van de ICT Prestatie;
16. Medewerking verlenen in de Exit-fase zoals vermeld in de overeenkomst.

De gemeente is voornemens de overeenkomst voor de duur van vier jaar te sluiten met een optie op verlenging van maximaal vier keer één  jaar. De overeenkomst gaat naar verwachting in  januari 2022 in. De Gemeente beoordeelt de Inschrijvingen volgens de methode “Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding”.  

Bron: Tenderned zaterdag 2 oktober 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/239824