HR- en salarisadministratie applicatie Koninklijke Bibliotheek
Naar aanleiding van aflopende overeenkomsten en de interne veranderbehoefte heeft de Koninklijke Bibliotheek (KB) besloten het HR- en Salarisadministratie systeem/systemen aan te besteden. De KB wenst een overeenkomst te sluiten met één opdrachtnemer. De KB heeft de wens om van de huidige hosted infrastructuur af te stappen en naar een Cloud oplossing over te gaan. Momenteel maakt de KB voor haar HR- en salarisdienstverlening gebruik van Exact Software. Exact Synergy voor de personeelsdienstverlening en Exact Globe voor de salarisdienstverlening. Voor Exact Globe zal de KB nog tot en met Q1 2026 verlengen waardoor ook de overeenkomst met Advisie tot die tijd zal doorlopen. Voor Exact Synergy streeft de KB ernaar de licenties en dienstverlening in het eerste kwartaal van 2025 op te zeggen. De KB ziet de volgende roadmap na contractering voor zich:
• 2024: implementatie nieuw HR-systeem, kernfunctionaliteiten, salarisadministratie, uitfasering Exact Synergy.
• 2024: implementatie salarisadministratie (indien niet haalbaar, dan in 2025).
• 2025: implementatie (optioneel) werving & selectie functionaliteit.
• 2025: implementatie (optioneel) verzuimregistratie functionaliteit.
• 2026: implementatie (optioneel) medewerkertransities (preboarding, onboarding, crossboarding, offboarding etc.).
De huidige situatie binnen de KB kent veel processen met handmatige verwerkingsstappen voor leidinggevenden en HR-medewerkers. De KB wil dit graag veranderen door meer van best practices gebruik te gaan maken, maar ook door de mogelijkheden van Manager SelfService, Employee Self-Service en het gebruik van een app te benutten.
De KB is op zoek naar één opdrachtnemer die alle gevraagde eisen bij voorkeur kan invullen met één systeem, maar dit is geen harde eis. Als inschrijver met meer dan één systeem inschrijft (met onderaannemers of bijvoorbeeld met meerdere modules*), is het wel een harde eis dat de inschrijver regievoerder is over deze systemen (de oplossing)/ onderaannemers
(en daarmee verantwoordelijk voor een goede integratie en werking van deze systemen) en dat het systeem als één systeem functioneert.
Uitgangspunt is dat persoonsgegevens binnen de EER (Europese Economische Ruimte) worden verwerkt. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER wordt niet geheel uitgesloten mits voldaan wordt aan de geldende eisen die de AVG stelt. Hiermee wenst de KB ruimte te bieden voor Inschrijvers om een (software)product (oplossing) aan te bieden dat buiten de EER is ontwikkeld.
De KB is van plan om één overeenkomst af te sluiten met een initiële looptijd van vier jaar. De verwachte ingangsdatum van de overeenkomst is 01 augustus 2024 en eindigt van rechtswege op 31 juli 2028. De KB heeft de mogelijkheid om de overeenkomst onder dezelfde condities in vier tijdsblokken van twee jaar te verlengen. De KB volgt een openbare aanbestedingsprocedure. Als criterium voor gunning wordt gehanteerd: de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned zaterdag 6
april 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/331522
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 8 april 2024