Bestuurlijk informatie systeem (BIS) Haarlem
We hebben de laatste tijd meer artikelen geplaatst over aanbestedingen voor RIS en/of BIS Systemen, en ook aanbestedingen hiervoor overgeslagen. Het is net of iedere gemeente een nieuw systeem wil Zo ook de gemeente Haarlem. Opdrachtgever Haarlem wil de informatievoorziening aan de raad en derden verbeteren en het werkproces dat hieraan is verbonden gebruiksvriendelijker, efficiënter en effectiever maken zodat:
• de griffie en de eindgebruikers (raads- en commissieleden) kunnen werken vanuit een enkelvoudige gebruikersomgeving voor de afhandeling van haar deel van het besluitvormingsproces;
• raadsleden eenvoudig stukken kunnen vinden.
De opdracht omvat het onderstaande waar opdrachtnemer voor verantwoordelijk is:
• het gebruik van de benodigde software / applicatie voor de duur van de overeenkomst;
• het opleveren van de benodigde documentatie voor beheer en gebruikers, specifiek gemaakt voor de geïnstalleerde omgeving;
• de installatie/implementatie van de gevraagde applicatie(s) en functionaliteiten;
• het implementeren en opleveren van de gevraagde koppelingen ten behoeve van gegevens uitwisseling tussen ons DMS (Verseon) en de te leveren applicatie;
• het integreren van audiovisuele functionaliteiten, geleverd door andere leverancier;
• het migreren van de bestaande gegevens (o.a. beeld en geluid, gepubliceerde vergaderingen en overige documenten) naar de gevraagde applicatie;
• het geven van de benodigde opleidingen voor beheerders en gebruikers, conform de aangeboden omgeving;
• het benodigde project management ten behoeve van de implementatie van de te leveren software / applicatie(s) en koppelingen;
• de op te leveren applicatie dient als een SaaS aangeboden te worden, inclusief bijbehorende dienstverlening (waaronder tenminste onderhoud, support, doorontwikkeling, privacy en informatiebeveiliging) voor de gemeente Haarlem.
• Opdrachtgever heeft de ervaring dat de gebruikers (o.a. gemeenteraad en griffie) veelal aanvullende wensen hebben ten aanzien van de functionele oplossing en de doorontwikkeling daarvan. Om de gebruikers daarin te kunnen voorzien wenst
opdrachtgever ruimte te creëren bij de opdrachtnemer, zodat de standaard functionaliteiten doorontwikkeld kunnen worden. Daarbij is opdrachtgever er zich van bewust dat hij kiest voor een standaard functionaliteit. Derhalve zal opdrachtnemer dergelijke vragen tot doorontwikkeling beperken tot uitdrukkelijke wensen die niet kunnen wachten tot een standaard release update.
Het huidige BIS wordt nu geleverd door twee leveranciers en de geraamde kosten per jaar zijn €108.000,-. Daarmee wordt de financiële waarde en omvang van de opdracht (exclusief optionele onderdelen c.q. wensen) geschat op €864.000,- voor de gehele looptijd van de overeenkomst inclusief optionele verlengingen. In de gewenste situatie wordt het BIS geleverd door één partij; opdrachtgever verwacht hiermee efficiënter te kunnen werken. De af te sluiten overeenkomst heeft een looptijd van vier jaar met de mogelijkheid voor opdrachtgever om de overeenkomst met twee keer twee jaren te verlengen, tegen tenminste dezelfde voorwaarden
Voor deze opdracht wordt uitgegaan van de volgende aantallen gebruikers:
• Raads- en commissieleden (ongeveer 70-75) deze zijn gekoppeld aan een of meerdere van de volgende bestuursorganen: commissie Beheer, commissie Bestuur, commissie Ontwikkeling, commissie Samenleving, Auditcommissie, rekenkamercommissie, Presidium, Seniorenconvent, werkgroep Omgevingswet en Referendumcommissie. En daarnaast zijn de
raads- en commissieleden gekoppeld aan fracties.
• Collegeleden (6)
• Griffie (12)
• Afdeling Bestuur en Communicatie (5)
• Ambtelijke organisatie (3, onderdelen adviescommissie zoals participatieraad, adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit, commissie Bezwaarschriften, Stembureau)
• Systeembeheer IV (3)
De gemeente Haarlem heeft gekozen voor de openbare procedure en gunt de opdracht op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned zondag 7 november 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/243353;