Abonnementenbeheer Smallingerland
De gemeente Smallingerland wenst met deze aanbesteding een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer voor het efficiënt faciliteren van de organisatie, het beheren van en het adviseren over (abonnementen voor) onze vakliteratuur. De opdracht abonnementenbeheer bestaat uit het beheren van de abonnementen, het bestellen en leveren van vakliteratuur, boeken, e-books, abonnementen op kennissystemen/databanken, licenties en het verlenen van bijbehorende en aanvullende diensten en werkzaamheden, zoals omschreven in het Programma van Eisen. Door een inschrijving in te dienen, stemt inschrijver in met het Programma van Eisen. Meer specifiek zijn de doelstelling van onderhavige aanbesteding de volgende:
– Constante kwaliteit (hoogstaande service en betrouwbaarheid);
– Marktconforme condities;
– Behalen van efficiency;
– Beheer en inzicht door middel van een webbased portal/systeem.
De geraamde waarde van de opdracht bedraagt naar verwachting maximaal €1.520.000,- (plafondbedrag) bij een looptijd van in totaal zesennegentig maanden.
De werkzaamheden van opdrachtnemer omvatten onder andere:
• Het voeren van proactief relatiebeheer en acteren in het belang van de opdrachtgever;
• Het beschikbaar stellen van een boekencatalogus met bestelmogelijkheid in het
systeem/portal;
• Op verzoek van opdrachtgever het opvragen en leveren van offertes bij uitgevers;
• De registratie en correcte afhandeling van orders;
• Het leveren en verzorgen van vakliteratuur (abonnementen op tijdschriften, losbladige uitgaven, seriewerken en digitale abonnementen) incl. het verzorgen van na-leveringen en éénmalige uitgaven;
• Het vermijden/verwijderen van dubbele abonnementen/lidmaatschappen indien niet nodig;
• Het controleren en betalen van facturen aan de uitgevers;
• De verzorging van één maandelijkse (verzamel)factuur aan opdrachtgever van alle geleverde bestellingen.
• Het up-to-date houden van het systeem/portal;
• Het leveren van managementinformatie uit het systeem/portal;
• Helpdeskfunctie bij problemen of wijzigingen met abonnementen, bestellingen, wachtwoorden, facturen, inloggegevens, retourzendingen enz.;
• Informatieverstrekking en advisering over (toekomstige) ontwikkelingen in de markt;
• Het (door)ontwikkelen van het beheer en onderhoud van lidmaatschappen op verenigingen van opdrachtgever.
De raamovereenkomst gaat in op 1 juli 2024 en heeft een initiële looptijd van vier jaar tot 1 juli 2028, met een optie tot eenzijdige verlenging door de gemeente Smallingerland van tweemaal twee jaar. De gemeente Smallingerland volgt voor de aanbesteding een Europees openbare procedure.
Bron: Tenderned woensdag 27 maart 2024 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/330512
Aanbestedingsnieuws 9e jaargang editie 28 maart 2024