Voorziening E-Publicatie UWV

UWV zorgt voor landelijke uitvoering van de werknemersverzekeringen en voor arbeidsmarkt- en gegevensdienstverlening. Dat doen we als zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. We voeren
wettelijke en aanvullende taken uit en richten ons op vier kerntaken. Onze visie en missie zijn hierbij leidend.

UWV maakt voor de formele communicatie uitingen met zijn klanten gebruik van verschillende kanalen: fysieke brieven via post en digitale berichten via portalen. Voor de inhoud van deze formele en gepersonaliseerde communicatie maken de bedrijfsonderdelen gebruik van zogenaamde ’brievenboeksystemen’.
Brievenboeksystemen zijn geautomatiseerde systemen waarmee brieven worden gemaakt en naar klanten worden gestuurd.
Er zijn circa 12 verschillende brievenboeksystemen binnen UWV aanwezig en dat is uit oogpunt van consistentie en beheersbaarheid een ongewenste situatie. Ook worden sommige van deze brievenboeksystemen binnenkort technisch niet meer ondersteund en is er geen ruimte om gewenste functionaliteiten (zoals inzet van voorkeurskanaal van klant) door te
voeren. Daarom is in het ‘UWV Informatie Plan (UIP) 2019-2023’ (en ook in de daaropvolgende jaren) een project opgenomen dat beoogt deze brievenboeksystemen te vervangen door één gemeenschappelijke voorziening voor E-Publicatie voor heel UWV, die het mogelijk maakt om formele gepersonaliseerde communicatie-uitingen aan de klant (kanaalonafhankelijk) te creëren, op te maken en samen te voegen.

De aanbesteding van de voorziening E-Publicatie levert een bijdrage aan de volgende organisatiedoelstellingen van aanbesteder:

• Voor de klant is communicatie mogelijk o.b.v. klantcontactvoorkeur (omnichannel strategie).
  
• Het levert een bijdrage aan de UIP-doelstellingen zoals aangegeven in UIP 2019-2023 (vereenvoudigen en moderniseren van het applicatielandschap), UIP 2020-2024 (het convergeren, vereenvoudigen en vernieuwen van het applicatielandschap en de
  brievenboeksystemen), UIP 2021- 2025 (de bestaande brievenboeksystemen binnen UWV worden vervangen en kan er op één platform een boodschap worden opgesteld die via verschillende kanalen op basis van de klantwens wordt gedistribueerd) en UIP
  2022 – 2026.
  
• Ook levert het een bijdrage aan de ambitie om onrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen en bestaande onrechtmatigheid af te bouwen.
  
• Bijdrage aan de reductie van datalekken.
  
• Continuïteit, stabiliteit en beschikbaarheid publicatie-applicatie.
  
• De gebruiksvriendelijkheid voor de UWV-medewerker zal toenemen: uniforme boodschap en meer consistentie in content regievoering.
  
• Nieuwe brieven (templates) aanmaken in het brievenboeksysteem ‘GCU’ kost veel doorlooptijd en er zijn maar enkele medewerkers die dit nog kunnen. De doorlooptijd voor aanmaken van nieuwe communicatie uitingen zal korter worden en de kennis wordt verbreed.
  

Concreet heeft Aanbesteder de het volgende inkoopbehoefte:
Het verwerven en implementeren van één gemeenschappelijke Voorziening E-Publicatie. UWV kiest voor een standaardoplossing, waarin de in de aanbestedingsstukken gevraagde functionaliteit is opgenomen. Zo min mogelijk maatwerk, voornamelijk configuratie van de software en koppelingen met bestaande materie- en bronsystemen. De Voorziening voor E- Publicatie dient tenminste functionaliteit te bevatten die het mogelijk maakt om een bericht te creëren, (indien nodig) na te bewerken is door de medewerker en ‘vormvrij’ (niet alleen als PDF) wordt doorgegeven voor opslag (/archivering) zodat het beschikbaar gesteld kan
worden voor publicatie.

Uitgangspunt is een oplossing die draait binnen het UWV datacenter bij DXC (On Premise) met daarbij de volgende wijze van contractering:
– Overeenkomst voor de aanschaf van het eeuwigdurend gebruiksrecht op de software of een term licentie. Beide vormen worden opgenomen in de uitvraag waarbij de leverancier het licentiemodel aanbiedt wat hij kan leveren. Bij een eeuwigdurend
gebruiksrecht (perpetueal licentie) is er geen vaste bepaalde contactduur, bij een term licentie (abonnementsvorm) betreft dit een periode van 5-8 jaar.
– Overeenkomst voor het jaarlijkse onderhoud en support voor een periode van 5-8 jaar. De geëiste garantietermijn is 5-8 jaar.
– Implementatie ondersteuning (tarieven voor inzet consultancy) voor een periode van 5-8 jaar (aansluiten bij onderhoud en support).

De duur van de overeenkomst bedraagt vijf jaar waarbij aanbesteder de mogelijkheid heeft om de overeenkomst na het einde van het vijfde contractjaar nog drie maal met één jaar te verlengen. De aanvangsdatum van de Overeenkomst ligt naar huidig inzicht op 1 april 2022 met als uiterlijke expiratiedatum 31 mei 2027. Aan voornoemde aanvangsdatum kunnen inschrijvers geen rechten ontlenen. De gevolgde procedure is de Europese openbare aanbestedingsprocedure. Bij deze aanbesteding wordt als gunningscriterium dat van beste prijs-Kwaliteitsverhouding (BPKV) gehanteerd.

Bron: Tenderned donderdag 22 juli 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/233702