Vervanging zaak en archiefsysteem Haarlemmermeer
Het zaak- en archiefsysteem van de gemeente Haarlemmermeer heeft jarenlang trouwe dienst bewezen, maar is ‘end-of-life’ en dient hierom vervangen te worden. Wat daarnaast meespeelt is dat er steeds meer van gemeenten gevraagd wordt, waardoor het ook een goed moment is om op zoek te gaan naar een modern, robuust en toekomstbestendig zaak- en archiefsysteem.
De gemeente heeft zichzelf ten doel gesteld om te professionaliseren in de informatiesamenleving en om haar informatie op orde te hebben. De gemeente wil niet enkel een systeem vervangen, maar wil in de toekomst de organisatie en de burger meer bieden en beter ondersteunen. De gemeente verwacht daarom een intuïtief en (technisch) modern, centraal informatiesysteem aan te schaffen. De gemeente begrijpt dat het succes van de implementatie mede bepaald wordt door haar eigen medewerkers, maar dat deze ook voor een groot deel bepaald wordt door een systeem die eenvoudig en snel in gebruik is, zodat het systeem snel en breed geaccepteerd wordt door de medewerkers. Het zaak/archiefsysteem betreft één van de belangrijkste systemen van de gemeente. En gezien de implementatie van het systeem de nodige tijd kan nemen, wil de gemeente daarna nog optimaal van het systeem kunnen profiteren. Daarom wil de gemeente een overeenkomst sluiten met één ondernemer, een overeenkomst met een initiële looptijd van zes jaar met daarna verlengingsopties van twee jaar. De inschrijvingen die voldoen na de toetsing op de uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en de vormvereisten, worden beoordeeld aan de hand van gunningscriteria. Het gunningscriterium is de economisch meest voordelige inschrijving, welke vastgesteld wordt op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).
Op maandag 14 februari 2022 of dinsdag 15 februari 2022 zal per inschrijver een demo met daarna een interview
afgenomen worden met alleen twee medewerkers van inschrijver. Andere collega’s van inschrijver zullen niet toegelaten worden tot het interview. Alleen de inschrijvers die de mogelijkheid hebben om de inschrijving te winnen zullen uitgenodigd worden. Degene die afvallen zullen hiervan op de hoogte gebracht worden. Tijdens de demo en het interview mogen de twee medewerkers alleen nadere toelichtingen geven op de inschrijving. Daarbij geldt dat wat de contactpersoon tijdens het interview vertelt onderdeel uitmaakt van de inschrijving. De contactpersoon dient daarom bevoegd te zijn uitspraken te doen waaraan de inschrijver gehouden wordt. Het is echter niet toegestaan om tijdens het interview wezenlijk af te wijken van de inschrijving. In die zin dat essentiële wijzigingen dan wel substantiële aanvullingen ontstaan op de oorspronkelijke inschrijving. De demo en het interview zal geleid worden door een gespreksleider van de gemeente en zal ook het beoordelingsteam aanwezig zijn. In principe zal alleen de gespreksleider het interview afnemen en zullen de andere leden van het beoordelingsteam luisteren, tenzij zij een nadere vraag hebben over datgene wat besproken is. Voor de demo en het interview is 150 minuten beschikbaar. Het precieze tijdstip en locatie van het interview wordt tijdig via Tenderned meegedeeld. De locatie van de demo’s en interviews zal in principe op het (tijdelijke) gemeentehuis in Hoofddorp plaatsvinden.
Bron: Tenderned zondag 21 november 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/244651