Vervanging van een financieel systeem (Saas) Flevoland
Op dit moment gebruikt de opdrachtgever Unit4 Financials als haar financiële applicatie. Door de veranderingen in de organisatie, de specifieke behoefte in de financiële verantwoording en de technologische mogelijkheden van het moment hebben verschillende afdelingen van de opdrachtgever de behoefte om de huidige financiële applicatie Unit4 Financials te vervangen door een nieuwe financiële applicatie die voorziet in de huidige wensen van de gebruikers en die past in de huidige tijdgeest. Het bestaande systeem voldoet niet meer aan de huidige gebruikersbehoefte met als gevolg dat er door de opdrachtgever schaduwadministraties buiten het financieel systeem worden bijgehouden. Daarom heeft de opdrachtgever besloten om medio 2020 een marktoriëntatie te starten of er financiële applicaties zijn, die beter in de huidige behoefte kunnen voorzien. Een belangrijke uitkomst van deze marktverkenning is dat de huidige financiële systemen die op dit moment op de markt beschikbaar zijn goed aansluiten op de hedendaagse vraagstukken van organisaties denkende aan datagedreven werken en/of sturen. De opdrachtgever is op zoek naar een applicatie die toekomstbestendig is. Daarnaast dient de leverancier (pro)actief de applicatie aan te passen wanneer er zich relevante ontwikkelingen voordoen binnen het financiële domein denkende aan wijzigingen in wet- en regelgeving.
De opdrachtgever wil een overeenkomst aangaan inclusief implementatie en inrichtingen met een maximale looptijd van tweeëntwintig jaar. Gelet op het belang van een financieel systeem voor een rechtmatige beheersing van de financiën van de opdrachtgever, de uitoefening van de publieke taak en de impact die de vervanging van een financieel systeem heeft voor de organisatie als geheel (zowel ICT-technisch, als cultureel veranderkundig, als financieel) is er voor deze maximale looptijd gekozen. De opdrachtgever acht het doelmatig om, gelet op voorgaande belangen, een overeenkomst af te sluiten voor de genoemde maximale looptijd.
Op dit moment is de financiële applicatie van de opdrachtgever van Unit4 Financials. De applicatie staat on premise en bestaat uit onder genoemde onderdelen:
• Registratie van begroting(en);
• Registratie van verplichtingen en rechten vorderingen;
• Registratie van inkomende en uitgaande facturen, betalingen;
• Registratie van crediteuren en debiteuren en;
• Financiële standaardrapportages uit Cognos BI.
Daarnaast worden door verschillende personen van de opdrachtgever schaduwadministraties bijgehouden in Excel, omdat niet alle gewenste functionaliteit binnen de huidige applicatie aanwezig is. In de huidige situatie is er een aantal koppelingen met andere systemen die in de nieuwe situatie tijdelijk of blijvend worden gecontinueerd. Deze koppelingen komen terug in het Programma van Eisen en het Programma van Wensen.
De opdracht zal de financiële verantwoording en beheer van de opdrachtgever moeten gaan bedienen, waarbij als uitgangspunt geldt dat de gevraagde opdracht/ prestatie een Software as a Service oplossing (SaaS)/Cloud betreft. De opdracht/prestatie dient de financiële processen van de opdrachtgever rechtmatig, doelmatig en doeltreffend te ondersteunen. Dit is te bereiken met een toekomstbestendig, geïntegreerd en kwalitatief goede standaardapplicatie (geen maatwerk). Met de gevraagde opdracht wil de opdrachtgever blijvend de beschikking hebben over een toekomstvast en robuust financieel systeem welke voldoet aan de eisen die onder andere in het programma van eisen zijn gesteld. Om relevante ontwikkelingen blijvend zeker te stellen is werken onder architectuur en onder beveiligingsrichtlijnen een must, waarmee verstoringen in de dienstverlening worden geminimaliseerd en/of worden voorkomen.
Er wordt gegund op basis van het criterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’, waarbij de inschrijver met de inschrijving die naar het oordeel van de aanbestedende dienst de beste prijs-kwaliteitsverhouding kent de opdracht
gegund krijgt. Er zal met één inschrijver een overeenkomst worden afgesloten.