Sanering archieven rechtsvoorgangers Hoeksche Waard
De aanleiding voor deze aanbesteding is het afsluiten van de archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Hoeksche Waard. De gemeente Hoeksche Waard is na een herindeling ontstaan per 1 januari 2019. Als gevolg hiervan zijn de archieven van de rechtsvoorgangers tot en met 2018 afgesloten. Met de archiefinspectie is afgesproken de archieven in papier af te sluiten en (op termijn) over te dragen naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief te Dordrecht.
De opdracht bestaat uit het inventariseren, schonen en saneren van de archieven. Alle archieven (hoofdzakelijk dossiermappen in archiefdozen en ordners) bevinden zich op de volgende locaties:
– Gemeentehuis Maasdam
– Gemeentehuis Oud-Beijerland
Alle te bewaren dossiers dienen materieel te worden verzorgd en te worden gestickerd. De stickers worden door de opdrachtgever versterkt. De al aanwezige dossiermappen dienen zo-nodig te worden omgepakt in zuurvrije dossiermappen, die ook door de opdrachtgever beschikbaar worden gesteld. De werkzaamheden worden, in principe, op locatie van de gemeente uitgevoerd. De archieven blijven in de gemeentehuizen van de gemeente. Voor de werkzaamheden worden werkplekken
gereserveerd. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, zonder tussenkomst van een derde partij om informatie te vertalen. Digitaliseren of kopiëren van de documenten is niet toegestaan, tenzij een exemplaar in een ander dossier toegevoegd moet worden.Per archiefdeel kunnen de werkzaamheden variëren.
De opdracht is opgedeeld in 2 percelen:
– Perceel 1: Correspondentie-archief rechtsvoorgangers
– Perceel 2: Bouwvergunningen rechtsvoorgangers
Het plafondbedrag voor perceel 1 bedraagt: €230.000,- excl. BTW. Het plafondbedrag voor perceel 2 bedraagt: €90.000,- excl. BTW. De planning wordt in onderling overleg vastgesteld met als vereiste dat de werkzaamheden uiterlijk op 31 december 2023 zijn afgerond. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 februari 2022. De overeenkomst heeft een vaste looptijd van twee jaar. De vaste looptijd van de overeenkomst eindigt van rechtswege op 31 december 2023.
Er wordt tijdens de aanbestedingsprocedure een schouw georganiseerd. De schouw staat gepland op 22 oktober 2021. Het doel van de schouw is de potentiële inschrijvers in de gelegenheid te stellen zich een goed beeld te vormen van de opdracht. De schouw zal plaatsvinden op de volgende locaties:
Gemeentehuis Hoeksche Waard Sportlaan 22 3299 XG Maasdam
Gemeentehuis Hoeksche Waard W. Van Vlietstraat 6 3262 GM Oud-Beijerland
Potentiële inschrijvers kunnen zich aanmelden voor de schouw via de berichtenbox van TenderNed tot uiterlijk 14 oktober 2021. Er mag één persoon van de potentiële inschrijver aanwezig zijn bij de schouw. Na aanmelding wordt een tijdslot medegedeeld voor de schouw.
De aanbesteding vindt plaats door middel van een Europese openbare procedure. De economisch meest voordelige inschrijving wordt voor deze opdracht vastgesteld op basis van het gunningscriterium laagste prijs.
Bron: Tenderned zaterdag 9 oktober 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/240536