Marktconsultatie beeldbellen gemeente Súdwest-Fryslân
De gemeente Súdwest-Fryslân wil een onderzoek doen naar beeldbellen. Beeldbellen is een manier waarop inwoners of klanten digitaal contact kunnen hebben via video en geluid, vergelijkbaar met een bezoek aan het gemeentehuis. Tijdens het beeldbellen kunnen bestanden worden gedeeld. Beeldbellen is veilig omdat er (als dat nodig is) wordt ingelogd met DigiD. De gemeente wil beeldbellen toevoegen aan de al bestaande manieren om in persoon aan de balie geholpen te worden.
Op dit moment gebruikt de gemeente Microsoft-teams voor beeldbellen met leveranciers en collega’s onderling. Daarnaast wordt voor het maken van afspraken gebruik gemaakt van het JCC afsprakensysteem. Koppeling met dit systeem is vereist.
Het is de wens van de gemeente dat de klant zich kan identificeren en documenten kan uitwisselen, net zoals bij fysiek klantcontact. De klant kan het document zelf opslaan voor eigen gebruik en de ambtenaar kan het aangeboden document verwerken in de eigen (vak)applicaties. Er blijven na het gesprek geen bestanden achter in de toepassing voor beeldbellen. Voor een volledige vervanging van het fysieke contact is het een wens dat de klant ook betalingen kan doen via de beeldbel-voorziening.
De klant kan zelf of via het KCC een afspraak maken in het JCC afspraken portaal. Dit is de toepassing die de gemeente gebruikt voor het maken van onder andere afspraken bij de publieksbalie. Vlak voor de afspraak logt de klant in op het systeem. Hiervoor is het niet nodig dat de klant zelf software moet installeren. Vóór dat het gesprek begint kan de klant de eigen video en audio testen. Zodra de afspraak begint wordt de klant betrokken in de afspraak op initiatief van de ambtenaar.
De gemeente Súdwest-Fryslân is momenteel bezig met de voorbereiding van een aanbesteding voor de aanschaf van een applicatie voor beeldbellen en wilu hierbij graag uitnodigen om deel te nemen aan een marktconsultatie. Het doel hiervan is het toetsen van de voorlopige ideeën en doelstellingen met betrekking tot de komende aanbesteding aan de markt.
Daarnaast wil Súdwest-Fryslân inzicht verkrijgen in kansen en risico’s die door de markt worden gezien met betrekking tot de opdracht en/of de aanbesteding. De informatie die met deze marktconsultatie wordt vergaard, kan worden gebruikt bij de nadere besluitvorming rondom en invulling van de aanbesteding.
Het doel van de marktconsultatie is om een beeld te vormen van de potentiële aanbieders op de markt van beeldbellen en die in staat zijn om een oplossing te bieden zoals bedoelt in de situatieschets. Alsook om te bepalen welke inkoopprocedure gevolgd kan worden. De marktconsultatie is daarmee één van de instrumenten voor verdere besluitvorming voor het uitzetten ven de aanbesteding. Hierbij wordt gezocht naar leveranciers die een bewezen oplossing bieden In de complexe (semi-)overheidsomgeving met meerdere complexe processen. Daarnaast moet de marktconsultatie inzicht geven:
- Naar technische (on)mogelijkheden van de applicaties voor beeldbellen
- De haalbaarheid te toetsen van de beoogde situatie
- In de manier waarop een dergelijke oplossing het beste kan worden aanbesteed.
- Passende geschiktheidscriteria, functionaliteiten en uitvoeringseisen voor een oplossing voor beeldbellen.
Onderdeel van het onderzoek is om te beoordelen of gebruik gemaakt kan worden van Microsoft teams (MS 365) of dat er gebruik gemaakt moet worden van de nieuwe toepassing. Via deze schriftelijke procedure worden leveranciers gevraagd antwoord te geven op een aantal vragen. De deelnemers aan de marktconsultatie worden gevraagd om schriftelijk te reageren door het invullen van de vragenlijst. De gemeente Súdwest-Fryslân kan partijen die een schriftelijke reactie hebben gegeven (hierna: “Deelnemer”) uitnodigen om hun reactie toe te lichten. Hiertoe wordt dan een belafspraak gemaakt of een afspraak via Microsoft Teams. De inhoud van een dergelijk gesprek wordt schriftelijk op hoofdlijnen vastgelegd. Mocht de gemeente een nadere toelichting op uw bijdrage wensen te ontvangen, dan ontvangt u uiterlijk 13 oktober 2023 een uitnodiging met uiteraard datum en tijdstip.
Bron: Tenderned woensdag 27 september 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/311395
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 28 september 2023