Integrale bedrijfsvoeringsoplossing Cogas Facilitaire Diensten BV
De Cogas-groep is al sinds 1966 actief als regionaal netwerkbedrijf in een groot deel van Twente en de Sallandse gemeente Hardenberg. De Cogas-groep wenst haar deels verouderde en te veel versnipperde (bedrijfsvoerings-) applicatielandschap ter ondersteuning van onderstaande primaire en ondersteunende processen te vervangen door integraal geconfigureerde applicaties dat op veilige wijze via het internet bij de Cogas-groep als dienst wordt aangeboden en beheerd: de integrale
bedrijfsvoeringsoplossing.
De opdracht betreft het op basis van toegangs- c.q. gebruiksrechten ter beschikking stellen, de (basis)installatie, de (al of niet gefaseerde) implementatie, en het beheer van een integrale bedrijfsvoeringsoplossing in de vorm van een cloudvoorziening (SaaS), ten behoeve van de uitvoering c.q. ondersteuning van de hierna genoemde bedrijfsvoeringsprocessen binnen de
Cogas-groep:
• het domein Financieel, met de hoofdprocessen: financiële administratie; factureren en innen; inkopen en betalen; projectkostenbeheersing;
• het domein Magazijn, met de hoofdprocessen: logistiek; voorraadbeheer;
• het domein Marktfacilitering, met de hoofdprocessen: beheren contractant; beheren stamgegevens; beheren van meters;
• de koppelingen van bovenstaande hoofdprocessen naar andere Cogasprocessen/applicaties
De Cogas groep zoekt in het verlengde van de verplichte functionele kaders van de opdracht ook nog oplossingen ter ondersteuning van andere bedrijfsvoeringsprocessen, namelijk:
• het procesmatig ondersteunen van infra-projecten.
• het ondersteunen van klantbediening.
Aanbestedende dienst gunt de opdracht voor onbepaalde tijd. Duurovereenkomsten kenmerken zich doordat ze gedurende de looptijd door opzegging kunnen worden beëindigd. Gelet op de verwachte doorlooptijd van de (gefaseerde)
implementatie, de geschatte life time cycle van de Bedrijfsvoeringsoplossing hanteert de aanbestedende dienst de volgende uitgangspunten:
• Ingangsdatum van de dienstverleningsovereenkomst is 5 november 2024
• Aanbestedende dienst garandeert een looptijd van vier jaar, onder voorbehoud.
• Na afloop van deze periode van vier jaar bestaat er voor aanbestedende dienst gedurende een periode van drie jaar een eenzijdig recht de dienstverleningsovereenkomst door opzegging te beëindigen. Daarbij wordt een opzegtermijn van twaalf maanden in acht genomen.
• Na afloop van deze drie jaar bestaat er voor beide partijen het recht de dienstverleningsovereenkomst door opzegging te beëindigen. De leverancier neemt hierbij een opzegtermijn van vierentwintig maanden in acht en aanbestedende
dienst neemt hiervoor een termijn van twaalf maanden in acht.
Deze aanbesteding volgt een ‘mededingingsprocedure met onderhandeling. Aanbestedende dienst wil komen tot een kwalificatie en nadere selectie van drie gegadigden. Deze aanbestedingsprocedure is in drie fasen verdeeld:
1. Selectiefase
2. Inlichtingenfase
3. Onderhandelingsfase
Bron: Tenderned donderdag 14 december 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/319747
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 15 december 2023