Financieel systeem gemeente Leudal
De gemeente Leudal (Leudal is een gemeente in de provincie Limburg die op 1 januari 2007 is ontstaan uit de gemeenten Haelen, Heythuysen, Hunsel en Roggel en Neer) heeft de ambitie om nog beter “in control” te zijn. Met het oog hierop is besloten om aan de hand van een nieuw/verbeterd financieel systeem belangrijke processen en administraties te verbeteren. Bovendien wordt hiermee een belangrijke stap gezet om verder te beter gebruik te maken van digitale mogelijkheden en deze ook verder uit te bouwen in de
toekomst. Een nieuwe of herziene inrichting van een financieel systeem zal ons helpen om huidige gegevens op te schonen en processen opnieuw in te richten. De huidige financiële inrichting is operationeel vanaf 2007. Het huidige systeem heeft een koppeling met het ons DMS voor de afhandelingen en opslag van inkoopfacturen.
De opdracht betreft een overeenkomst voor het beschikbaar stellen van een ingericht en operationeel financieel systeem. Hierbij zijn minimaal aan de orde: installatie/implementatie, hosting, inrichting, migratie, opleiding, gebruik, onderhoud en ondersteuning. De leverancier van het financieel systeem levert een implementatie volgens het implementatie- en migratieplan, inclusief training en opleiding, zoals uitgevraagd in deze openbare aanbesteding. Het te leveren financieel systeem biedt minimaal de volgende functionaliteiten:
– Beheer grootboekadministratie;
– Beheer debiteuren- en crediteurenadministratie;
– Verwerken begrotingscijfers via Lias;
– Balans
– Activa
– Verplichtingen
– Kas/Bank/Giro
– Betalingsverkeer
– Kostenverdeelstaat
– Workflow
– Reserves en Voorzieningen
– Projectenadministratie
– Archieffunctie
Het ingeschatte aantal gebruikers van het financieel systeem, zijn
– 1 x functioneel beheerders
– 2 key users (wijzigen hoofdstamgegevens)
– 10 x intensieve gebruikers (financiële administratie en control)
– 4 x budgethouders
– 10 budgetbeheerders
– 40 prestatieverklaarders
De aanbestedende dienst heeft de intentie om de overeenkomst in werking te laten treden zo spoedig mogelijk na de definitieve gunning. De looptijd van de overeenkomst bedraagt daarna vanaf 1 januari 2023 nog vijf jaren. De overeenkomst wordt daarna ieder jaar stilzwijgend verlengd tenzij de overeenkomst door een der partijen voor einde van het lopende contractjaar wordt
opgezegd . De opzegtermijn bedraagt drie maanden voor opdrachtgever en achttien maanden voor leverancier. In het op te stellen Exit-plan zal worden vastgelegd hoe en in welke mate het financieel systeem na de looptijd beschikbaar dient te blijven voor werkzaamheden in het kader van migratie, jaarwerk, etc. Inschrijver dient er rekening mee te houden dat het opleveren van een exit-plan onderdeel is van de implementatie en als voorwaarde geldt voor acceptatie van de oplossing. De inschrijvingen worden, na beoordeling op de uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en minimumeisen, beoordeeld op de gunningscriteria. Bij de beoordeling geldt het gunningscriterium economisch meest voordelige Inschrijving. De economisch meest voordelige Inschrijving wordt door de aanbestedende dienst vastgesteld op basis van: beste prijs-kwaliteitsverhouding, gerekend over een looptijd van vijf jaar.
Bron: Tenderned zaterdag 20 november https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/244397