Digitalisering microfilms IUC20-670 Belastingdienst (marktconsultatie)

De opdrachtgever (IUC) bezit 85 Microfilms, uit de zogenaamde memories van successie, een archiefblok met historische waarde welke veel geraadpleegd wordt door onderzoekers. De 85 Microfilms bevatten opnamen van indexkaarten, waarop (persoons)gegevens van overleden personen zijn geregistreerd. Elke microfilm bevat gemiddeld 20.058 opnamen van indexkaarten, de zogenaamde kaartenbak. De indexkaarten zijn voorgedrukt en handgeschreven ingevuld, waarbij verschillende handschriften zijn gebruikt. Ten behoeve van een betere ontsluiting van de bovengenoemde archiefbestanden wil de opdrachtgever de microfilms laten digitaliseren. Het eindresultaat zal gebruikt worden door het Nationaal Archief en de Regionaal Historische Centra (RHC). De papieren originelen (c.q. de oorspronkelijk verfilmde) indexkaarten zijn reeds vernietigd.

Een memorie van successie is een overzicht van de baten en lasten van een nalatenschap. Deze werd sinds 1818 opgemaakt, omdat over een erfenis door de erfgenamen belasting moest worden betaald. De memories van successie vormen één van de meest geraadpleegde historische archieven door onderzoekers in Nederland. De indexkaarten zijn de toegang tot de dossiers van de memories van successie en zijn daarmee dus een inventaris. Via het registratienummer verwijzen de indexkaarten naar de dossiers. De dossiers zelf vallen buiten de opdracht en hoeven dus niet gedigitaliseerd te worden.

In oktober 2020 heeft IUC Belastingdienst namens opdrachtgever, op basis van objectief gemotiveerde gronden, een meervoudig onderhandse offerteaanvraag (MVO) gedaan bij drie marktpartijen voor deze opdracht: het digitaliseren van microfilms. Gedurende deze inkoopprocedure bleek tijdens de Nota van Inlichtingen dat de scope van opdracht onvoldoende aansloot bij- en/of realistisch uitvoerbaar was door de markt in het licht van de destijds geformuleerde opdrachtspecificaties (omvang, eisen, doorlooptijden e.d.). Bovendien zou de financiële raming van de opdracht aanzienlijk toenemen naar aanleiding van de Nota van Inlichting. Hierdoor mocht de opdracht conform de Aanbestedingswet 2012 niet meer als MVO ingekocht worden. Derhalve is de meervoudig onderhandse inkoopprocedure voor het digitaliseren van microfilms eind oktober 2020 stil gelegd. De opdrachtgever heeft echter nog steeds behoefte aan de digitalisering van microfilms. Daarom heeft in de afgelopen periode een herziening plaatsgevonden op de scope en specificaties. De aanleiding tot deze marktconsultatie is om zeker te zijn dat de opdracht nu wel aansluit op de markt en realistisch uitvoerbaar is. Het zou immers kosten- en tijdsinefficiënt zijn voor
opdrachtgever én geïnteresseerde partijen als de aanbesteding voor het digitaliseren van microfilms opnieuw zou worden ingetrokken.

Het doel van deze marktconsultatie is het verzamelen van kennis en inzichten van (markt)partijen ter voorbereiding op de aanbesteding “Digitalisering Microfilms”. Verder is de intentie van de opdrachtgever met deze marktconsultatie om:
• na te gaan of de opdracht en specificaties daarvan haalbaar zijn voor marktpartijen;
• inzicht te krijgen op de samenstelling en ontwikkelingen in de markt voor deze opdracht;
• input te verzamelen voor een proportionele opdrachtformulering;
• vroegtijdig (markt)partijen te betrekken bij en te interesseren in de mogelijke aanbesteding;
• onze uitgangspunten en aannames te toetsen;
• onze ideeën en oplossingsrichtingen te toetsen;
• inzicht te verkrijgen in beschikbare ervaringen van marktpartijen en hun aanbod;
• een beeld te krijgen van visies, suggesties en ideeën van (markt)partijen;
• inzicht te krijgen in welke informatie de markt van ons nodig heeft om een goede aanbieding te doen;
• een beeld te krijgen van de interesse van de markt in de mogelijke opdracht;
• te bepalen welke aanbestedingsstrategie het best passend is.
Verkregen inzichten uit de marktconsultatie gebruikt de opdrachtgever (waar relevant) in de voorbereiding van de aanbesteding en de aanbestedingsstukken. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze inzichten niet of niet volledig te gebruiken.

De opdrachtgever zal, met het oog op transparantie, een verslag met de belangrijkste uitkomsten van deze consultatie opstellen. Dit verslag zal onderdeel uitmaken van de te publiceren aanbestedingsstukken, mocht er een aanbesteding volgen voor onderhavige opdracht. Als er geen aanbesteding volgt, dan wordt het verslag van de marktconsultatie alsnog gepubliceerd op TenderNed. De Opdrachtgever kan na de marktconsultatie contact opnemen met een deelnemer om naar aanleiding van de
reactie op de consultatie vragen te stellen ter verduidelijking. Deze marktconsultatie is wederzijds vrijwillig en vrijblijvend, met volledige openbaarheid en zonder verplichtingen (ook niet om daadwerkelijk aan te besteden).

Het IUC kiest er voor om door middel van een openbare aankondiging/oproep via www.tenderned.nl (markt)partijen te werven. De marktconsultatie wordt in eerste instantie dus digitaal (schriftelijk) uitgevoerd. Geven de ontvangen antwoorden daar aanleiding toe, dan gaat de aanbestedende dienst graag met deelnemers in gesprek voor verdere verdieping van de verstrekte informatie. Deze gesprekken vinden plaats in januari 2022, waarschijnlijk via de applicatie genaamd ‘Webex’4. Afspraken worden in overleg met u gepland. Wij verzoeken u uiterlijk 1 december 2021 via TenderNed te reageren, zodat wij voldoende tijd hebben om alle reacties door te nemen en eventuele gesprekken te plannen.

Er wordt een verslag gemaakt van de schriftelijke (en eventuele mondelinge) marktconsultatie om transparantie en een gelijk speelveld te waarborgen. Dit verslag wordt opgenomen in de aanbestedingsstukken, mocht er een aanbesteding volgen voor deze opdracht. Het te publiceren verslag wordt geanonimiseerd en bevat een samenvatting van alle reacties op hoofdlijnen.
Informatie die door deelnemers als commercieel vertrouwelijk is aangemerkt, zal niet worden gepubliceerd. Indien zodanig veel van de verkregen informatie als commercieel vertrouwelijk is aangemerkt dat een zinvol verslag naar het oordeel van de opdrachtgever niet mogelijk is, dan zal er geen verslag worden gepubliceerd.

De toelichtende gesprekken nemen wij graag op om de volledigheid en betrouwbaarheid van het verslag te verhogen. Uiteraard vragen we uw toestemming om het gesprek op te nemen. Als u niet wilt dat wij het gesprek opnemen, of als u zich tijdens het gesprek bedenkt, dan is dat geen probleem en stoppen wij de opname zonder consequenties. Wij zullen de verkregen informatie tijdens het toelichtende gesprek niet meewegen in de eventuele gunningsbeslissing(en) van de mogelijk aan te besteden opdracht.

Bron: Tenderned zondag 31 oktober 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/242652