Amsterdam worstelt met burgerzaken applicaties aanbesteding

Wethouder Hester van Buren van Dienstverlening van de Gemeente Amsterdam heeft een raadsbrief verstuurd over een mislukte ICT aanbesteding waar een rechtszaak over is gevoerd. Het gaat erom 7 van de 35 burgerzaken applicaties te vervangen. Het is voor het eerst dat de gemeente een ICT aanbesteding uitschreef voor het integreren van applicaties. Aanbestedingsnieuws neemt zich de vrijheid om de inkoop als op voorhand mislukt te beoordelen aan de hand van de rechtszaak en de wethoudersbrief. Dit wordt weer helemaal niks. En voor veel te duur.

Een verliezende inschrijver,Pegamento, had een zaak aangespannen, waarin de gemeente in het gelijk is gesteld, zo bericht de gemeente. In de uitspraak zelf bemerkte de redactie van Aanbestedingsnieuws dat Deloitte zich als winnende partij bij de zaak had gevoegd. Volgens berichten in het Parool is die leverancier 85% duurder dan verwacht en gaat de gemeente daarom “anders aanbesteden”.

De raadsbrief en het Parool berichtten tegelijktijdig over de situatie:

Onlangs heeft er een aanbesteding plaatsgevonden van applicaties voor dienstverlening en communicatie. Over de uitkomst van de aanbesteding is een kort geding geweest tussen de
gemeente en een afgewezen aanbieder, waarin de gemeente door de rechter in het gelijk is
gesteld. Graag informeren we u over deze aanbesteding en deze rechterlijke uitspraak, mede naar aanleiding van artikelen hierover in het Parool.

De zaak is al wat ouder, het gaat om:

https://uitspraken.rechtspraak.nl/#!/details?id=ECLI:NL:RBAMS:2022:7728

Mooi aan de brief is dat de gemeente zelf ook al opnmerkt dat wat het wil, namelijk een offerte, en dat dat volgens de resultaten van een eerdere marktconsultatie, waar blijkens de uitspraak maar liefst meer dan 20 ondernemers waren die dit allemaal dachten te kunnen leveren, ook dat ook niet te bereiken is als er geen helderheid is over de precieze opdrachtverstrekking, volgens de ondernemers die daaraan deelnamen. Ja hehe…

Spuit 11 geeft ook modder. Dat is intrinsiek aan het aanbesteden en wat Aanbestedingsnieuws al sinds jaar en dag stelt dat altijd het probleem is met alle aanbestedingen. Het enige is dat overheidsinkopers het zelden of nooit hardop toegeven omdat ze dan eigenlijk zeggen dat Aanbestedingsnieuws gelijk heeft en dat Aanbesteden ook helemaal niet kan. Dat er iets niet in de haak is, lijkt de gemeente zichzelf ook te beseffen, zo ziet het zich gesteld voor twee problemen: een onduidelijke kostenraming en een onduidelijke opdrachtformulering.

De rechter bevestigt onze zorgvuldige voorbereiding van deze aanbesteding. We hebben geen plafondbedrag gehanteerd. We hebben voor het eerst een platform aanbesteed waarin verschillende functionaliteiten geïntegreerd zijn. Ook de raming van het platform was voor ons een nieuwe opgave. Om ons terdege voor te bereiden hebben we leveranciers en onafhankelijke marktkenners geconsulteerd. Deze rondes hebben ons geholpen bij het beter voorbereiden van de aanbesteding, maar hebben de te verwachten kosten van de opdracht niet scherp gemaakt. De leveranciers gaven aan dat ze hiervoor de precieze opdrachtformulering in de aanbesteding nodig hadden.

De gemeente was dus zelf onzeker over de precieze kostenraming en geeft daarop zelf in de leidraad pro actief aan dat het ook wel meer mag zijn, omdat ze namelijk geen idee hebben van de kosten. Slimme inkoopstrategie!

Dag meneer de kaasboer, mag ik een stukje kaas.
-Hoeveel had u gehad willen hebben?
-Nou ik dacht doe maar een stukje van 30 euro, of ja. 30… we weten niet precies hoeveel het moet kosten dus als u er 50 euro van wil maken dan is dat ook wel goed. Wat is het voor worst?

Aanbestedingsnieuws keek nog even ook in de rechtszaak en daaruit bleek dat Pegamento een uitstekende applicaties integreerder is en hiermee ervaring heeft. De door de ondernemer opgegeven referentie geldt echter niet. Belangrijkste reden: de referentie-opdracht stamde uit 2016. Daarop wordt de leverancier afgewezen en die komt daartegen in beroep. De rechter bevestigt echter dat de gemeente de referentie niet hoefde mee te nemen. En daar deze afvalt, heeft de leverancier geen referenties. Hoe erg dat tegen het zere been van de leverancier is, moge blijken uit het volgende fragment uit de uitspraak:

De opdracht valt binnen haar core business en zij heeft een goede en voordelige inschrijving kunnen doen, ruim onder de door de Gemeente opgestelde raming. De door de Gemeente uitgevraagde omnichannel informatievoorziening heeft zij bijna al klaar op de plank liggen. Voor andere opdrachtgevers is Pegamento bezig soortgelijke systemen te ontwikkelen. Pegamento is gericht op innovatie in klantcontact, onder meer via omnichannel informatievoorzieningen. Dat is bij de Gemeente bekend, gezien de klant-leverancier relatie van meer dan 10 jaar.

En dan de winnende leverancier.
Heeft Deloitte ooit Burgerzaken applicaties geintegreerd? Aanbestedingsnieuws heeft er een hard hoofd in. De gemeente verwacht er desondanks het allerbeste van en vooral dat de gemeente goed begeleid wordt.

Vier partijen hebben een bod uitgebracht. Twee daarvan zijn ongeldig verklaard. Een daarvan kon niet alle gevraagde functionaliteiten bieden en de andere had geen passende referentie. Deloitte biedt de juiste functionaliteiten, heeft een passende referentie en voldoet aan de kwalitatieve eisen. Hierdoor kwamen zij in aanmerking voor een gunning. Op basis van hun kennis en ervaringmet vergelijkbare trajecten kunnen zij ons een kwalitatief goed implementatietraject aanbieden en ons hierin goed begeleiden. Hierdoor zal het voor gemeente Amsterdam beter mogelijk zijn om tijdens de implementatie de kwaliteit van onze communicatie en dienstverlening vast te houden.
We verwachten met Deloitte een professionele partij als partner geselecteerd te hebben

Natuurlijk, het zal allemaal best zo zijn, dat de gemeente dit “mocht” doen, zo kijkt de bestuursrechter door zijn bril en als we zo’n bril opzetten, zien we ook niet hoe er een aanbestedingsbeginsel geschonden wordt, door deze gunning.
Professioneel opdrachtgeven daarentegen was dit weer eens niet. Je kan het niet echt doelmatig noemen. Volgens de rechtszaak was Pegamento niet de eerste maar de tweede in de rangorde van gunning. Volgens dezelfde zaak was echter ook Deloitte pas de derde in de rangorde. Slechter dus. Die rangorde is opgesteld door de gemeente zelf, naar aanleiding van het aanbestedingsresultaat. En dat het gebodene ook nog eens veel duurder is, blijkt ook weer uit de rechtszaak: het bod ligt meer dan 50% boven dat van Pegamento.
Als je de raadsbrief er nog opnieuw bij leest zou je echter denken dat er geen vuiltje aan de lucht is. Maar wat zit de gemeente hier zichzelf in de voet te schieten. Een mindere leverancier, voor een flink duurdere prijs en dan ook nog eens met een rechtszaak op de koop toe?

En dan ook nog eens het gevoel dat je het zelf hebt veroorzaakt dat er zo oo de opdracht wordt overboden door een riante beoordelingsvrijheid te laten en geen plafondprijs mee te geven. Het is makkelijk erover te oordelen maar het is moeilijk te zien hoe de gemeente het allemaal anders had kunnen doen, door de aanbesteding zit de gemeente steeds vast aan een onbekende toekomst en strategische interdependentie.  Weet je wanneer je dat niet hebt? Als je de opdracht niet aanbesteedt. Maar dat moet dan wel kunnen.

Weekendspecial: aanbestedingsbeginselen en de onzichtbare hand

Je kan niet eerlijk kiezen: 13 redenen waarom Aanbestedingsrecht nooit gaat werken

Stolwijk: Aanbestedingswet maar helemaal afschaffen

Strategische interdependentie en kennis van nu; Break down the wall