Digitalisering microfilms – Belastingdienst – Aanbestedingsnieuws

Digitalisering microfilms – Belastingdienst

Elke Nederlander heeft recht op goede informatie van de Rijksoverheid. De Rijksoverheid moet geloofwaardig en
transparant zijn, en daarvoor moet informatie duidelijk, betrouwbaar, volledig en snel beschikbaar zijn voor iedereen.
De opdrachtgever bezit vijfentachtig Microfilms, uit de zogenaamde memories van successie, een archiefblok met historische waarde welke veel geraadpleegd wordt door onderzoekers. De vijfentachtig microfilms bevatten opnamen van indexkaarten waarop (persoons)gegevens van voornamelijk overleden personen zijn geregistreerd, de zogenaamde kaartenbak. De indexkaarten zijn voorgedrukt en handgeschreven ingevuld, waarbij verschillende handschriften zijn gebruikt. Ten behoeve van een betere ontsluiting van de bovengenoemde archiefbestanden wil de opdrachtgever de microfilms laten digitaliseren. Het
eindresultaat zal gebruikt worden door het Nationaal Archief (NA) en de Regionaal Historische Centra (RHC). De papieren originelen (c.q. de oorspronkelijk verfilmde) indexkaarten zijn vernietigd.

De Archiefwet vereist dat de Belastingdienst de archiefbestanden digitaliseert en overdraagt aan het NA. De vijfentachtig microfilms zijn op dit moment in beheer bij de interne dienstverlener (Doc-Direkt) op het gebied van informatiehuishouding voor de Rijksoverheid. Hierdoor zijn de microfilms beperkt toegankelijk en is specifieke informatie lastig te vinden of niet ontsloten. De archiefbestanden worden, in hun huidige vorm, niet door het NA geaccepteerd. Door de microfilms te digitaliseren en te metadateren is de informatie uit het archief beter ontsloten, beschikbaar en toegankelijker, waardoor
deze wel door het NA geaccepteerd worden.

Om te voldoen aan de verplichtingen vanuit de Archiefwet, en ten behoeve van een betere ontsluiting van archiefbestanden is opdrachtgever op zoek naar één dienstverlener om de handgeschreven indexkaarten te digitaliseren, de informatie op de indexkaarten te ontsluiten en gedigitaliseerde indexkaarten toegankelijk te maken. De totale looptijd van de opdracht is maximaal vier jaar. In het eerste jaar zal de opdrachtnemer een verwerkingsstraat inrichten en het merendeel van de microfilms digitaliseren. In het tweede jaar zal opdrachtnemer het overige aan microfilms digitaliseren, eventuele
herstelwerkzaamheden afronden en (samen met opdrachtgever) de overdracht van de digitale bestanden verzorgen aan het NA. In het derde en vierde jaar zal opdrachtnemer diensten verlenen omtrent back-ups en garantie van de gedigitaliseerde opnamen van de microfilms, de zogenaamde garantieperiode. Het zwaartepunt van de opdracht ligt met name in het eerste en het tweede jaar van de uitvoering. Opdrachtgever wenst dat de overdracht van de digitale bestanden aan het NA binnen vierentwintig kalendermaanden na definitieve gunning voltooid is. De totale opdracht moet uiterlijk achtenveertig kalendermaanden na definitieve gunning afgerond zijn. De reële waarde van de opdracht is geraamd op €850.000,- exclusief BTW voor de volledige looptijd van de raamovereenkomst, aanbesteder volgt met deze opdracht de openbare procedure. Deze opdracht wordt gegund aan de inschrijver die voldoet aan alle gestelde eisen en die de inschrijving heeft ingediend met de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV).

Bron: Tenderned zaterdag 7 januari 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/284699

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *