Zaaksysteem gemeente Overbetuwe
De opdracht in deze aanbesteding van de gemeente Overbetuwe betreft de levering, de implementatie en het beschikbaar stellen van een zaaksysteem voor naar verwachting 800 gebruikers. Deze gebruikers moeten worden opgeleid en het projectteam wordt begeleid door de leverancier.
Het doel van deze aanbesteding is het afsluiten van een overeenkomst met één leverancier. Van deze leverancier wordt verwacht dat deze het technisch beheer uitvoert conform het Programma van Eisen. De ICT prestatie wordt geleverd als Software as a Service (Saas).
Het programma van eisen bestaat uit een pakket van eisen met een knockout karakter; het niet voldoen of kunnen voldoen aan één van deze eisen leidt automatisch tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.
De gemeente Overbetuwe heeft in juni 2023 een marktverkenning uitgevoerd om input te krijgen op de geformuleerde opdracht en randvoorwaarden. De belangrijkste thema’s binnen de marktconsultatie waren:
A. Scope van de opdracht (waarbij grootste aandachtspunt is gebleken centraal vs. decentraal archiveren) maar ook de gekoppelde componenten
B. Aanbesteding
C. Overeenkomst
D. Implementatie
E. Eenmalige en jaarlijkse kosten
F. Tips/aandachtspunten
Er hebben acht partijen een schriftelijke reactie gegeven op de vragen en zes partijen hebben op 6 en 12 juni 2023 een mondelinge toelichting gegeven. De zes uitgenodigde partijen gaven aan in staat te zijn de opdracht uit te voeren. Het hangt echter nog wel af van de set aan eisen, wensen, gevraagde investering en de planning of partijen daadwerkelijk mee zullen dingen. Bij de partijen die niet zijn uitgenodigd was het onduidelijk of ze aan de gevraagde scope konden voldoen.
De gemeente wenst een overeenkomst voor vier jaar met een optie tot jaarlijkse verlenging. Het toetsen van de marktconformiteit gedurende de looptijd van de overeenkomst wordt samen met de opdrachtnemer bepaald. De gunning van de opdracht geschiedt op basis van de economische meest voordelige inschrijving (EMVI) op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned dinsdag 14 november 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/316500
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 15 november 2023