Zaaksysteem Den Helder
Een gemeente als Den Helder is een intensieve organisatie met veel processen. Om al deze processen beheersbaar en controleerbaar te laten verlopen, is er gezocht naar een standaard manier van werken. Dit is gevonden in het concept Zaakgericht Werken. Sinds 2016 is deze manier van werken binnen de gemeente geïntroduceerd. Hoewel Zaakgericht Werken een organisatorisch concept is, is de invoering ervan onlosmakelijk verbonden met een zogenaamd zaaksysteem.
Sinds 2016 werkt de gemeente Den Helder met een zaaksysteem waarin de volgend functionaliteiten zijn ondergebracht:
⦁ de aanmaak van zaken op basis van ingerichte zaaktypes vanuit diverse kanalen;
⦁ het afhandelen van zaken met ondersteuning van documentcreatie;
⦁ een archiveringsfunctie waarvoor en vervangingsbesluit is afgegeven door de regionaal archiefinspecteur; deze archieffunctie wordt ook gebruikt voor taak specifieke applicaties bijvoorbeeld voor Burgerzaken en het Sociaal Domein.
⦁ voor de bestuurlijke besluitvorming wordt gebruik gemaakt van de Besluitstraat van Roxit, deze Besluitstraat is gekoppeld met het raadsinformatiesysteem. het resultaat van het bestuurlijk besluitvormingsproces wordt vastgelegd in de bijbehorende zaak.
⦁ er zijn bijna 400 zaaktypes in gebruik waarvan er ongeveer:
⦁ 110 “dik” zijn ingericht d.w.z. aanvraag via de website tot afhandeling met op het zaaktype ingerichte fasering en documenten;
⦁ 250 “dun” ingerichte zaaktypes, de ze zaaktypes worden door medewerkers gestart en kennen een standaard inrichting;
⦁ 25 zaaktypes die gebruik worden voor archivering van documenten uit taak specifieke applicatie van bijvoorbeeld het sociaal domein en burgerzaken.
⦁ de functionaliteit van het klantcontactcentrum is momenteel niet in het zaaksysteem ondergebracht maar in een separate applicatie voor intranet en internet.
De gemeente Den Helder beoogt met deze aanbesteding te beschikken over een zaaksysteem met onder andere de volgende functionaliteiten:
⦁ Zaakfunctionaliteit;
⦁ Documentmanagementfunctionaliteit;
⦁ Recordmanagementfunctionaliteit;
⦁ Documentcreatie;
⦁ Klantcontactfunctionaliteit;
⦁ Webformulieren;
⦁ Persoonlijke Internet Pagina (PIP);
⦁ Bestuurlijke besluitvorming .
Onderdeel van de levering zijn de benodigde koppelingen met o.a. de basisregistraties en een aantal taak specifieke applicaties.
Daarnaast is onderdeel van de aanbesteding onderhoud, beheer en ondersteuning gedurende de contractperiode. Op de opleveringsdatum dienen de zaaktypes beschikbaar zijn die thans in gebruik zijn, de “dik” ingerichte zaaktype die zijn dan compleet ingericht en getest. Dit zal tijdens de implementatieperiode door de beheerders van de gemeente worden uitgevoerd.
De gemeente Den Helder is van plan om met één opdrachtnemer een overeenkomst aan te gaan voor het leveren van een zaaksysteem, alsmede het leveren van onderhoud, beheer en ondersteuning. De af te sluiten overeenkomst heeft een looptijd van vijf jaar welke eenzijdig door de gemeente Den Helder maximaal vijfmaal met één optiejaar kan worden verlengd. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 juli 2022. De gehanteerde procedure is de openbare, de inschrijving wordt beoordeeld op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving waarbij het criterium beste prijs-kwaliteitsverhouding wordt gehanteerd. De inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan komt voor gunning van de opdracht in aanmerking.
Bron: Tenderned donderdag 14 april 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/258909