Financiële saas-oplossing Medemblik
Aanleiding voor deze aanbesteding van de gemeente Medemblik is het feit dat het huidige financiële systeem, FMS, end-of-live is. FMS draait op de AS400 en het streven is dat medio 2025 de AS400 uit de lucht gaat. Met deze aanbesteding beoogt opdrachtgever een leverancier te contracteren voor de levering, implementatie, beheer en onderhoud van een financieel systeem, dat door opdrachtgever wordt gebruikt voor zowel de eigen financiële administratie als die van de gemeente Opmeer, volgens het SaaS-principe met bijbehorende dienstverlening. Dit betekent dat de oplossing niet lokaal op de systemen van opdrachtgever draait maar extern op de servers bij de te contracteren leverancier.
De begrotingen van de gemeenten Medemblik en Opmeer zijn onderverdeeld in een aantal programma’s, met onderliggende taakvelden en kostendragers. Voor boekingen in het financiële pakket wordt gewerkt met vijf dimensies:
1. Kostensoorten;
2. Kostendragers;
3. Programma’s;
4. Het BBV (taakvelden en indeling balans);
5. Budgethouders
De aan te bieden SaaS-oplossing dient met meerdere entiteiten, minimaal twee, te kunnen werken in dezelfde oplossing. Beide entiteiten hebben een eigen rekeningschema, debiteuren- en crediteurenadministratie en mogelijk eigen procedures. Het moet mogelijk zijn eventueel de twee organisaties te kunnen ontvlechten in het geval de gemeenten besluiten niet meer te gaan samenwerken. Indien in de toekomst mogelijk sprake is van ontvlechten, wordt het contract op basis van dezelfde voorwaarden en uitgangspunten overgezet op beide gemeenten in plaats van alleen op naam van de opdrachtgever (de gemeente Medemblik).
De belangrijkste specificaties van het nieuw te leveren financieel systeem zijn:
– de oplossing is een zgn. Software as a Service (SaaS) oplossing;
– de oplossing kan worden voorzien van (geautomatiseerde) koppelingen met overige door opdrachtgever gebruikte systemen;
– het contract zal bestaan uit een implementatiefase van acht maanden en een operationele fase van vier jaar. Zodoende zal het contract initieel voor vier jaar en acht maanden worden aangegaan, met hierna de mogelijkheid tot driemaal twee jaar verlenging;
– de oplossing dient minimaal vijftig concurrent gebruikers toe te staan zonder verlies van de in de aanbestedingsdocumenten geëiste performance.
Bron: Tenderned woensdag 1 november 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/315179
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 2 november 2023