Financieel management en inkoop systeem Amsterdam
De directie Financiële Dienstverlening (FD) van de gemeente Amsterdam heeft de ambitie om de financiële functie toekomstbestendig te maken. Door mee te gaan in de vernieuwing van de digitale wereld vult de directie FD de randvoorwaarden in die nodig zijn om haar dienstverlening aan te laten aansluiten bij de veranderende behoefte van de omgeving, zoals het op ieder gewenst moment beschikbaar maken van actuele informatie en de reductie van de administratieve lasten. Door verdergaande digitalisering en robotisering wil de stad op een efficiënte wijze financiële data verrijken en de cijfers laten spreken en door nauwe samenwerking met inkoop ontstaat inzicht in de benutting van contracten. Om dit te realiseren is er behoefte aan een verdergaande professionalisering en integratie van de financiële en inkoop processen en producten. Hiervoor bieden de huidige applicaties onvoldoende ondersteuning en mogelijkheden wat geleid heeft tot een onderzoek naar de mogelijkheden. Op basis van een martkverkenning en een onderzoek van Gartner zijn de directies Financiële Dienstverlening en Inkoop tot de conclusie gekomen dat het gewenst is om de overstap te maken naar een nieuw Financieel Management Inkoop Systeem (FMIS) en te werken conform marktstandaard processen binnen een SaaS-applicatie op een Cloud platform. De mogelijkheden en voordelen van deze overstap wegen op tegen de ingrijpende technische en procedurele gevolgen.
Mede op basis van de informatie uit de na het onderzoek gehouden marktconsultatie heeft de gemeente Amsterdam besloten
om het nieuwe Financieel Management en Inkoop Systeem (FMIS) in twee aanbestedingen uit te vragen:
1ste: aanbesteding van de Software en Cloud Platform (SW)
2de: aanbesteding van een Implementatie Partner (IP)
In de de software (SW) aanbesteding waar nu sprake van is worden marktpartijen met kerncompetentie SaaS vendor op het gebied van Finance en Inkoop op een Cloud platform, gevraagd een aanbieding te doen op basis van het Programma van Eisen en Wensen. Na een definitieve gunning en keuze voor een SaaS oplossing zal een 2de aanbesteding worden gepubliceerd voor een relatie met een implementatie partner (IP) die verantwoordelijk wordt voor de implementatie, de veranderopgave en het beheer van de SaaS oplossing. Onder het beheer van de SaaS oplossing verstaat de gemeente Amsterdam het waarborgen van
de continuiteit conform overeengekomen service levels, de doorontwikkeling van beperkt maatwerk en de governance richting de implementatie en beheer partner alsmede de SaaS vendor gedurende de gehele levensduur van de oplossing.
De gemeente heeft het voornemen om voor deze opdracht een overeenkomst te sluiten met één opdrachtnemer. Na het sluiten van de overeenkomst kan de gemeente nadere opdrachten bij opdrachtnemer plaatsen onder de in de overeenkomst genoemde voorwaarden. De looptijd overeenkomst is voorzien voor de duur van zes jaar met een eenzijdige optie op verlenging van maximaal twee maal drie jaar. De overeenkomst gaat in op de datum van het ondertekenen van de overeenkomst. De gemeente streeft naar een startdatum voor de implementatiefase van 1 juli 2022 of zoveel mogelijk eerder wanneer de opdracht voor de implementatie en beheer partner definitief is gegund. De totale raming van de waarde van de overeenkomst met een looptijd van twaalf (inclusief verlengingsopties) wordt vastgesteld op €30.000.000,- exclusief BTW. De gemeente heeft ervoor gekozen om de opdracht aan te besteden middels een Europese openbare procedure. De gemeente beoordeelt op het gunningscriterium “beste prijs-kwaliteitsverhouding” (BPKV). Dit gunningscriterium is opgebouwd uit de gewogen score van de kwaliteit en de gewogen prijs. De score van de kwaliteit van de inschrijving wordt bepaald op basis van een weging van de scores uit de beoordeling van de wensen, de presentaties ( vier per inschrijver) en de visie documenten, zoals beschreven in het Programma van Eisen. De score van de prijs is gerelateerd aan de voorkeursprijs van de gemeente Amsterdam.
Bron: Tenderned zondag 7 november 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/243284