Voorziening warme- en koude dranken – Radboud UMC

De aanbestedende dienst is de Stichting Radboud universitair medisch centrum. Radboud UMC  is een academisch ziekenhuis.
Het Radboud UMC wil voorop lopen in het vormgeven van de gezondheidszorg van de toekomst. Het doel van het Radboud UMC is het selecteren en contracteren van één ondernemer, waarbij onderstaande doelstellingen worden bereikt:
1. De medewerkers en gasten van Radboud UMC zijn tevreden over de warme dranken;
2. Inschrijver borgt de kwaliteit en dienstverlening in aansluiting op de uitgangspunten;
3. De beschikbaarheid van de automaten voldoet aan de uitgangspunten;
4. De kosten zijn in lijn met het beschikbare budget en kunnen alleen afwijken door mutatie in afname volumes;
5. De warme dranken verstrekking voldoet aan de hoogst mogelijke standaard voor duurzaamheid/circulariteit en MVO.

Het Radboud UMC heeft goed werkgeverschap hoog in het vaandel staan. Het Radboud UMC ziet de voorziening voor warme dranken als een secundaire arbeidsvoorwaarde. Het servicebedrijf van het Radboud UMC biedt aan medewerkers, patiënten, studenten en bezoekers kosteloos warme dranken en koud water aan. De drankenautomaten bevinden zich op verschillende locaties verspreid over het terrein van het UMC, te weten:

• Kantoren;
• Poliklinische wachtruimte en familiekamers;
• Kliniek, waar gebruik wordt gemaakt van automaten met kannenfunctie;
• Geïsoleerde afdelingen.

Daarnaast zijn er enkele verkooppunten voor ‘luxe’ warme dranken, welke door externe partijen worden beheerd. Deze vallen niet in de scope van deze aanbesteding. In de huidige situatie is de verzorging van de warme dranken uitbesteed aan twee partijen: het leveren van ingrediënten en het machinepark inclusief periodiek onderhoud en storingsopvolging is bij één partij belegd. Het personeel dat de automaten dagelijks vult is onderdeel van het contract betreffende de restauratieve voorzieningen. Deze situatie waarin twee partijen verantwoordelijk zijn voor de warme dranken is als complex ervaren. Door de totale scope onder te brengen bij één partij wordt verwacht dat deze efficiënter kan exploiteren. Het personeel in dienst van de leverancier voor de restauratieve voorzieningen zal overgenomen dienen te worden door de nieuwe contractant.

De scope bestaat uit het:

• Leveren en gebruiksklaar installeren van de uitgifteautomaten voor warme dranken en bijbehorende onderkasten en omkastingen inclusief opbergmogelijkheden voor losse ingrediënten en bekers;
• Leveren van alle benodigde ingrediënten en disposables;
• Verzorgen (dagelijks reinigen en vullen) van de automaten en bijbehorende onderkasten conform de HACCP richtlijnen en het schoonhouden van de directe omgeving en vloer rondom de automaat;
• Afvoeren (dagelijks) van verpakkingen, afval en indien van toepassing koffieresidu;
• Aannemen en verhelpen van storingen en correct afhandelen van klachten;
• Inzetten van voldoende gekwalificeerd personeel;
• Verzorgen van preventief en correctief technisch onderhoud t.b.v. de automaten;
• In voorkomende gevallen verplaatsen, bijplaatsen en/of terugnemen van automaten.

De automaten dienen geschikt te zijn om een breed assortiment aan warme dranken te leveren, in ieder geval koffie, espresso, chocolademelk en thee (zakjes). Naast de warme dranken dient ook koud water te worden verstrekt. Gunning vindt plaats op basis van gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
De beoogde duur van de overeenkomst bedraagt vijf jaar met de optie tot verlenging in te roepen door UMC van tweemaal één jaar. De motivatie voor een totale contractduur van meer dan vier jaar is dat deze termijn aansluit bij de technische levensduur en afschrijvingstermijn van de drankenautomaten.

Als gevolg van Covid-19 fluctueren patiënten-, medewerkers-, studenten- en bezoekersaantallen ten opzichte van de afgelopen jaren. Dit heeft ook zijn weerslag op de consumptie van warme en koude dranken. Het is op het moment van aanbesteden onduidelijk wat op de langere termijn de gevolgen zijn voor de omvang van de opdracht. De verwachting is dat in 2022 en volgende jaren circa 6.500.000 consumpties (warm) per jaar worden verstrekt.

In verband met covid-19 en de huidige maatregelen is het momenteel niet wenselijk een schouw op locatie te laten plaatsvinden. Daarvoor in de plaats stellen wij beeldmateriaal beschikbaar dat dezelfde indruk zal geven als een fysieke schouw:
Vragen van inschrijvers n.a.v. het beeldmateriaal kunnen schriftelijk worden ingediend voor het uiterste moment dat hiervoor geldt. De vragen worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen.

NDR: De redactie adviseert de aanbestedende dienst en anderen die binnenkort vergelijkbare aanbestedingen plaatsen, kennis te nemen van de onlangs geplaatste column “Uitvraag  en lingerie”. De tegel uit te printen en op te hangen. Column: Uitvraag en lingerie.

Bron: Tenderned vrijdag 31 december 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/248368