Uitgebreid reserveersysteem Utrecht

De gemeente Utrecht wil er voor zorgen dat inwoners uit Utrecht en omgeving eenvoudig een sportlocatie, een ruimte in
een buurtcentrum, of een aanhanger/ bakfiets online kunnen reserveren ,en betalen en door middel van een code toegang krijgen tot de onbemande locaties. Hiervoor wil de gemeente het bestaande reserveringssysteem vervangen.
Voor het huren van een ruimte in een buurthuis is bijvoorbeeld toegang nodig tot het pand, terwijl bij het huren van een atletiekbaan de verlichting een essentieel onderdeel is. In het geval van gym-, sportzalen en sporthal gaat de verhuur gepaard met zowel toegangsverlening als verlichting. Het reserveringssysteem en het toegangsverleningssysteem met een koppeling aan verlichting vormen daarom een onlosmakelijk geheel. De gemeente kiest er wel voor om deze apart van elkaar in percelen
aan te besteden, om de expertise van de markt maximaal te benutten. Potentiële inschrijvers hebben hun expertise veelal in het reserveringssysteem óf het toegangverleningssysteem met een koppeling aan verlichting. Na implementatie van het reserveringssysteem zal het gekoppeld moeten worden aan het toegangverleningssysteem met een koppeling aan verlichting.
De gemeente Utrecht heeft de afgelopen jaren sterk geïnvesteerd in de benodigde hardware, waarmee dit een belangrijk uitgangspunt is voor deze aanbesteding. Het reserveringssysteem, met op onderdelen toegangsverlening al dan niet gekoppeld met verlichting, zal worden toegepast op de volgende locaties:
• 26 buurthuizen met daarin ongeveer 210 verhuurbare ruimten
• 14 sporthallen (waarvan 1 sporthal gekoppeld aan toegangverlening inclusief licht)
• 40 gymzalen
• 7 sportzalen
• 24 sportparken met in totaal zo’n 160 velden
• 3 atletiekbanen 

Gezien de groei van de stad is de verwachting dat het aantal locaties uitgebreid gaat worden. Daarnaast wordt het reserveringssysteem toegepast voor het uitlenen van drie bakfietsen en drie aanhangers op drie verschillende afvalscheidingsstations. Momenteel worden er via het systeem jaarlijks circa 175.000 reserveringen gedaan. Dit kan een
verhuurperiode van een uur zijn, maar ook vijf uur of een hele dag aaneengesloten. Op basis van de afname in de afgelopen jaren en met inachtneming van de toekomstige ontwikkelingen verwachten we over een periode van 8 jaar een raming qua opdrachtwaarde tussen de €1.000.000,- en €1.500.000,-. Ongeveer 45% van deze raming zal ten aanzien van perceel 1 (Reserveringssysteem) zijn en 55% voor perceel 2 (Toegangsverleningssysteem met een koppeling aan verlichting). 

Voor deze opdracht volgt de gemeente de Europese openbare aanbestedingsprocedure volgens de Aanbestedingswet 2012. De opdracht wordt opgedeeld in twee percelen, namelijk één voor het reserveringssysteem en één voor het toegangsverleningssysteem met een koppeling aan verlichting. Het is toegestaan om op beide percelen in te schrijven. De gemeente wil de opdracht gunnen aan twee inschrijvers. De gemeente gunt de opdrachten aan de inschrijvers met de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Beide overeenkomsten hebben een looptijd van vier jaar met opties tot verlenging van één keer twee jaar en twee keer één jaar.

NDR: en nu zegt de gemeente het nog één keer, opletten a.u.b! “De maximale totale looptijd is dus 4 + 2 + 1 + 1= 8 jaar. ” Toch wel erg dat leveranciers van dergelijke systemen en toegangscontrole nog moeite hebben met sommetjes tot 10, of dat aanbesteders denken dat ze hun intelligentie … Leest u ook: De kleuterigheid in aanbestedingen

Jammer want het ging eigenlijk best goed deze uitvraag.

Bron: Tenderned woensdag 23 februari 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/253181