Archiefdigitalisering Noord-Brabant
Een aantal ontwikkelingen, zowel vanuit externe dwang als vanuit interne drang, geeft aanleiding voor deze aanbesteding volgens de openbare procedure. Op de eerste plaats is daar de Omgevingswet (inwerkingtreding voorzien eind 2022 of begin 2023), op basis waarvan zal een deel van de bevoegdheid ten aanzien van de vaste bodem overgaan naar gemeenten. In dat kader dient de aanbestedende dienst haar
bodeminformatie beschikbaar te stellen aan de gemeenten en omgevingsdiensten, als uitvoerende partij. Op de tweede plaats is er recent een inventarisatie gedaan van alle fysieke (papieren), blijvend te bewaren archiefdossiers. Alles moet, volgens Archiefwet- en regelgeving, uiterlijk op de deadlines die bij de blokken horen, worden overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats bij het Brabants Historisch Centrum (BHIC). Met deze aanbesteding en de daaruit voortvloeiende overeenkomst beoogt de aanbestedende dienst de volgende doelen te bereiken:
a) Zorgen voor tijdige overbrenging en beschikbaarstelling;
b) Creëren van mogelijkheden voor doorontwikkeling digitaal informatiebeheer;
c) Verbeteren van de raadpleegbaarheid van (bodem)informatie, alle informatie moet goed vindbaar zijn;
d) Het realiseren van een kostenbesparing.
Deze doelstellingen zijn vertaald naar de afbakening van de opdracht, de eisen die aan de uitvoering ervan gesteld worden, de eisen die aan ondernemers worden gesteld om voor de opdracht in aanmerking te komen en de wijze waarop de economisch meest voordelige inschrijving wordt geselecteerd.
Binnen de opdracht is onderscheid gemaakt in onderstaande twee percelen. Inschrijvers mogen inschrijven op beide percelen. Een inschrijver kan beide percelen gegund krijgen.
Perceel 1: Provinciehuis
Het bewerken, digitaliseren, opleveren en vernietigen van dossiers volgens het B ewerkingsplan en het Handboek vervanging van de provincie Noord-Brabant (die zich momenteel bevinden op het Provinciehuis). De Opdracht dient zo spoedig mogelijk doch uiterlijk 1.865 kalenderdagen na ingangsdatum van de overeenkomst te zijn afgerond. Er dient gestart te worden met de bodemdossiers, deze dienen als eerste uiterlijk 600 kalenderdagen na de ingangsdatum van de overeenkomst te zijn afgerond.
Perceel 2: BHIC
Het digitaliseren, opleveren en vernietigen van het bodem en overig archief na 1950, wat zich bevindt bij archiefbewaarplaats het BHIC volgens het Handboek vervanging. De opdracht dient zo spoedig mogelijk doch uiterlijk 1.025 kalenderdagen na ingangsdatum van de overeenkomst te zijn afgerond. Er dient gestart te worden met de bodemdossiers, deze dienen als eerste te zijn afgerond en wel uiterlijk binnen 225 kalenderdagen na de ingangsdatum van de overeenkomst.
De aanbestedende dienst kan soortgelijke diensten (gezien de doorlooptijd van de werkzaamheden) binnen drie jaar na gunning van deze opdracht opnieuw gunnen aan opdrachtnemer via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Dit is een recht en geen plicht van de anbestedende dienst. Het zou daarbij kunnen gaan om mogelijke herhalingsopdrachten binnen drie jaar. Voor de gunning van de herhalingsopdrachten zal de aanbestedende dienst dezelfde eisen en wensen
hanteren als tijdens deze procedure.
Voor beide percelen wordt een dienstverleningsovereenkomst gesloten waarop de Algemene Inkoopvoorwaarden provincies 2018 voor leveringen en diensten van toepassing zijn. De (algemene) voorwaarden van opdrachtnemer of enige andere algemene voorwaarden zijn niet van toepassing en worden nadrukkelijk van de hand gewezen. De duur van de overeenkomst is gekoppeld aan het moment dat de werkzaamheden moeten zijn afgerond. De aanbestedende dienst heeft de mogelijkheid gedurende de gehele looptijd de overeenkomst tussentijds zonder opgaaf van redenen op te zeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, waarbij alleen de uitgevoerde werkzaamheden voor vergoeding in aanmerking komen.
Bron: Tenderned woensdag 23 februari 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/253185