Katwijk is op zoek naar een raadsinformatiesysteem
De gemeente Katwijk is op zoek naar een raadsinformatiesysteem. Zoals Aanbestedingsnieuws al eerder schreef, zijn er eigenlijk maar 2 belangrijke leveranciers: Notubiz en Ibabs, waarbij Notubiz qua kwaliteit al een gedoodverfde winnaar is. Ibabs is volgens een Digimonitor wel groter, met 48% van de gemeenten in de portefeuille. Er zijn gemeenten met zowel Notubiz als Ibabs. Maastricht is een uitzondering, met het kleinere Parleus, met een zoekfunctie.
Aanbestedingsnieuws vindt dat dat heel veel zegt over de manier waarop gemeenten inkopen. Gunnen op Waarde(loosheid). Dat (Loosheid) laat men in de regel achterwege maar is zo overduidelijk bij talloze net-niet inkopen het geval, dat wordt ingekocht op een programma dat duurder en minder goed ontwikkeld is. Kern in de inkoop zou moeten zijn hoe de zoekfunctie werkt, wat voor een belangrijk deel ook afhangt van hoe metadata geïntegreerd kan worden.
Er zou met andere woorden, idealiter met kennis moeten worden ingekocht, met kennis van de archiefwetenschap en van de archieven van de gemeente. Blijkens de aanbestedingsstukken wordt beslist aan de hand van een publiekspresentatie. Dus dan weet je het al, dat is net zoiets als met de aanbestedingen voor koffie. de Toto tribute band gaat winnen.
Doelstelling
De gebruiksvriendelijkheid van het systeem is van groot belang voor de gebruikersgroepen. De
gebruikers bestaan uit de griffie, de raadsleden, de samenleving en de ambtelijke
uitvoeringsorganisatie. Om de gebruiksvriendelijkheid te beoordelen nodigen wij u uit om een live
demo te geven van uw oplossing.
Aandachtspunten
Via de demo dient u aan te tonen hoe de verschillende gebruikersgroepen bediend worden in een
efficiënte en complete informatievoorziening. Onderstaande onderwerpen dienen in ieder geval
terug te komen in uw demo. U bent zelf verantwoordelijk voor de agenda, tijdsindeling en bewaking
van het verloop van de demo. Tevens dient er tijdens de demo voldoende tijd te zijn voor het stellen
van verdiepende vragen.
❖ Gebruikersbeleving van een raads- en collegelid:
o Waar vind ik de informatie die voor mij van belang is? Hoe krijg ik daar toegang toe?
o Hoe word ik geïnformeerd als er nieuwe stukken of wijzigingen beschikbaar zijn? Kan
dat dagelijks?
o Hoe kan ik stukken raadplegen en aantekeningen maken, ook zonder een
vergaderapp? Hoe kan ik als raadslid samenwerken met mijn fractie in het RIS?
o Hoe kan ik informatie zoeken en vinden die voor mij (of mijn achterban) van belang
is?
o Hoe kan ik als raadslid voorstellen indienen?
o Hoe kan ik het RIS benutten daar waar burgerparticipatie een rol speelt?
❖ Gebruikersbeleving van een medewerker van de griffie of secretariaat van het College:
o Hoe kan ik gebeurtenissen in de kalender aanmaken en vullen met een agenda en
bijlagen?
o Hoe kan ik gebeurtenissen in de kalender delen met andere gebruikers?
o Hoe maak ik een agenda aan voor een vergadering en hoe voorzie ik deze van
bijlagen?
o Hoe kan ik raads- of collegevoorstellen inclusief bijlagen via een koppeling met het
zaaksysteem binnenhalen en hoe kan ik na afloop een besluit terugzetten in het
zaaksysteem?
o Hoe borg ik dat geheime documenten geheim blijven?
o Hoe kan ik zien of een agenda en bijlage gereed is voor publicatie?
Aanbestedingsleidraad Europese openbare aanbesteding Raadsinformatiesysteem (RIS en BIS). Pagina 32 van 34
o Hoe kan ik omgaan met het vullen van een politiek thema zodat deze informatie
door anderen gemakkelijk wordt gevonden?
❖ Gebruikersbeleving van een inwoner en ambtenaar:
o Hoe weet ik wanneer er vergaderingen zijn? Kan ik op de hoogte worden gehouden
van vergaderingen die ik belangrijk vind?
o Hoe zie ik wat een fractie over een bepaald onderwerp heeft gestemd?
o Hoe kan ik informatie gemakkelijk vinden?
Beoordeling
Uw demo wordt beoordeeld op de volgende aspecten:
• De mate waarin op al het gevraagde antwoord wordt gegeven.
• De mate waarin het systeem gebruiksvriendelijk is (overzichtelijk, eenduidig, effectief en
intuïtief).
• De mate waarin het systeem zelfredzaamheid stimuleert.
• De mate waarin het systeem een efficiënte en complete informatievoorziening biedt.
• De mate waarin het systeem geautomatiseerd is.
• De mate waarin de demo vanuit verschillende perspectieven wordt beoordeeld
(gemeenteraad, griffie, inwoner en ambtenaar).
Terugkoppeling op hoofdlijnen op de 3 rollen hierboven en eventuele opvallende zaken.
Vorm
De demo’s vinden plaats op vrijdag 29 maart 2024 of op dinsdag 2 april 2024 in het gemeentehuis
van de gemeente Katwijk. U dient ervoor te zorgen dat u deze dag(en) beschikbaar bent. Na de
sluiting van de inschrijftermijn ontvangt u een uitnodiging van ons en krijgt u een tijdstip
toegewezen.
De demo duurt maximaal 1,5 uur. Deze dient gegeven te worden door medewerkers die betrokken
zullen zijn bij de implementatie.
Bron: TenderNed, 4 februari 2024