Aanbesteding portofoons alarmerend traag

Voormalig Dienst Justitiële Inrichtingen DJI-medewerker en zelfbenoemd klokkenluider van het Nederlandse gevangeniswezen Huig Plug heeft onlangs op Twitter een zeer opmerkelijke concept nota gepubliceerd. Uit de nota blijkt dat mensen van de DJI pleiten om de opdracht onrechtmatig aan te besteden, omdat anders de juiste leverancier niet bovenkomt. In 2019 mislukte een aanbesteding voor portofoons voor PI Haaglanden en PI Vught.

De concept nota van 21 februari 2019 meldt:

“In september 2017 is de Tenderboard akkoord gegaan met de startnotitie voor het opstarten van een Europese aanbesteding voor de huur van een digitaal portofoniesysteem ten behoeve van de PI Vught en een digitaal portofoniesysteem voor de PI Haaglanden (locatie Scheveningen). […] voor de PI Haaglanden (locatie Scheveningen) geldt dat het huidige portofoniesysteem inmiddels 15 tot 20 jaar oud is en regelmatig storingen vertoont. De leeftijd van het systeem maakt bovendien dat vervangende onderdelen nauwelijks meer verkrijgbaar zijn en het risico op volledige uitval groot is. Bovendien blijkt het systeem vaak niet goed te functioneren op momenten waarop dat het hardst nodig is. Omdat het portofoniesysteem een kritisch systeem is, heeft dit duidelijke negatieve invloeden voor de veiligheid en het veiligheidsgevoel in de vestiging. “

In het vervolg van de nota concludeert FB DJI dat de systemen, in elk geval die van de PI Haaglanden, zo snel mogelijk vervangen moeten worden.

Aanbestedings-opmerkelijk wordt het pas in het vervolg van de nota. Daarin leest Aanbestedingsnieuws de volgende passage:

Het IUC DJI is van mening dat de overeenkomst inzake de huur van het portofoniesysteem voor de PI Vught in strijd met het aanbestedingsrecht tot stand is gekomen. Daarbij is van belang dat de totale waarde van de opdracht, te weten EUR 137.188,80 de op dat moment geldende drempelwaarde (red AN van leveringen voor de centrale overheid) van EUR 135.000,- overschrijdt. Het IUC DJI is van mening dat voor het continueren van de aangegane onrechtmatigheid een besluit van de hoofddirectie van DJI nodig is. 
Er van uitgaande dat de huur van het portofoniesysteem te Vught wordt gecontinueerd, doet zich de vraag voor welke aanbestedingsprocedure het IUC DJI dient te doorlopen ten behoeve van het portofoniesysteem voor de PI Haaglanden.

De nood om onrechtmatig aan te besteden komt ook terug in de in oktober getweete concept ARBO-gesprekken waarin het personeel wanhopig verzoekt aan het IUC om de portofoons dan maar niet rechtmatig aan te besteden, als ze er maar komen. “Er gaat nu een nota van FB naar de hoofddirectie met het verzoek onrechtmatig aan te besteden”

Dat is zo opmerkelijk omdat het zowel het personeel als het IUC kennelijk overweegt om, met toestemming van de directie niet rechtmatig aan te besteden. Met toestemming van de baas. Of anders incidenten met dodelijke afloop. Ai. Burn. Die gangsta bril past ons dus allemaal. En Aanbestedingsnieuws had ook weleens een bon voor zonder licht fietsen. Welke inkoper wil er niet onrechtmatig aanbesteden? Of dat nu is voor het schapenherders zonder papiermolen te laten grasmaaien, of om het theater te laten bouwen volgens ontwerp en niet volgens de blokkendozenmachine van de meest tactische inschrijver.

Marktonderzoek

Aanbestedingsnieuws heeft zelf deze zomer bij toeval al enig onderzoek verricht naar de markt rondom portofoons. Dat zijn namelijk dezelfde leveranciers als voor interessante technische innovaties op het gebied van externe veiligheid. We spraken ermee naar aanleiding van een rechtszaak van een van de producenten van portofoons, waar we al eerder over schreven.

De marktsituatie met portofoons is als volgt. Er zijn enkele grote buitenlandse aanbieders van portofoons, die portofoons zelf maken en leveren.  Een van hen kan ook investeren in zendmasten, maar dat is onwenselijk omdat die van buiten de EU komt. Niet wenselijk om daar inlichtingen mee te delen, dus.

Kleinere leveranciers van onderhoudscontracten leveren dus altijd duurder dan de producent, omdat het onderhoud erbij zit. De leveranciers van de toestellen leveren geen tot weinig onderhoudscontracten, in elk geval niet zo op maat gemaakt, als dat justitie die graag gebruikt, met een noodknop-functionaliteit en met onderling goed hoorbaar kunnen communiceren. Grote leveranciers kunnen de portofoons wel leveren maar willen niet investeren in de portofoon-randvoorwaarden, zoals het netwerk, antennes en de inrichting van de meldkamer. Het is voor hen minder interessant om dat te onderhouden als alternatief netwerk naast 3, 4 en 5G.

Er zijn maar weinig leveranciers van portofoons die goed in onderhoud van de portofoons en het netwerk voorzien. En er is eigenlijk maar een leverancier die alles in huis heeft, zelf toestellen en techniek kan onderhouden, een bijna geheel landelijk dekkend buitennetwerk heeft en aan alle wensen voldoen die de justitie-medewerkers daarmee hebben. Daarmee zou een aanbesteding altijd naar een leverancier toeschrijven. Maar met een randvoorwaarden-neutrale, open aanbesteding prijst een leverancier die ook in onderhoud voorziet zichzelf algauw uit de markt, ten opzichte van een leverancier die alleen de portofoons aflevert. De ideale leverancier is een tussenpersoon en levert de portofoons dus altijd duurder dan de producent. Maar dat wil je ook. Maar dan niet zo dat je naar hem toeschrijft. 

Bij Aanbestedingsnieuws bestaat het beeld dat grote leveranciers als hyena’s bovenop de gunning van opdrachten zitten en bereid zijn te investeren in rechtszaken. Gegeven deze marktsituatie is het strategisch gezien heel erg lastig om dit in te kopen via een aanbesteding. Kijk Aanbestedingsnieuws er niet op aan hoor, we zeiden al in 2015 gratis en voor niets dat de Aanbestedingsregels niet werken. Tegelijk is het natuurlijk onwenselijk als DJI om onrechtmatig aan te besteden. Dat is wel een Gangsta-uitgangspunt. Volstrekt in strijd met de rule of law. Dat willen alle inkopers wel. Onrechtmatig aanbesteden. Maar ja, we snappen t toch wel, de cipiers moeten toch portofoons. Regulators! Ja, zeg. De politie moet ook niet-zelfremmende politiewagens. De mensen van PIANOo moeten ook een abonnement op Aanbestedingsnieuws.

Gunnen op Waarde

Aanbestedingsrecht voorziet niet in gunningscriteria als onderhoud, monument-behouden of vriendelijk omgaan met de patiënt. Het is of prijs of emvi. Doordat de prijs altijd objectief moet meewegen is het ook niet te doen dat meetbaar in een super-emvi formule te gieten. Hoe je die waarden ook behandelt, waarden zijn niet vergelijkbaar, dus het wordt nooit objectief, je schrijft altijd naar de leverancier toe die die gunningscriteria als enige heeft. Of dat nu is omdat je die leverancier wil of die specifieke gunningscriteria van die leverancier wil. Er zijn wel wat lapmiddelen. BVP, Rapid Contracting. Allemaal met voor- en nadelen, specifiek op maat gemaakt voor totaal andere situaties, en met ondoorzichtige belangen van inkoopadviseurs.

Is er dan helemaal geen uitweg, nu inmiddels wel. Iedereen loopt een keer tegen dezelfde lamp. Hoogstens kan je het bij een inkoop nog gooien op duurzaamheid of innovatie. Dat is ook niet objectief maar de Europese Commissie heeft daar die interpretatieve mededelingen over. Dan kan er veel, daar is ook weinig tot geen jurisprudentie over van het Europese Hof. Het is allemaal proefondervindelijk vastgesteld. Het was veel makkelijker geweest als er ooit wetgeving voor was gemaakt. Dan ging de strijd niet over elke inkoop, maar over de beleidsregel. Maar die wetgeving valt niet te maken met de gegeven uitgangspunten, bijvoorbeeld dat er geen landelijke koppen mogen op Europese regelgeving.

Je zou dan in je uitvraag specifieke duurzame kenmerken moeten vragen en de ondernemer zou daar dan op moeten inschrijven met een bestek vol redenen waarom zij zo duurzaam zijn. Dat kan. Het duurt wel langer want er moet van alles omheen gefantaseerd om bij elkaar uit te komen. Maar ook dat is niet altijd een oplossing om bij de juiste leverancier uit te komen. Want iedereen kan wel zeggen dat hij zo duurzaam is. Dat is een zoveelste intrinsiek probleem met aanbesteden. Je toetst niet aan de hand van de waren maar aan de hand van de inschrijving. Daarin kan je wel zo veel zeggen. Precies wat Alstom ook deed toen het op de Fyra inschreef, met een niet zo speedy hogesnelheidstrein. Daarnaast kun je ook binnen het duurzaamheidsgebeuren nog steeds voorkeuren hebben, als je inschrijver dit allemaal veel te veel gedoe vindt voor een kleine levering, dan sta je nog met lege handen.

Veiligheid

De inkooptrajecten slepen zich blijkens de vele tweets van Plug over dit onderwerp, kennelijk voort. Het duurt erg lang voor niet-werkende portofoons vervangen zijn. Dat heeft gevolgen voor de veiligheid op de werkvloer, zowel voor de gevangenen als voor de medewerkers. Die hebben de portofoons nodig om de controle in de cel en daarbuiten te kunnen bewaren. Als een gevangene bijvoorbeeld een hartaanval krijgt, loopt de verzorging van gevangenen door haperende portofoons vertraging op.

Uit de meldingen blijkt dat de portofoons steeds uitvallen.

Zo meldt Plug:

Nadat DJI op 6 en 7 augustus 2019 (nav de meldingen van mij en 2 collega’s) een SSH-audit had gehouden duurde het nog 6 maanden voordat PI Haaglanden nieuwe portofoons had aangeschaft… Hoeveel doden en gewonden vielen er tussen 31 mei 2019 en 15 februari 2020? #Doofpot

Meer informatie over de mogelijkheden en het aanvragen van offertes is te verkrijgen via het bedrijfsbureau van het productiebedrijf op telefoonnummer 088-0719590. U kunt ook mailen naar rbba.west@dji.minjus.nl of de contactgegevens op de website van In-Made.

Hoeveel doden en gewonden vielen er de afgelopen 10 jaar bij celbranden in de nl gevangenissen? Hoe vaak vielen de portofoons uit? Wat beslist de vaste Kamercommissie J&V op 10 december? pic.twitter.com/BDxrVXF9Fu

— Huig Plug (klokkenluider van het gevangeniswezen) (@TruthHitsEvery1) November 28, 2020

18/1/2016. Na een celbrand in het Scheveningse PPC wordt er 56(!) dagen later pas geëvalueerd (met een incomplete ploeg!).
De directeuren Dijkstra en Verschoor (verantwoordelijk voor extreme angstcultuur) weten dan al dat de portofoons defect zijn. https://t.co/xjTUtCmcCH pic.twitter.com/ePi9XZSQwh

— Huig Plug (klokkenluider van het gevangeniswezen) (@TruthHitsEvery1) December 2, 2020

Onrechtmatig #aanbesteden ? Dat mag toch helemaal niet? We gaan proberen de vinger op de zere kneep te leggen Huig Plug. Bedankt voor je tweets! https://t.co/w5AtSGAu7t

— Aanbestedingsnieuws (@AanbestNieuws) October 3, 2020

Zie eerder:

Regen aan C2000 incidenten toont falen met aanbesteden