Zaaksysteem gemeente Velsen
Eind 2021 heeft de gemeente Velsen aan M&I Partners de opdracht verstrekt een herijking van de visie op zaakgericht werken uit te werken en een impactanalyse uit te voeren. De herijkte visie formuleert een aantal uitgangspunten die iets zeggen over hoe de gemeente wil werken en welke doelen ze daarmee willen bereiken. De doelen die ze willen bereiken zijn:
• Optimale(re) dienstverlening
• Efficiëntere processen
Wij verzoeken geïnteresseerden rekening te houden met de visie bij het beantwoorden van de wensvragen in het programma van eisen. De volgende uitgangspunten definiëren de manier van zaakgericht werken:
• De Velsenaar in het hoofd en in het hart;
• Integraal klantbeeld;
• Een manier van werken
• Iedereen is informatieverwerker
• Zaakgericht archiveren
De gemeente Velsen wil voor alle inwoners goed en makkelijk bereikbaar zijn. Meegaan in de digitalisering van de tijd en niet meer gebonden zijn aan kantoortijden (24/7 bereikbaar) betekent plaats- en tijdsonafhankelijke dienstverlening. De gemeente is kritisch, stellen prioriteiten en houden de Velsenaar in hoofd en hart.
Om zaakgericht te kunnen werken heeft de gemeente een informatiesysteem nodig dat dit ondersteunt. In dit systeem wordt de informatie vastgelegd, bewaard en ontsloten die nodig is voor dienstverlening, zaakbehandeling, verantwoording en de sturing hierop. Met een (nieuw) generiek zaaksysteem wil de gemeente de volgende doelen realiseren:
• Het generieke zaaksysteem ondersteunt het vastleggen, behandelen en afhandelen van zaken.
• Het generieke zaaksysteem ondersteunt het vastleggen, behandelen en afhandelen van klantcontacten.
• Het generieke zaaksysteem ondersteunt het vormen, bewaren en beheren van zaakdossiers.
• Het generieke zaaksysteem ontsluit zaken, documenten en gegevens op gebruiksvriendelijke wijze
• Het generieke zaaksysteem ondersteunt functionaliteit voor het toepassen van informatieveiligheid en privacybescherming.
De directe aanleiding voor deze aanbesteding is de beëindiging van de overeenkomst met Dimpact in 2023. Dimpact is een coöperatieve samenwerkingsorganisatie van gemeenten. De gemeente gebruikt via Dimpact het zaaksysteem e-Suite van Atos. De gemeente Velsen gaat de markt op voor een nieuw zaaksysteem. De gemeente Velsen wil een overeenkomst sluiten met één leverancier voor de aanschaf, implementatie en het beheer van een zaaksysteem (SaaS Oplossing). Onderdeel van de
opdracht is de migratie van de gegevens van het huidige systeem E-suite van Atos. De Gemeente Velsen wenst een naadloos geïntegreerde suite, bestaande uit een klantportaal (persoonlijke internet pagina), klantcontactmodule (KTM), zaaktypecatalogus (ZTC), zaakafhandeling, document beheer en opslag (DMS), zaakroutering, record management (RMA), zoek- en rapportagefunctionaliteit en documentcreatie (sjablonen).
Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van maximaal tien (10) jaar. De beoogde looptijd van de overeenkomst is vier jaar met een optie tot eenzijdige verlenging door de gemeente van zes keer één jaar. Wanneer de overeenkomst niet verlengd wordt, of niet meer verlengd kan worden, loopt deze van rechtswege af. De gemeente levert een concept SLA aan. Dit maakt onderdeel uit van de aanbestedingsdocumentatie. Bij het laattijdig afbreken van de aanbestedingsprocedure zal in het specifieke geval worden beoordeeld of eventueel sprake is van een vergoeding van (een deel) van de inschrijfkosten. De opdracht zal gegund worden op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Het gunningcriterium is de beste-prijs kwaliteitsverhouding. De gevoerde procedure is de openbare.
Bron: Tenderned zondag 17 april 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/259212