Zaaksysteem gemeente Landsmeer
De gemeente Landsmeer werkt al geruime tijd digitaal en zaakgericht. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de eSuite en aanverwante diensten van coöperatieve vereniging Dimpact/leverancier ATOS. Vanwege een gewijzigd beleid is de gemeente Landsmeer van plan om voor zaaksysteem en DMS te kiezen voor een andere leverancier.
De opdracht bestaat uit het leveren, implementeren, werkend opleveren, onderhouden en ondersteunen van onder andere de volgende componenten.
• Zaakafhandelcomponent (voor het (generiek) afhandelen van zaken);
• Zaakregistratiecomponent (registreren en breed delen van zaken);
• Documentregistratiecomponent (voor het opslaan en archiveren van documenten);
• Documentbeheercomponent (ook documentbeheerfunctionaliteit);
• E-formulierencomponent (soms ook geïntegreerde formulieren);
• Mijn gemeentecomponent (Persoonlijke internetpagina voor personen en bedrijven, met inzicht in zaaksysteem);
• Identificatie- en authenticatie-component (DigiD, eHerkenning, eIDAS);
• Archiefbeheer-, archiefregistratie-component.
De aanbesteding heeft als doel om een geïntegreerd systeem voor genoemde componenten te verwerven en te implementeren. Naast deze componenten worden ook integraties en koppelingen uitgevraagd met softwarepakketten van andere leveranciers. De planning is dat het volledige systeem inclusief alle koppelingen, migratie en opleidingen/trainingen uiterlijk op 1 juni 2023 geïmplementeerd is. Om aan de eisen van de archiefwet te voldoen, de vindbaarheid en samenhang van documenten/bestanden te waarborgen en om in de toekomst maar één koppeling naar het E-depot te hebben, wil gemeente Landsmeer content uit het huidige zaaksysteem/DMS migreren naar het nieuwe systeem. Dit onderdeel dient in het
uitgevraagde implementatieplan te worden meegenomen, inclusief een kostenraming. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om (delen van) de migratie uit te laten voeren door een of meerdere derde partijen.
De opdracht wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen opdrachtgever en de opdrachtnemer. De opdrachtgever kiest voor het gebruik van de GIBIT Toolbox en gebruik van de overeenkomstengenerator. De ingangsdatum van deze overeenkomst treedt in werking op het moment waarop deze door beide partijen is ondertekend (zie GIBIT). Ook de looptijd is conform de GIBIT2020 en heeft een vaste looptijd van vier jaar. De overeenkomst kan zes keer worden verlengd voor de duur van één jaar.
Tenzij de opdrachtgever tenminste zes maanden voor het verstrijken van de looptijd van de overeenkomst schriftelijk aan de opdrachtnemer te kennen geeft geen prijs te stellen op een verlenging van de overeenkomst, zal de overeenkomst na het verstrijken van de looptijd stilzwijgend telkens voor een periode van één jaar worden verlengd. Verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden.
De aanbesteding vindt plaats op basis van een Europese openbare aanbesteding conform de aanbestedingswet 2012, gewijzigd per 1 juli 2016. Indien, na beoordeling op procedurele voorwaarden en compleetheid, geen van de uitsluitingsgronden van
toepassing zijn op de inschrijver en de inschrijving voldoet aan de gestelde minimumeisen, worden de (geldige)
inschrijvingen beoordeeld op basis van het gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Bron: Tenderned woensdag 18 mei 2022 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/261680