Werkplek hardware – BIJ12 namens IPO
Een aantal provinciale en gelieerde organisaties heeft zich verenigd met als doel om gezamenlijk de benodigde werkplek hardware aan te besteden. Er is in dit kader sprake van een zevental organisaties welke gemeenschappelijk het aanbestedingstraject doorlopen. Hiervoor is een projectorganisatie opgezet welke verder wordt aangeduid als
“de aanbestedende dienst”. De aan deze gemeenschappelijke aanbesteding deelnemende provinciale organisaties en
gelieerde partijen zijn:
• BIJ12
• Provincie Flevoland
• Provincie Fryslân
• Provincie Gelderland
• Provincie Noord-Brabant
• Provincie Noord-Holland
• DCMR
• Provincie Zuid-Holland
In de voorgaande jaren hebben de deelnemers zelfstandig of in beperkte samenwerking aanbestedingen in de markt gezet. Dit leidde tot een grote inefficiëntie en beperkte economische voordelen. Daarom is besloten met die deelnemers die op het punt
stonden aan te besteden, samen te werken om tot een grotere efficiency te komen en een beperking van de kosten. Daarbij levert het samenwerken in deze omvang mogelijk tot een schaalvoordeel.
De scope van de opdracht kan verdeeld worden in twee onderdelen: levering van werkplek hardware en de bijbehorende dienstverlening.
1. Werkplek hardware voor eindgebruikers en infrastructuur omvat onder meer (niet uitsluitend):
• Laptops;
• Tablets;
• Smartphones;
• Thin clients;
• Fat clients;
• Servers;
• Storage-devices;
• Netwerkdevices
• Audio-Visuele apparatuur zoals presentatieschermen, beamers, interactieve-vergaderschermen;
• Toebehoren/accessoires;
• eventuele specifieke Arbo-producten.
2. Dienstverlening ten behoeve van de levering van werkplek hardware:
• Service/dienstverlening (o.a. garantie, reparatie, onderhoud, klachtenafhandeling);
• Webportaal;
• Op afroep leveren tijdelijke hardware (bijv. voor cursussen waarbij een groot aantal hardware nodig is);
• Logistieke uitrol en installatie hardware op werkplek (voor de initiële uitrol);
• Vervanging defecten/ schades en reparaties;
• Opleiden en trainen;
• Inname bestaande apparatuur inclusief gecertificeerde vernietigen/recyclen; ;
• Leveren van servers.
• Reiniging van het materiaal/apparatuur
Enkele deelnemers hebben voor een aantal hierboven genoemde productcategorieën reeds leveringscontracten:
• Provincie Zuid-Holland heeft reeds een contract voor levering van netwerkcomponenten.
• Provincie Gelderland heeft reeds een contract voor audio-visuele apparatuur.
Dit betekent dat voor hen de genoemde productcategorieën buiten de scope vallen. Let op, dit wilt niet zeggen dat de overige deelnemers een afnameverplichting hebben voor alle productcategorieën.
Expliciet buiten de scope van de opdracht voor alle deelnemers vallen de volgende elementen:
a) De overname van garantie van al in bezit zijne hardware.
b) Multifunctionals (printers)
Enkele deelnemers hebben voor de hierboven genoemde productcategorieën reeds leveringscontracten.
De deelnemers zullen elk individueel een raamovereenkomst afsluiten met één inschrijver die in deze aanbesteding de winnende inschrijving heeft ingediend. Om ervoor te zorgen dat in de toekomst een vergelijkbare gezamenlijke aanbesteding opgezet kan worden, is de einddatum van de raamovereenkomst voor elke deelnemer hetzelfde. De initiële looptijd bedraagt twee jaar. Na het verstrijken van deze periode hebben de deelnemers eenzijdig de mogelijkheid de raamovereenkomst
tweemaal onder gelijkblijvende voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens twaalf maanden. Elke deelnemer is hier zelf verantwoordelijk voor.
De aanbestedende dienst heeft gekozen voor een openbare procedure. Er wordt gegund op basis van het criterium ‘beste prijs-kwaliteitsverhouding’
Bron: Tenderned woensdag 5 april 2023 https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/293615
Aanbestedingsnieuws 8e jaargang editie 6 april 2023