Week in Beeld – gemeentenieuws Alphen aan den Rijn

Het team Communicatie in de gemeente Alphen aan den Rijn is verantwoordelijk voor de publicatie van de Week in beeld. Op dit moment gebeurt deze informatievoorziening via een aantal gemeentepagina’s in gratis huis-aan-huis verspreide weekbladen en de website www.alphenaandenrijn.nl. Aanbesteder streeft er naar zo veel mogelijk inwoners van de Gemeente Alphen aan den Rijn te bereiken
met gemeentelijke informatie. In het kader van duurzaamheid stimuleert aanbesteder de vermindering van gebruik van papier. In lijn daarmee is besloten om in de komende jaren de papieren versie af te bouwen. Het is daarom een bewuste keuze van aanbesteder om, naast alle digitale mogelijkheden en verplichtingen, de papieren uitingen vooralsnog in beperktere vorm in stand te houden, maar wel zodanig dat een maximaal bereik is gegarandeerd. De opdracht in deze aanbesteding is het wekelijks verzorgen van de opmaak, het drukken en de distributie van het gemeentenieuws, ook wel Week in beeld genoemd. De dienstverlening bevat o.a. de volgende activiteiten:
1. Opmaak van de redactionele content;
2. Hard copy vervaardigen (drukken);
3. Leveren van een PDF voor online plaatsing op website van Opdrachtgever;
4. Verspreiding/ bezorging;
5. Klachtenregistratie en -afhandeling;
6. Rapportage.

Het gemeentenieuws wordt wekelijks geplaatst in een gratis huis-aan-huis weekblad met gemeentelijke informatie (als onderdeel van een krant), dat op een vaste doordeweekse dag wordt verspreid naar alle huishoudens in de Gemeente Alphen aan den Rijn. De pagina’s hebben de naam Week in beeld. Het huis-aan-huis weekblad moet in alle woonkernen op dezelfde dag worden bezorgd (zie voor het verspreidingsgebied de perceelindeling Bijlage D). De Week in beeld dient herkenbaar te zijn door toepassing van de gemeentelijke huisstijl. De bestaande lay-out wordt in werkbestanden aangeleverd aan het begin van de werkrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Aanbesteder neemt minimaal twee pagina’s per week in tabloidformaat af. Er zijn minimaal 50 uitgaven per kalenderjaar. Het gemiddelde aantal af te nemen pagina’s per week ligt nu op drie pagina’s. Het is wenselijk om dit in de komende jaren af te bouwen naar 1 pagina per
week. Opdrachtgever heeft het recht om minimaal 2 weken per kalenderjaar niet af te nemen (bijvoorbeeld in verband met feestdagen).
De verwachting is dat door de inspanningen van aanbesteder op het gebied van duurzaamheid en kostenbesparing en landelijke ontwikkelingen voor gemeenten op het gebied van digitalisering het aantal af te nemen pagina’s in het huis-aan-huis weekblad zal afnemen. Aanbesteder behoudt zich het recht voor om publicaties over te slaan. Ook behoudt de aaanbesteder zich het recht voor om, in de loop van de contractperiode, over te gaan op minder gemeentepagina’s in het jaar en een aanpassing van het aantal pagina’s. Met het oog op politieke, wettelijke, economische, budgettaire, bestuurlijke of organisatorische ontwikkelingen en de hiermee samenhangende krimp of groei van aanbesteder, dan wel de posities van de gemeente of taakstellingen is het mogelijk dat de dienstverlening van de overeenkomst kan wijzigen.

De huidige dienstverlening verloopt naar tevredenheid. Echter, onderstaand geeft de huidige aandachtspunten weer die de aanbesteder verbeterd wil hebben:
• Extra kosten die gepaard gaan in verband met een aparte koerierdienst om inwoners buiten de reguliere distributieverspreiding te kunnen bedienen.

Het gewenste resultaat is dat opdrachtgever wordt ontzorgd met een efficiënte en effectieve dienstverlening voor deze communicatie. Daarnaast verwacht de opdrachtgever van opdrachtnemer een proactieve en een flexibele houding, die de klant (inwoners en opdrachtgever) centraal stelt.
De opdrachtgever biedt geen garantie aan de opdrachtnemer met betrekking tot uitgaven uit het verleden. De intentie is te komen tot een gedegen samenwerking, waarbij de opdrachtgever en de opdrachtnemer(s) voortdurend aansturen op het optimaliseren van de kwaliteit van de dienstverlening.

Er is vastgesteld dat de te verwachten opdrachtwaarde van de aan te besteden behoefte boven de Europese drempel van €214.000,- (levering/diensten) zal liggen. Op basis hiervan en conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Alphen aan den Rijn is ervoor
gekozen om een Europese openbare procedure op te starten.

Om de onderhavige opdracht voor een groot aantal partijen toegankelijk te maken heeft de aanbestedende dienst besloten de opdracht onder te verdelen in drie percelen. Hiermee is tegemoet gekomen aan de handvatten zoals verwoord in de Gids Proportionaliteit. De gemeente is van mening dat het aanbesteden van deze opdracht in drie percelen een stimulans kan zijn voor de toegankelijkheid van het (lokale) MKB.
De samenstelling van de markt, uitgevers die huis-aan-huisbladen aanbieden, kent voornamelijk de grotere organisaties, die deze complete dienstverlening kan leveren. Echter, omwille van kleinere bedrijven wordt de mogelijkheid van combinatievorming en een perceelindeling geboden.

Perceel 1:  Alphen aan den Rijn  36.750 bezorgadressen
Perceel 2:  Aarlanderveen, Zwammerdam en Boskoop 9.200 bezorgadressen
Perceel 3:  Benthuizen, HazerswoudeDorp, Hazerswoude-Rijndijk & Koudekerk aan den Rijn 9.100 bezorgadressen

Het doel van de aanbesteding is een raamovereenkomst af te sluiten met maximaal drie opdrachtnemers voor een periode van twee jaar met de optie om de raamovereenkomst eenzijdig vanuit opdrachtgever met twee maal maximaal twaalf maanden te verlengen onder gelijkblijvende voorwaarden. De planning van de ingangsdatum van de Raamovereenkomst is 1 maart 2021.

Bron: Tenderned 30 november 2020 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/213078