Webwinkel gebruikersgoederen Havenbedrijf Rotterdam
Bij alle afdelingen van Havenbedrijf Rotterdam N.V. (HbR) worden veel diverse geschenken en gebruikersgoederen besteld, zoals taarten, gebakjes, bloemen, wenskaarten en cadeaukaarten voor verschillende doeleinden. De geschenken en gebruikersgoederen worden bij veel diverse, veelal lokale, ondernemingen besteld welke allemaal losse facturen sturen. Hierbij merkt HbR dat een grote hoeveelheid van de tailspend door veel kleine en dezelfde soort leveranciers wordt geleverd.
HbR is op zoek naar een partner die als resultaat van deze aanbesteding een webwinkel voor diverse geschenken en gebruikersgoederen bij HbR implementeert. Dit betreft een punch-out webwinkel, gekoppeld aan het ERP-pakket van HbR. Deze te vinden partner is naast de implementatie van de webwinkel verantwoordelijk voor alle noodzakelijke
dienstverlening rondom deze webwinkel.
In deze opdracht ligt de focus op het versimpelen van het administratieve proces en daarmee op het minimaliseren van de administratieve last bij HbR. Ook moet het bestellen van geschenken en gebruikersgoederen bij (lokale) ondernemers door de gebruikers eenvoudig en gemakkelijk zijn. Gebruikers zijn de circa 900 medewerkers van HbR. Ook zoekt HbR de partner die maximaal invulling geeft aan de ambities en uitgangspunten die HbR bij deze aanbesteding heeft en die bijdragen aan de organisatie en brede maatschappelijke doelen van HbR. In de huidige situatie heeft HbR een aantal vaste leveranciers voor bepaalde productgroepen en worden de overige geschenken en gebruikersgoederen bij diverse ondernemingen besteld. medewerkers van diverse afdelingen bij HbR bestellen bij verschillende leveranciers om uiteenlopende redenen verschillende geschenken en gebruikersgoederen. Door medewerkers wordt vooral gewaardeerd dat persoonlijk contact met ondernemers mogelijk is om specifieke wensen met betrekking tot de geschenken en gebruikersgoederen af te stemmen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om een boeket te bestellen voor een buitenlandse delegatie of klant, waarbij het boeket is
opgemaakt in een speciale vaas met HbR logo (branded relatiegeschenk van HbR). HbR heeft in zijn spend analyse geconstateerd dat deze producten worden geleverd door gemiddeld 50 tot 100 unieke nieuwe leveranciers per jaar met ruim 100 – 200 facturen per jaar. Daarnaast worden voor deze geschenken en gebruikersgoederen jaarlijks gemiddeld 250 declaraties ingediend. Dit brengt voor HbR een grote administratieve last met zich mee.
Zoals al geschreven is HbR op zoek naar een partner die een webwinkel heeft waarin met name lokale ondernemers zijn aangesloten om diverse soorten geschenken en gebruikersgoederen te kunnen bestellen. HbR is altijd de schenker en de ontvangers vormen een brede groep, bijvoorbeeld relaties, klanten, leveranciers, externe sprekers, werknemers of bewoners/betrokkenen. HbR wenst daarom een ruime keuze te hebben in geschenken en gebruikersgoederen, mede omdat de geschenken en gebruikersgoederen voor uiteenlopende gelegenheden geschikt moeten zijn.
Voor de leveringen wil HbR maandelijks één factuur ontvangen. Op basis van rapportages wil HbR tevens grip houden, onder meer door meer inzicht te krijgen in de bestelde en geleverde geschenken en gebruikersgoederen, de aantallen en gerelateerde kosten, bijvoorbeeld verdeeld over de verschillende organisatieonderdelen van HbR. Voor het ene geschenk of gebruikersgoed wil de gebruiker van de webwinkel snel via een website kunnen bestellen en deze laten bezorgen op een adres naar keuze of op het hoofdkantoor van HbR. Voor andere geschenken en gebruikersgoederen is direct persoonlijk contact met de (lokale) ondernemer (bijvoorbeeld een MKB’er uit de regio) van groot belang om specifieke wensen met betrekking tot de geschenken en gebruikersgoederen te kunnen afstemmen. HbR wil het contact met de (lokale) ondernemers in de gewenste situatie expliciet blijven borgen.
Vanaf de start van de overeenkomst wordt verwacht dat de volgende artikelen kunnen worden besteld in de webwinkel:
– Non branded (relatie)geschenken en gebruikersgoederen;
– Vergaderlunches;
– Overige food & beverage artikel (zoals flessen wijn, thee, chocolade et cetera);
– Bloemen (zoals boeketten, rouwstukken, pakketjes met bloembollen, et cetera);
– Fruitmanden;
– Wenskaarten en cadeaukaarten;
– Gebak en taarten;
– Borrelpakketten of ander soort pakketten voor bijeenkomsten, gelegenheden of situaties.
Voor de afhandeling van de bestellingen moet door inschrijver ten minste rekening worden gehouden met:
– Aantallen die uiteen moeten kunnen lopen van een enkel geschenk of gebruikersgoed tot grote hoeveelheden (bijvoorbeeld 1.000 cadeaukaarten of 500 pakketjes met bloembollen);
– De grote verscheidenheid aan gelegenheden en situaties, zoals jubilea, verjaardagen, ziektes, geboortes, overlijdens, evenementen, thuisborrels, et cetera;
– De grote verscheidenheid aan ontvangers, zoals relaties, klanten, leveranciers, externe sprekers, werknemers of bewoners/betrokkenen;
– Verschillende leveradressen, zoals het (hoofd)kantoor van HbR en individuele landelijke adressen en mogelijk internationaal.
Onderdelen waarmee de scope optioneel uitgebreid kan worden zijn als volgt onder regie van inschrijver:
– Eindejaarsgeschenken;
– Kantoorartikelen;
– Boeken (vakliteratuur, fotoboeken en andere diverse boeken).
Het project wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV) aan de inschrijver die het hoogst eindigt in de ranking.
Bron: Tenderned dinsdag 7 december 2021 https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/246271